Ingen ønsker at lære om en medarbejders død, men når du gør det, skal du have en plan for, hvordan du og din virksomhed vil behandle det. Denne plan skal indeholde en liste over formularer, du skal sende medarbejderens modtager, familie eller eksekutor, samt de skridt, du skal tage før og efter udstedelsen af medarbejderens endelige lønseddel. Statlige love har tendens til at følge føderale retningslinjer, men tjek med din stat for at sikre.
$config[code] not foundPå tidspunktet for leje
Medtag en udpegning af modtageren form i papirarbejdet af alle nyansatte medarbejdere. Ved at udfylde denne formular gør en medarbejder opmærksom på, hvem der skal modtage sin endelige lønseddel, hvis hun dør, mens han er ansat der. Påmind medarbejderne hvert år for at gennemgå formularen for at sikre, at oplysningerne er aktuelle og fortsat er i overensstemmelse med medarbejderens ønsker. Hvis din medarbejder ikke udpeger en støttemodtager, kan du udstede den endelige lønseddel til en eksekutor eller nabo, forudsat at de har de nødvendige papirer, såsom et originalt brev af testamente eller administration, en bekræftet kopi af dødsattesten og den gældende W -9 Formular.
Efter læring af en medarbejders død
Efter at have lært en medarbejders død, forberede og sende en pakke information til medarbejderens familie og / eller udpegelse af modtageren. Denne pakke skal indeholde oplysninger om eventuelle fordele, de formularer, der skal udfyldes, om nødvendigt modtagne returkuponer, kontaktoplysninger og oplysninger om eventuelle løn, der endnu skal betales, og hvornår de skal betales. Underret straks lønningsafdelingen for medarbejderens død. Denne afdeling skal fryse medarbejderens løn og stoppe enhver direkte indbetaling på plads, indtil den modtager det nødvendige papirarbejde, som omfatter et dødscertifikat og en formular W-9 for modtager eller ejendom. Lønningsafdelingen skal også beregne størrelsen på den endelige lønregel, som skal indeholde løn og andre former for løn, som f.eks. Ferietid eller påløbne sygedage, hvis det er relevant. Hvis du bruger en lønningsprocesbehandlingstjeneste, skal du muligvis give den en bekræftet kopi af medarbejderens dødscertifikat, før du behandler medarbejderens endelige lønseddel. Disse trin er vigtige, da en bank kan fryse den afdødes bankkonto, hvilket kan påvirke modtagelsen af den sidste lønseddel.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingBehandling af den endelige betaling
Hvis medarbejderen har modtaget, men endnu ikke indbetalt en lønseddel, skal du stoppe betalingen på checken og udstede en ny check for det pågældende beløb til medarbejderens modtager eller ejendom. Hvis medarbejderen skylder en lønseddel for udestående indtjening, skal den udstedes til medarbejderens modtager eller ejendom. Kontroller statslige love, der regulerer eventuelle særlige forhold, der skal opfyldes, før du udsteder den endelige lønseddel.
Indberetning af indkomsten til IRS
For lønninger, der udbetales og udbetales i samme kalenderår som medarbejderens død, skal du inkludere lønnen i medarbejderens formular W-2 og også indberette størrelsen af den endelige lønseddel i form 1099-MISC i modtagerens eller eksekutørens navn. Hvis lønnen skal betales efter det år, hvor medarbejderen dør, skal du ikke udstede et W-2 i medarbejderens navn for det år, hvor du udsteder den endelige lønseddel. I stedet udstede modtageren eller eksekutøren en formular 1099-MISC, der omfatter størrelsen af den endelige lønningsliste. Du kan få kopier af disse formularer fra IRS, som også kan tilbyde yderligere vejledning om udfyldelse og udstedelse af disse formularer.
