Rolle for en dokumentadministrator

En dokumentadministrator er medlem af IT-medarbejderen, hvis mål er at organisere, opdatere og forbedre den overordnede arbejdsgang i dokumentationen inden for et firma. Virksomheder er de største arbejdsgivere af dokumentforvaltere, selvom visse brancher - som f.eks. Større ejendomsfirmaer, juridiske tjenester, finansiering, sundhedspleje og forsikring - sandsynligvis vil have en dokumenthåndtering til rådighed uanset størrelse. De fleste dokument manager stillinger kræver mindst et til tre års tidligere erfaring; Men nyere akademikere med specialuddannelse kan flytte direkte ind i stillingen. Færdighed med specifik software, såsom dokumenthåndteringssystemer og / eller kunderelationsstyringsprogrammer, er afgørende for jobfunktionen. Dokumentledere har fem hovedansvar: øget tilgængelighed, arkiveringsdokumenter, opdatering af oplysninger, registrering af sporbarhed og hentning af dokumenter.

$config[code] not found

Forøg tilgængeligheden

Medarbejdere har brug for adgang til dokumenter som omslagsbreve, marketingmateriale, vejledninger og klientoplysninger for at fuldføre deres arbejde. Traditionelt har medarbejdere gemt disse filer direkte på deres harddiske for fremtidig adgang, men der er en iboende risiko for, at filerne bliver forældede. Derudover kan medarbejdere spilde dyrebar tid, der kæmper deres harddiske til dokumenter, som de aldrig downloadede. Et dokumenthåndteringssystem løser alle disse problemer. Det skaber et kontaktpunkt, hvor alle dokumenter gemmes. Desuden kan de samme dokumenter deles med medarbejdere og klienter via et websted. De fleste dokumentstyringssystemer kan nemt udgive til et websted. Fordelen er, at den er tilgængelig for alle med en internetforbindelse og kræver ikke yderligere software eller installationer (det kan kræve brugernavn og adgangskode, men det kan angives).

Arkiveringsdokumenter

IRS kræver, at pengeinstitutter opbevarer dokumentation i forbindelse med en kunde i fem år efter at kontoen er lukket. Justitsministeriet kræver en endnu længere tidsramme for advokatkontorer, hvilket betyder at alle disse filer skal gå et sted. Dokumentadministratorer arkiverer dokumenter typisk kronologisk, selv om nogle foretrækker alfabetisk afhængigt af mængden af oplysninger, der skal lagres. Hvis det er et papirløst kontor, skal dokumenterne sikkerhedskopieres (på to separate steder) og derefter renses fra serveren.

Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved Sapling
Opdatering af dokumenter

Afhængig af organisationsstørrelsen kan skrivefærdigheder være et nøgleelement til rollen som en dokumentleder. Cover breve, skabeloner og tutorials kræver konstante opdateringer for at forblive relevante. Desuden modtager personoplysninger, blanke kontrakter og tekniske dokumenter mindre tweaks cirka en gang om året. Uanset om dokumentadministratoren foretager disse ændringer personligt, er det hans ansvar at sikre, at alle bruger de mest opdaterede versioner. Den enkleste måde at gøre dette på er at bruge et dokumenthåndteringssystem.

Optagelse sporbarhed

Dokumenter ændres, og det er dokumentlederens ansvar at vide, hvem der lavede de ændringer. Sporbarhed er en standardfunktion i de fleste dokumentstyringssoftware. En dokumentadministrator kan dog spore sporbarhed uden softwaren ved at gøre ethvert dokument skrivebeskyttet, og derefter logge de ønskede ændringer, som de modtages.

Hentning af dokumenter

Der er tidspunkter, hvor en dokumentleder skal finde elementer, der allerede er arkiveret. Det er oftest på grund af revisioner, retssager og naturkatastrofer - som alle kræver omhyggelige registreringer af tidligere begivenheder. Derfor skal dokumentadministratorer arkivere materialer så logisk og præcist som muligt. På den måde kan enhver dokumentadministrator få adgang til de nødvendige poster, uanset hvem der oprindeligt lagrede dem. Når det kommer til at forberede sig på naturkatastrofer, gem en sikkerhedskopi af kontorserveren et sted udenfor kontoret. Hvis det er muligt, gem det i en anden region som et satellitkontor.