Nøglen til at skrive en effektiv rapport er at holde fast ved fakta. Fokus på de vigtigste detaljer. De bedste rapporter giver en klar og præcis forklaring på emnet ved hånden. Mange mennesker mener, at en rapport skal være lang og oversvømmet med detaljer, men i virkeligheden bliver en effektiv rapport rettet mod sagen på en kortfattet måde. Før du begynder at skrive rapporten, skal du først oprette en punktliste over alle de emner, du skal diskutere. Du kan derefter organisere rapporten ud fra disse oplysninger.
$config[code] not foundSkitsere din rapport, før du skriver den. Opret generelle sektioner, og divider derefter disse afsnit i mindre underafsnit med titler, der er beskrivende og nemme at følge. Lav omridsen i en indholdsfortegnelse og med indholdsfortegnelsen i begyndelsen af rapporten, så læseren vil være i stand til nemt at henvise til rapportens oplysninger.
Bestem dit publikum. Hvem læser denne rapport? Dette vil hjælpe dig med at bestemme tonen i rapporten. Beslut, om det er uformelt eller formelt. Uanset hvilken tone du bruger, skriv med almindeligt, lige sprog. Undgå "corporate talk", jargon og store ord.
Start rapporten ud med et resumé. Sammendrag de vigtigste punkter. Brug kugler til enkelhed og til at henlede opmærksomheden på hovedmålene i rapporten. Kom tilbage til dette resumé efter at rapporten er afsluttet for at bekræfte, at du har taget alle de vigtigste detaljer.
Giv specifikke detaljer om hvert underafsnit, som du skitserede i første trin. Opdel dem i korte afsnit. Hvert afsnit må ikke overstige fire eller fem sætninger. Undgå udførlige beskrivelser: Angiv dit punkt, relevant statistik eller foreslåede handlinger, og flyt videre til næste afsnit.
Brug billeder i moderation for at illustrere dine point. Grafer, diagrammer og billeder, der understøtter dine resultater, hjælper læseren med at forstå begreberne.
Læs rapporten to gange efter færdiggørelsen af det første udkast. Skær unødvendige ord og redundant sprog ud. Korrekt grammatik og stavefejl.
Udsæt rapportteksten i en attraktiv skabelon med et enkelt omslag. Microsoft Office har gratis rapportskabeloner tilgængelige på Microsofts websted (se Ressourcer). Encase rapporten i spiralbinding, så læserne nemt kan bladre gennem siderne.
Tip
Minimer sideantalet, hvis du vil have, at rapporten skal være effektiv.
Lad ikke din læser gå tabt eller skræmt af rapportens længde. Du vil have folk til at læse rapporten i sin helhed snarere end bare at skumme den.
Tillad en anden læser at se på rapporten for at sikre, at den effektivt overfører dine point.
