En eksekutivsekretær kan gøre eller bryde den højtstående leder, der afhænger af hende. Hendes evne til at styre arbejdsbyrden og opnå mål er ikke kun vigtig for de daglige funktioner på kontoret, men også for organisationens præstationer. Det er en udfordrende rolle, der kræver uddannelse, erfaring og færdigheder.
En stor belastning
Håndtering af arbejdsbyrden kan være en af de største udfordringer, du står over for som executive secretary, især hvis du støtter mere end en leder. Konfliktende prioriteter blandt ledere kan få dig til at føle sig fragmenteret, især når der sker ændringer i sidste øjeblik. US Bureau of Labor Statistics rapporterer om, at organisatoriske færdigheder er en af de øverste fire kvaliteter, som administrerende sekretærer har brug for. Din evne til at sikre, at rapporter, filer og andre data er korrekt arkiveret, let tilgængelige og sikre gør arbejdet hos dine overordnede meget lettere.
$config[code] not foundMennesker Problemer
Ingen executive sekretær arbejder i et vakuum. Du er den person, som andre ledere, medarbejdere, leverandører, kunder, bestyrelsesmedlemmer og besøgende sandsynligvis kommer til, når de har brug for noget. I nogle tilfælde skal man beskæftige sig med folk, der er vanskelige, eller dem, der ser dig som underordnet, som de kan mobbe. En eksekutivsekretær skal være i stand til at vurdere vanskelige situationer, derefter kommunikere selvsagt og tydeligt - samtidig med at fortroligheden og de gode arbejdsforhold opretholdes.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingTid, Tid og Tid
Tidsledelse er en anden stor udfordring for den administrerende sekretær. Du administrerer typisk ikke kun din egen tid, men forretningsplanerne for dem, du støtter. Hyppige afbrydelser forekommer ofte af forskellige årsager. Du kan være ansvarlig for at koordinere møder, lave aftaler, arrangere rejser og planlægge andre aktiviteter. Executive sekretærer kæmper nogle gange med balance mellem arbejde og liv. Mange ledere arbejder lange timer - og kan forvente, at deres eksekutivsekretær gør det samme. Derudover kan du kæmpe for at finde tid til at kommunikere med dine chefer under deres travle tidsplaner.
Tilsyn og projektledelse
Ekstra opgaver kan være komplekse og tidskrævende, men den administrerende sekretær skal udføre dem ud over hendes andet arbejde. En eksekutivsekretær kan også være en vejleder og have ledelsesansvar. I et stort kontor kan du have en eller flere junior sekretærer, der rapporterer til dig. Du skal tildele og overvåge deres arbejde, give træning og gennemføre præstationsevalueringer. Nogle eksekutivsekretærer har også store egne projekter. De kan få tildelt forskning i et stort projekt, indsamle statistiske oplysninger og administrere databaser, udføre rapporter til møder eller udvikle budgetter.
Forberedelse, Løn og Outlook
For at imødegå disse udfordringer behøver en administrationssekretær typisk en associeret grad eller noget college og flere års arbejdsrelateret erfaring, ifølge BLS. I nogle organisationer kan en bachelorgrad være påkrævet. De fleste executive sekretærer har brug for stor viden om den specifikke forretning eller industri, hvor de arbejder. Certificering er tilgængelig og kan være en indikation af viden og kompetence. Medianlønnen for denne besættelse var 35.330 dollar pr. År i 2012, og BLS projekter gennemsnitlig jobvækst på 12 procent fra 2012 til 2022.
