16 måder en Virtual Phone Service kan hjælpe din virksomhed

Indholdsfortegnelse:

Anonim

Når du starter din lille virksomhed, er det usandsynligt, at du tænkte hårdt på at oprette et telefonsystem, hvis du overhovedet tænkte over det.

Du er ikke alene i dette: ud af de 25 plus startchecklister kiggede vi på online, mens du undersøgte denne artikel, kun en liste over telefonsystemer, og det var ret langt nede i prioriteret rækkefølge.

Dette er ikke forfærdeligt overraskende. Mere end tre fjerdedele af små virksomheder startede i 2013 havde fire eller færre mennesker. Med et så lille hold, er det kun fornuftigt at bruge individuelle mobiltelefoner.

$config[code] not found

Men som disse virksomheder vokser, både hvad angår medarbejdere og klienter, bliver behovet for et mere sofistikeret, men alligevel overkommeligt telefonsystem tydelig. Når alt kommer til alt, ville du hader at savne endnu et opkald, ikke?

Og det er her, hvor det virtuelle telefonsystem kommer ind i billedet.

Hvad er en Virtual Phone Service?

I årtier har forretningstelefonsystemer tilbudt mere end en telefon på hvert skrivebord. Fra telefonsvarer til opkald af routing, viderestilling af opkald og konferenceopkald har moderne telefonsystemer forandret den måde virksomheder kommunikerer med deres kunder, partnere og inden for deres egne vægge.

For mange små virksomheder var prisen på et internt telefonsystem imidlertid forbudt. Bortset fra selve udstyret (inklusive telefoner) var omkostningerne ved administration, fejlfinding og vedligeholdelse af et system højt.

I slutningen af ​​1990'erne præsenterede en ny løsning sig selv: virtuelle telefontjenester. I lighed med de onlineapplikationer, du bruger i skyen, muliggjorde disse tjenester små virksomheder at få flere funktioner for mindre penge ved at overholde alle hardware-, administrations- og vedligeholdelsesomkostninger og sprede dem på tværs af en række virksomheder. Derudover kan virksomheder, der bruger virtuelle telefontjenester, bruge deres eksisterende telefonenheder, hvad enten de er ledede til væggen eller mobilen.

Resultatet? Små virksomheder havde nu adgang til robuste erhvervstelefontjenester til en meget lavere pris.

16 måder en Virtual Phone Service kan hjælpe din virksomhed

Siden de blev introduceret, har virtuelle telefontjenester løbende vokset deres serviceydelser. For at hjælpe dig med at forstå bredden af, hvad der er tilgængeligt, skal du tjekke de mest almindelige såvel som nogle ualmindelige funktioner nedenfor.

Fælles funktioner i en virtuel telefonservice

Her er et eksempel på de mest almindelige funktioner, der tilbydes af virtuelle telefontjenester:

  1. Telefonnumre - Annoncér et hovednummer eller opret så mange lokale direkte opkald og forfængelighed 800 numre som du har brug for (advarsel: flere tal kan betyde en højere pris). Du kan typisk indstille det opkalds-id, du vil bruge, så den person, du ringer til, vil se dit firmas navn.
  2. Virtuelle receptionister og selvbetjente menuer - Greet callers med en professionel hilsen og send dem på deres vej eller tilbyde en menu med muligheder, herunder en udvidelsesmappe samt placering og åbningstider.
  3. Hold musik - Du kan endda vælge din egen!
  4. Opkaldsruting - Hjælp din opkalder til at nå den rigtige person med automatiseringsregler, som du kan ændre på flyve. Bestem hvem der får opkaldet ved hjælp af funktioner som gruppekøer og samtidig ringing og få dine opkald på vejen med "follow-me" -funktioner, der viderestiller alle opkald til din mobilenhed. Du kan endda oprette screeningsregler, så vigtige opkald sendes til dig, mens mindre vigtige opkald sendes til voicemail.
  5. Andre telefonfunktioner - De fleste virtuelle telefontjenester tilbyder opkaldsoverførsel, opkaldsparkering, opkalds-id, samtale venter og forstyrrer ikke. Nogle selv annoncerer opkalderen (dvs. de beder opkalderen sige deres navn, optage det og derefter afspille det for dig, før du accepterer opkaldet) og opkaldsspærring.
  6. Klik for at ringe - Lad dine kunder ringe til dig ved at klikke på en hjemmeside-knap.
  7. Konferenceopkald - Det er som en online fest, hvor du får arbejde.
  8. faxer - Modtag faxer og få dem leveret via email.
  9. Voicemail - Tænk større end den enkle evne til at modtage en voicemail. Mange virtuelle telefontjenester fremsender en optagelse af dine voicemails til din e-mail-adresse, hvor du kan afspille dem med det samme.
  10. Kontostyring - Skift, administrer og overvåg dit telefonsystem med et nemt at bruge online dashboard. Ingen komplekse systemer til at håndtere og ingen hardware til at håndtere.

