Et organiseret sind skaber organiseret produktion i ethvert forsøg, de bliver involveret i. En velorganiseret virksomhed betyder, at et organiseret sind driver showet, og det er den slags forretning, der når mål.
Det er nemt at holde din fysiske plads organiseret, men hvad angår økonomisk succes er det hvad der er på indersiden, der tæller. Især dine computerfiler og mapper. Uden en organiseret computer er et uplettede kontor ikke værd at have en bunkehøne.
$config[code] not foundHvilke filer og mapper på en organiseret computer ligner
En organiseret computer indeholder filer og mapper, der er opkaldt og arrangeret, så brugerne nemt kan finde det, de leder efter. De fleste mennesker har denne hensigt, når de gemmer filer og opretter mapper, men det varer ikke længe.
Alt for hurtigt bliver desktops rodet, download-mapper overløb, og uoprettede installationsfiler bruger en stor del af harddiske. Nye mapper oprettes, når eksisterende ikke kan findes, og filer hedder det, der synes at være praktisk på det tidspunkt. Det virker ikke, når du skal medbringe specifikke filer til et møde, eller når du har et team af medarbejdere, der skal have adgang til filer på din server. Ved at navngive dine filer er det første, der kommer til dit sind, at du skaber uorganisering.
Organisering af computerfiler starter med ordre
Filorganisation starter med en navngivningskonvention. En navngivningskonvention er en foruddefineret skabelon eller struktur til navngivning af dine filer. Hvis du for eksempel opretter Microsoft Word-dokumenter regelmæssigt, kan du gemme dem med et filnavn, der begynder med oprettelsesdatoen. Hvis dine dokumenter indeholder oplysninger udarbejdet af forskellige begivenheder, kan du gemme dine filer som " dato + begivenhedsnavn + dokumentbeskrivelse. "Dette gør det muligt at gruppere dine filer efter dato første og begivenhed andet i mappen.
Med en navngivningskonvention på plads, når du ser på en liste over filnavne, genkender du dem straks og kan finde det, du har brug for. Brug af en navngivningskonvention gør hele forskellen i verden, som du kan se i disse eksempler udgivet af RevEngine Marketing.
Enhver navngivningskonvention, du bruger, skal baseres på, hvordan du sandsynligvis vil søge efter dine filer og mapper senere. Blandt beskrivelser af flere nyttige organisationsværktøjer gør Setapp et vigtigt punkt: Et godt filnavn giver dig mulighed for at vide, hvad filen indeholder uden at åbne den. Hvis det er for sent, og du har en masse filer stablet op med forskellige navne, er alt du har brug for et par minutter at komme med en navngivningskonvention og en masseomdøbsapp til at udføre arbejdet.
Inden du begynder at omdøbe filer og mapper, skal du komme med en klar navngivningskonvention. En navngivningskonvention bør indeholde vigtige oplysninger i filnavnet som:
- Datoen, filen blev oprettet. For markedsføring af filer fungerer dette godt. Sig for eksempel, at du opretter dine nyhedsbreve i Word-dokumenter, før de sendes ud, og du opretter flere revisioner. Du vil gemme hvert nyt udkast med den dato, den blev oprettet. På denne måde, hvis du beslutter dig for at vende tilbage til det udkast, du oprettede i går, kan du.
- Datoen for filindholdet repræsenterer. Hvis du f.eks. Indsamler data om historiske begivenheder, der vil blive indtastet i en tidslinje, kan du muligvis bruge datoen for den historiske begivenhed i filnavnet. Når du ser disse filer i en mappe, bliver de alfanumerisk organiseret efter dato, hvilket gør det nemmere at udvinde indholdet i kronologisk rækkefølge.
- Det sted, dit indhold blev afledt af. Hvis du samler oplysninger, mens du deltager i netværksbegivenheder, hjælper du tilføjelse af placeringen i filnavnet dig adgang til de rigtige oplysninger senere. Du har muligvis en pludselig realisering og skal have adgang til filen med oplysninger fra sidste års Digital Hollywood, men medmindre du lægger "Digital Hollywood" eller "DH" i filnavnet, skal du åbne dokumenter for at finde det.
- Specifikke datoalternativer. I stedet for at bruge en fulddato, som "08-12-2015", kan du henvise til kvartaler i dit filnavn. For eksempel vil "2015-Q3" repræsentere tredje kvartal af 2015. Hvis du skal henvise til oplysninger fra tredje kvartal af et år, skal dine filnavne organiseres pr. Kvartal. Ellers skal du lave matematikken for at oversætte bestemte datoer til kvartaler, før du ved, du har den rigtige fil.
Du har brug for intuitive navngivningskonventioner
Filer, der er gemt uden at nævne konventioner, er svære at finde. Hvis du eller nogen i din virksomhed kæmper for at finde filer, er det ikke for sent at oprette og implementere en navngivningskonvention.
Foto via Shutterstock
1
