En sekretærs opgaver omfatter typisk rejsearrangementer for hendes chef og / eller andre medarbejdere. Da sekretærerne normalt er ansvarlige for at holde planen for travle ledere, tager de også hånd om deres rejseplaner og sørger for, at arrangementerne bliver taget hånd om, herunder hotelreservationer og biludlejninger.
Planlægger at lave rejsearrangementer
Når en sekretær opdager, at hendes chef skal rejse for erhvervslivet, skal hun lære de eksakte datoer for den forventede rejse. Hvis du er ansvarlig for at arrangere rejsearrangementer for alle i din afdeling eller kontor, skal du bestemme, om andre medarbejdere rejser samtidig. Afhængigt af det firma, du arbejder for, skal du muligvis bestemme budgettet for rejseudgifterne eller kontakte regnskabsafdelingen for at se om pengene er i budgettet for ture. Du skal finde ud af, hvilke hoteller der er i det område, hvor din chef skal rejse, hvis hun har nogen præferencer, og få omkostninger og tilgængelighed af værelser.
$config[code] not foundLav rejsearrangementer
Nu hvor du har bekræftet de dage og antallet af rejsende, skal du lave de faktiske rejsearrangementer. En sekretærs opgaver kan omfatte at gå online og foretage reservationerne selv eller kontakte et rejsebureau med alle detaljerne. Større virksomheder kan have en rejseafdeling, hvor sekretæren kun skal levere den foreslåede rejseplan, og rejsepersonalet har ansvaret for rent faktisk at gøre alle ordningerne. Dit ansvar vil også omfatte at gennemgå bekræftelsen af arrangementerne og sikre, at de er korrekte. Du skal vide, om din chef har nogen sædepræferencer på flyet, hvor mange bagagerum der skal tages, og hvis nogen skal kontrolleres. Mødet eller konferencen, som din chef deltager, kan kræve at reservere sit sæde, og du vil sandsynligvis være ansvarlig for at sende RSVP på hendes vegne.
Afslutning af arrangementerne
En anden del af rejsearrangementer er at tage sig af rejsebehovet til din chef, mens hun er væk. Du skal vide, om din chef har brug for transport til lufthavnen, eller hvis hun vil blive refunderet for omkostningerne ved at parkere hendes bil i lufthavnen. Du skal give en trykt kopi af rejseplanen til din chef til at bruge, når hun kommer til hendes bestemmelsessted, så hun vil kende hendes daglige tidsplan og inkludere adresser på hotellet og mødelokalets beliggenhed. Du kan reservere en udlejningsbil i forvejen, som vil være tilgængelig ved hendes ankomst eller arrangere hotelbussen for at tage hende til hotellet. En sekretærs opgaver i forbindelse med rejsearrangementer indbefatter at sikre, at alle aspekter af rejsen er dækket.
