Administrativ assistent jobbeskrivelser skal skræddersyes til behovene hos den person og organisation, de vil hjælpe. De bør tage lidt omtanke og planlægning, især da det kan betragtes som en juridisk kontrakt. En god beskrivelse giver en detaljeret opgaveliste og benchmarks for den administrative assistent at arbejde med.
Skitsere de grundlæggende kategorier for jobbet. Disse skal indeholde titlen (dvs. administrativ assistent til VP), afdeling, direkte vejleder, generelle tilsynsområder, opgaver, ansættelsesvilkår og kvalifikationer.
$config[code] not foundGør præcis præcis, hvem medarbejderen skal hjælpe. Dette vil forhindre eventuelle kontokonflikter i fremtiden. Hvis denne assistent tjener en pulje af stillinger, gør det klart. Skrives skriftligt, hvis denne assistent er ansat fuldt ud efter en eksekutivs skøn. Angiv også kommandokæde og korrekt rapporteringsstruktur.
Definer de primære opgaver. Vær forsigtig med dovne, catch-all sætninger til jobbeskrivelsen som "alle nødvendige opgaver." Vær specifik. Vil den administrative assistent planlægge rejse, booking logi, tage diktat, tage minutter til møder, styre en kalenderplan, organisere filsystemer eller overvåge andre assistentpersonale? Inkluder disse i en kugle liste med hver kugle, der begynder med et handlingsord (vedligeholde, sortere, overvåge, oprette, definere, minde osv.).
Definer de nødvendige egenskaber for fremragende præstation. Disse bør også være så specifikke som muligt. For eksempel bede om ekspertise i Word, Excel og Photoshop frem for computerkompetencer.
Etablere et passende uddannelsesniveau og erfaring. Dette bør baseres på de specifikke opgaver, der kræves. For nogle administrativ assistent stillinger er intet andet end et gymnasialt diplom påkrævet. Dog kan en college grad i business administration eller en anden officiel sekretær træning være ønsket. For administratorer på højt niveau er forudgående erfaring et must.
Tip
Pas på at skærmbeskrive jobbeskrivelsen for eventuelle udsagn, der kan betragtes som skadelige eller ulovlige.
