Diplomatiske arbejde e-mails er ligetil og høflig, og stræber efter at sikre, at modtagere ikke misforstår eller fejler oplysningerne. Når du skriver en diplomatisk email, skal du bruge formelle, præcise sprog og undgå følelsesmæssige ord. Målet er at bruge taktfuldt sprog - ord der klart gengiver vigtige budskaber - uden at forårsage dårlige følelser.
Indstil tonen
Indstil tonen ved at fokusere på, hvordan dine ideer, meddelelser eller instruktioner vil hjælpe dine medarbejdere. Godkend eventuelle arbejdsrelaterede kampe, de står over for, som tekniske problemer eller tilbageslag, og spørg - snarere end efterspørgsel - når der er noget, du vil have eller har brug for. Hvis du f.eks. Tilføjer flere medarbejdere til et eksisterende projekt, skal du skrive: "Jeg ved, at dette projekt har lagt ekstra stress på dit team, så jeg bad Jane Doe om at hjælpe med kopieringsredigering. Ville du kunne forsyne hende med et groft udkast inden weekenden? " Diplomatisk sprog har en høflig tone, der forsøger at sætte modtagere i ro.
$config[code] not foundHold det professionelt
Undgå personlige, fortrolige eller følsomme emner, såsom lønoplysninger, personaleproblemer eller interne konflikter, i en diplomatisk email. Diskuter kun offentlige forhold, foreslår Inc. magazine. Altid adressere personlige eller fortrolige problemer ansigt til ansigt eller telefonisk, hvis et møde fra ansigt til ansigt ikke er muligt. Du ved aldrig, hvornår en mail kan komme forbi kontoret. Brug professionelle hilsener og lukninger, så modtagere ved, at korrespondancen er arbejdsrelateret, ikke personligt.For eksempel, start e-mail med "Hej", "Greetings" eller "Good morning" - ikke "Hey", "Yo" eller "Til mine peeps."
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingVælg dine ord klogt
Fokuser på "jeg" udtalelser, snarere end "dig" udsagn, især når du tager fat på fejl, fejl eller rettelser i en email. Forklar dine udtalelser, så modtagere får en klar forståelse af dine mål og hensigter. Hvis du f.eks. Vil sende en virksomhedsomspændende email om vigtigheden af at møde tidsfrister, skal du skrive: "Det har altid været mit mål at overholde frister for at opretholde en stærk kundesupportbase. Aktualitet og effektivitet er to af mine vigtigste prioriteter, så kontakt mig venligst, hvis der opstår situationer, der kan føre til deadline-problemer. "
Vær direkte og specifik
Vær ærlig og direkte med din korrespondance, så dine medarbetere behøver ikke at læse mellem linjerne eller anden gætte hvad du forsøger at sige. Diplomatisk sprog er taktfuldt, koncist og til det punkt. Fjern overskydende ord, tanker eller ideer, som kan forvirre dine medarbejdere eller miste din email. Hvis du f.eks. Vil rette op på krænkelser fra medarbejderklovskode i en e-mail til lærere, skal du skrive, "Læs venligst kalkonekravene i medarbejderhåndbogen. Ingen shorts, tanktoppe eller flip-flops i skoletiden." Adress email til "alle medarbejdere", så ingen er udpeget.
