Uanset hvor harmonisk din arbejdsplads virker, vil en medarbejder på et tidspunkt søge hjælp til at løse en klage. Dit første svar afgør, hvordan problemet er løst, så det er vigtigt at reagere hurtigt og samle alle relevante fakta. Ideelt set bør en forfalsket medarbejder forlade sit første møde med en klar forståelse af, hvordan virksomheden vil reagere, og hvilke skridt det vil tage for at forhindre, at problemet genoplives.
$config[code] not foundEnig på detaljerne
At nå til enighed om detaljerne i en medarbejders klage er et vigtigt første skridt. At adskille fakta fra meninger bør være lederens prioritet i ethvert møde. Først da kan vejlederen vide, hvordan man løser problemet. Om nødvendigt omstiller medarbejderens beskrivelse af problemet i dine egne ord. Spørg om din forståelse er korrekt. Hvis medarbejderen er enig, er det tak for ham for at dele sine bekymringer.
Vær modtagelig
Alt for ofte klager medarbejderne på, at de ledere, der hørte deres indledende klager, syntes sympatiske, men tog dem ikke alvorligt. Hvis du ikke kan tale straks, tilbyder du at møde medarbejderen inden for 24 timer. Hvis en anden leders autoritet er påkrævet, bistår medarbejderen ved at ringe til den pågældende person for at oprette et møde og bekræfte, at mødet opstår.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingFokus på specifikationer
At lære den nøjagtige karakter af en medarbejders klage er en af de vanskeligste men mest kritiske dele af en klageundersøgelse. For overtrædelser, der involverer mere end én medarbejder, skal lederen stille flere spørgsmål for at fastlægge fakta. Hvis en medarbejder virker vag, sond for "hvem, hvad, hvornår, hvor og hvorfor" af hver hændelse. Rådgive ham om, at hans problem er sværere at løse uden disse detaljer.
Lyt og svar
Lyt aktivt som medarbejderforhandlinger, men undgå tidlige domme eller anden gætte hvad han siger, indtil du hører alle fakta. Tag noter, så du er ikke afhængig af hukommelse og er ikke bange for at stille opfølgningsspørgsmål for at afklare uklare punkter. Påmind medarbejderen om, at du vil holde hans klage så fortroligt som muligt, men lad ham vide, at du er forpligtet til at involvere andre.
Løs på en løsning
Nogle gange tyder medarbejderens beskrivelse på en løsning. På andre tidspunkter er der behov for yderligere detaljeret fakturering, såsom kontrol af virksomhedspolitikker eller tidligere kontraktsprog. Beskriv eventuelle foreslåede handlinger på klare, enkle vilkår. Men før du forpligter dig til en løsning, skal du forklare medarbejderen hvad du kan eller ikke kan gøre. Ellers risikerer du at forværre situationen ved at love noget, du ikke kan levere.
Planlæg opfølgende møder
Når man tager fat på medarbejderklager, skal ledere tage samme fremgangsmåde, som de bruger til at tilfredsstille en ulykkelig kunde, foreslår konsulent John Treace. Skrivning til Inc.-hjemmesiden anbefaler Treace at planlægge et møde for at forklare de trin, du har taget, samt hvordan du forhindrer situationen igen. Tak medarbejderen for at rejse problemet og bede ham om at rådgive dig, hvis der opstår problemer igen.
