Administratorens opgaver varierer mellem brancher; Men nogle opgaver er ens om bord. En nøglerolle for en kontoradministrator bidrager til den samlede organisation af kontoret. Administratorer understøtter deres ledere i en assisterende rolle og dækker de daglige opgaver, så de kan koncentrere sig om mere kritiske virksomhedsopgaver.
forsyninger
En administrator sørger for, at kontoret løber jævnligt, især for den direktør, som de direkte rapporterer. Som administrator vil du være ansvarlig for nogle husholdningsopgaver, som f.eks. At sikre, at kontorartikler er fuldt oplagrede. Ting som bestillingspapir, blækpatron og penne kan være en del af dit ansvar. Ud over leverancer kan du også tjene som en "go-fer" og være ansvarlig for ærinder, der ikke er relateret til dit job. I nogle brancher kan du blive bedt om at gøre personlige, ikke-arbejdsrelaterede ærinder til din chef.
$config[code] not foundPlanlægning
Ledere oversvømmes ofte med møder til at deltage. Som administrator er en af dine opgaver at organisere din chefs tidsplan. Du vil koordinere møder til din chef og sørge for, at der ikke er nogen dobbeltbestemte møder.Når et møde er planlagt, vil du også være ansvarlig for at ringe til den anden part og bekræfte, at de kan mødes. Hvis din chef skal rejse til arbejde, kan du også være ansvarlig for at bestille hans rejsearrangementer.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingKommunikation
Da ledere er nøglemedlemmer i et firma, vil mange indkommende opkald blive rettet mod dem. Administratorer har ansvaret for at scanne telefonopkald og sørge for, at kun de mennesker, der virkelig har brug for at tale med en chef, har lov til at gøre det. Udover telefonopgaver kan administratorer blive bedt om at læse og svare på nogle af de generelle e-mails, som en udøvende medarbejder modtager. Kommunikationsopgaver, der håndteres af administratoren, gør livet lettere for udøvende.
Produktivitet og orden
En administrator bør altid tænke på måder at gøre kontoret mere effektivt. Det kan betyde at udvikle en ny måde at reagere på e-mails, finde billigere alternativer, der holder kontoromkostningerne nede eller endda kommer op med et sidekort, der begrænser medarbejderafledninger. Hvis der er problemer, der kan begrænse kontorets produktivitet, skal administratoren tage skridt til at rette op på problemet. Hvis en printer eller computer for eksempel har problemer, vil administratoren ringe til en tekniker for at løse problemet.
