Forretningsmøder over lyd- og videokonferencer er blevet en del af enhver organisation. Borte er de dage, hvor kun IT-giganter plejede at købe online-samarbejdsoftware til at afholde forretningsmøder via internettet.
I dag er selv små virksomheder klar over fordelene ved at bruge samarbejdsværktøjer til webkonferencer.
Resultatet er den forsinkede død af møder fra ansigt til ansigt, som vi allerede har set beviser for omkring fire år siden.
$config[code] not found- Cisco Systems annullerede sin salgstræning i 2009.
- Apple trak sig ud af sine fremtidige Macworlds.
- Mange virksomheder har endda reduceret deres holdstyrke i events-and-meeting-afdelingen efterfulgt af en kraftig stigning i virtuelle møder.
Med vedtagelsen af online mødeværktøjer og -software kan du spare 50-80 procent af omkostningerne, som ellers bruges på hotelværelser, udlejning, transport, emballage og markedsføringsdisplays. Hosting virtuelle arrangementer kan koste dig så lavt som $ 10 per dag i modsætning til en investering på $ 200 til $ 1.000 for en fysisk begivenhed.
Det betyder, at du får det samme for mindre.
Men bare at have et webkonferenceringsværktøj sikrer ikke succes med at gennemføre online møder.
Der er to måder at se på det.
- For det første skal dit online mødeværktøj være velsignet med alle de fængslende og nødvendige funktioner til jævn lyd- og videokonference.
- For det andet skal præsentationsindholdet være engagerende nok til at fortsætte en interaktiv session.
Du skal have den rigtige platform til at være vært for online møder med alle mulige samarbejdsfunktioner samt vedtage velstrukturerede indholdspræsentationsstrategier for at holde folk i længere tid.
Medmindre begge disse aspekter er godt taget vare på, kan virtuelle møder ikke lykkes. Her er en liste over webkonference tips, som du også kan finde nyttige.
Sådan håndteres begge krav
At vinde virksomheder i online møder handler om, hvordan du letter kommunikation og glattere mellem dine kunder og dine jævnaldrende.
Bare hjælpe dem med at problemfrit samarbejde om alt, hvad de vil foreslå, diskutere, gennemgå eller opnå i deres eget kontor eller endda hjemme. Og du er hjemme.
I betragtning af at karakteren af engagementer og interaktioner under online-møder helt afhænger af præsentationsstrategier, forretningsforventninger og fokus på indhold blandt deltagende personer, er det op til dem, hvordan de kan udnytte de tilgængelige værktøjer og ressourcer bedst muligt.
Det mere specifikke, opsummerede og handlingsdrevne indhold, du præsenterer i et møde, jo højere kan du nå alles forretningsmål og dermed lukke hurtige tilbud.
Nu kommer det primære krav, det er at vælge det rigtige værktøj. Du kan ikke gå på kompromis med nogen af de premium-funktioner, som førende leverandører kan tilbyde dig. Faktisk er der ingen mangel på gode webkonferencer på markedet.
Den næste vigtige ting i din tjekliste er, hvor meget bedre du bedømmer et online mødeværktøj og afhent en passende til din virksomhed. Selv om mange af os er opmærksomme på det nitty-gritty at gennemføre møder over VoIP og telefon, er der bedre måder at optimere deres brug.
I denne artikel vil vi se på alle disse 5 muligheder.
Gør samarbejdet enklere, opnåeligt og interessant, når som helst, hvor som helst
Din online møde software skal have dem alle:
- Fuld kompatibilitet med alle populære browsere som Chrome, Firefox og Safari, som deltagerne bruger, så ingen føler sig isoleret
- Støtte til hosting interaktive præsentationer, produktdemonstration og produktanmeldelser eller endda gennemgang af forretningskontrakter sammen … alt efter din klients bekvemmelighed
- Evne til at optage, arkivere og genbruge møder output internt på tværs af hold og organisation for at analysere kundernes krav og feedback bedre
- Smartere måde at uploade dine egne medier eller tilføje billeder til din whiteboard fra Flickr, så du hurtigt kan dele multimedie indhold med deltagere som referencer, selv når mødet er på
- Støtte til styring af alle former for interaktioner (præsentere, dele, diskutere, redigere og brainstormere) i realtid og naturligt, samt fleksibiliteten til at gå over whiteboardanalysen senere for et detaljeret perspektiv.