Ikke almindelige funktioner i en virtuel telefonservice

  1. Levende ledsager - Intet er bedre end at have en levende person, svar på din virksomheds telefon. Nogle virtuelle telefontjenester giver dig mulighed for at tilbyde den oplevelse uden at skulle ansætte en receptionist.
  2. Voicemail transkriptioner - At have en optagelse af hver telefonsvarer, der er leveret til dig via e-mail, er rart, men du kan ikke lytte til en under et møde. Det er da en transkriberet voicemail, din besked i tekst, virkelig kommer til nytte.
  3. Ring flip - Har du brug for at forlade kontoret, når du er midt i et opkald? Call flip giver dig mulighed for at overføre opkaldet til din mobilenhed, så du kan fortsætte med at tale på farten.
  4. Web- og videokonferencer - Nogle virtuelle telefontjenester tilbyder evnen til at være vært for web- og videokonferencer efter behov.
  5. Integration - Integration af din virtuelle telefontjeneste med ofte anvendte applikationer giver dig mulighed for at oprette effektive processer. For eksempel kan du med RingCentral sende indgående faxer til bestemte Box-mapper og aktivere "click-to-call" fra Zendesks kundeservice-løsning.
  6. Opkald optagelse - Hvis du har brug for at optage et opkald, for juridiske eller uddannelsesmæssige formål, tilbyder nogle virtuelle telefontjenester den funktion.

Voice-Over-IP (VOIP) Beslutning

Virtuelle telefontjenester kan tilbydes på to måder:

  1. Traditionel telefontjeneste udnytte en PBX (private branch exchange), der bruger de samme linjer som dit hjem og mobiltelefoner bruger; eller
  2. VOIP, en metode, der ringer dine opkald via internettet.

Mens VOIP ofte er billigere, er der to vigtige fakta at overveje, inden du vælger en virtuel telefontjeneste, der udnytter denne tilgang:

  1. Pålidelighed - VOIP kræver en stabil og stærk internetforbindelse. Hvis det ikke er tilgængeligt, vil du se på forvirrede og faldne opkald.
  2. Nødtjenester - Nødtjenester er fuldt integreret med traditionelle telefontjenester, der benytter en PBX, men ikke med VOIP-tjenester. Det betyder, at tjenester som 911 ikke kan spore VOIP-opkald, en alvorlig begrænsning, hvis du nogensinde er i problemer. Mens dette problem behandles, er det stadig en reel bekymring.

Liste over virtuelle telefontjenester

For at hjælpe dig med at finde en virtuel telefontjeneste, der passer til dine krav og budget, har vi samlet nedenstående liste for at komme i gang.

Bemærk: funktioner og priser varierer meget mellem tjenester, så sørg for at gøre din forskning.

  • 8×8
  • AccessDirect
  • aircall
  • Alliance-telefoner
  • American Voice Mail
  • Broadvoice
  • eVoice
  • Freedom800
  • FreedomVoice
  • Græshoppe
  • haloo
  • Jive
  • Kall8
  • linje2
  • MightyCall
  • Nextiva
  • Onebox
  • Onsip
  • Ooma
  • com
  • Telefonboks
  • RingCentral
  • Sonetel
  • co
  • tackle
  • Talkroute
  • Telzio
  • UniTel Voice
  • VirtualPBX
  • VoiceNation
  • VoiceShot
  • VOIPstudio
  • Vonage
  • Vonjour
  • WorkEasy
  • Zaplee

Konklusion

På et tidspunkt vil mange småfirmaer overveje at overveje en virtuel telefontjeneste.

Det er ikke altid størrelsen af ​​den virksomhed, der driver søgningen efter en løsning, men den bekvemmelighed og "look-like-a-bigger-business" -evnen, som disse løsninger giver.

Før du begynder at kigge, skal du gøre dig fortrolig med ovenstående funktioner og derefter bruge listen over virtuelle telefontjenester for at få din søgning på vej.

Forretningskvinde på telefonfoto via shutterstock

3 kommentarer ▼