I en hvilken som helst organisation skal ledelsen lejlighedsvis gøre forretningsmæssige meddelelser af flere årsager. Disse kan være alt fra gode nyheder om medarbejder- og virksomhedsresultater til mindre velkomne opdateringer relateret til politiske ændringer, nedskæringer og endda afskedigelser. Når nyheder skal deles, skal organisatoriske meddelelser tage den rigtige tone og dele alle de nødvendige oplysninger i få koncise afsnit.
$config[code] not foundFormatering af meddelelsen
De fleste organisatoriske meddelelser er lavet i memo format. Øverst på siden skal der være en overskrift, der indeholder en "Til" -linje (dvs. alle medarbejdere, en bestemt afdeling osv.); en "Fra" linje; datoen; og en emnelinie. Disse linjer skal stemme overens med venstre margen.
Meddelelsen skal derefter følge formatet for erklæring, diskussion og resumé. Begynd med en erklæring om emnet for meddelelsen, eller hvorfor du skriver. Følg med mere forklaring og detaljer, og slut med et resumé, der gentager meddelelsen og de næste trin. Tonen skal være professionel og direkte for at sikre, at medarbejderne forstår, at nyhederne deles.
Vær klar, kortfattet og specifik
Det vigtigste aspekt ved en organisatorisk meddelelse er, at den tjener et direkte formål. Med andre ord bør publikum vide præcis, hvad meddelelsen vedrører, og hvorfor det er vigtigt. Vær specifik på emnelinjen i meddelelsen; for eksempel "Velkommen til John Smith", snarere end "Ny medarbejder velkommen" eller "Memorial Day Holiday Schedule" i stedet for "Holiday Observance."
I meddelelsens krop begynder du med en kort forklaring på, hvorfor du offentliggør meddelelsen, og deler derefter detaljerne. For eksempel, hvis du sender en meddelelse om omkostningsbesparelse, kan du begynde med et kort afsnit, der anfører årsagerne til bæltestramningen, og hvordan du har nået disse konklusioner. I de næste par stykker beskrives de omkostningsbesparende foranstaltninger, som vil påvirke medarbejderne, f.eks. Nedskæring af nonessential rejse eller gratis frokost på fredage. I slutningen af siden skal du sørge for at henvende medarbejdere til, hvor de kan stille spørgsmål eller lære mere information om meddelelsen.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingBare fakta
Organisatoriske meddelelser er bare det: meddelelser. Derfor bør de forblive objektive, uden spekulation eller mening. Hold dig til de fakta og oplysninger, der er relevante for, hvad der bliver sagt. En god måde at gøre dette på er at bruge en omvendt trekant eller journalistisk stil tilgang til at gøre meddelelsen. Åbn med de vigtigste oplysninger i første afsnit, adressere hvem, hvad, hvor, hvornår, hvornår og hvorfor af meddelelsen. For eksempel, hvis du byder dig velkommen til en ny medarbejder, annoncerer medarbejderens navn, hans afdeling, hvor han vil arbejde og inviterer medarbejdere til at byde ham velkommen. Hvis du har en velkommen frokost eller en anden begivenhed, skal du medtage oplysninger om den begivenhed i første afsnit. I de følgende afsnit tilbyder du flere oplysninger om den nye medarbejder, herunder uddannelse og erfaring. Afslut med en gentagelse af velkommen og direkte medarbejdere til, hvor de kan finde ud af mere information, hvis de har yderligere spørgsmål eller skal RSVP til en invitation.