Gør mødelokalet ser stort og dyrt ud
Ja, udseende og mening betyder noget meget.
Jo mere du gør dit mødelokale og venteværelset interessant og engagerende for kunderne, desto bedre er indtrykket for dit brand.
Tilføjelse af et firmalogo ved brug af mærkefarver og attraktive bannere til annonceringer kan gøre din klient til at tro, at du har anvendt et brugerdefineret design til at behandle mødet som en særlig og seriøs.
Det er helt en mærkeoplevelse, som dine kunder vil bære ind i deres næste møder.
Det kan måske med god feedback hjælpe dig med at lukke en afgørende aftale.
Med mærkessymposer kan du oprette unikke møder for hver af afdelingerne eller grupperne inden for og uden for organisationen og dermed bevare dit firmas identitet.
Aktivér Desktop Sharing og Remote Screen Control
En af de nemmeste og mest effektive måder at øge publikumsindsats på er at dele kontrol blandt deltagerne.
Fjernskærm kontrol giver frihed til medarbeiderne, klienter, gæster og besøgende i, hvordan de vil fortsætte med deres egne pladser og præsentationer.
Med indstillinger for desktop deling kan teams samarbejde om live-programmer som produktdemonstrationsvideoer, dokumentrevision, corporate PowerPoint-præsentationer, regnearksoversigter eller igangværende projekter. De får bedre kontrol over deres individuelle sessioner og holder diskussionerne åbne for 360 graders visninger.
Placering, tidszone, antal deltagere … Intet kan være en barriere for at få din besked hørt af andre og handlet på.
Aktivér strømmen til privat og modereret chat session
Online møder skal til tider være naturlige, interaktive og fortrolige.
Private diskussioner under et igangværende webmøde hjælper med at afklare mange spørgsmål, som ikke ville blive løst på anden måde.
$config[code] not foundI et gruppemøde er det indlysende, at ikke alle medlemmer forstår hvert af diskussionsemnerne i samme tempo. Mange gange er deltagerne efterladt uovervågne spørgsmål, der resulterer i forvirring og store problemer.
Misforståelser og kortere forespørgsler kan føre til uenighed om et fælles forretningsmål. Sådanne kommunikationsgab har brug for hurtig respons under selve mødet, ellers er det svært at komme til enighed. Og det er det ultimative mål for ethvert gruppemøde.
Privat chat mulighed sikrer, at en deltager får feedback i realtid og reaktioner på en bestemt dagsorden eller et actionelement fra en anden deltager uden at forstyrre andre i mødelokalet. Dette hjælper deltagerne med at forstå hinandens kommentarer og handlinger privat og på en bedre måde. Dette tager online samarbejde til en højere højde.
Hurtig en-til-en-chat gør samtaler fortrolige, så problemer løses hurtigere og roligt uden at forstyrre den fælles session.
Anvend sprogoversættelse for globale samtaler
Forretningsmuligheder, partnere og jævnaldrende kan være fra enhver del af verden. Derfor kan global forretningskommunikation være på ethvert sprog.
Derfor bør sprogpræferencer ikke være en barriere i online-konferencer, især når deltagerne er indfødte.
Du har brug for en sådan online-mødeplatform, som giver medlemmer mulighed for at vælge mellem så mange som 50 forskellige sprog, som de foretrækker at blive oversat, alt i realtid. Dette fjerner kommunikationsbarrierer og lader samtalen strømme på højttalerens modersmål.
Som vært for et online-møde skal du sikre dig, at hvert medlem er i stand til at anvende sprogpræferencen med et enkelt museklik på knappen 'Oversæt'.
Flersproget chat samtale kan også være til gavn for kundetræning og supportteam. Med øjeblikkelig chatoversættelsestjeneste kan kunder stille spørgsmål, moderate applikationer og gøre mere under produktdemonstrationer på deres modersmål. Dette øger din chance for at lukke flere forretninger og beholde glade kunder.
Sidst men ikke mindst, skal din online møde platform fungere uanset geografisk placering, operativsystem og tidszone.
Hvis din eksisterende online mødeplatform endnu ikke har indarbejdet alle disse væsentlige funktioner, er det det rigtige tidspunkt at søge efter et alternativ. Gode værktøjer til online samarbejdspartnere forbedrer ikke kun din produktivitet, men skaber også et indtryk af dit mærke til andre.
Mød foto via Shutterstock
3 kommentarer ▼
