At arbejde som administrativ support specialist kan være meget givende for en organiseret person, der kan lide multitasking, finder ideen om at arbejde på et kontor tiltalende, og har gode kommunikationsevner. Selvom specifikke opgaver varierer efter virksomhed og stilling, involverer arbejdsopgaver ofte kontorstyring, kontorarbejde og back-office-opgaver. Ifølge Bureau of Labor Statistics var 2016-medianindtægten for kontor- og administrativ støttepositioner $ 34.050.
$config[code] not foundOffice Management
Dit arbejde i en administrativ supportrolle håndterer opgaver, der er nødvendige for at holde kontoret kørende. Du kan være ansvarlig for at holde op med at overvåge indkøb og opgørelse af kontorforsyning og planlægge vedligeholdelse af kontorudstyr. Du etablerer også procedurer og rutiner, såsom arrangering af kaffe levering hver anden uge eller anmodning om opdateret medarbejderes nødkontaktoplysninger hver sjette måned. I nogle tilfælde kan du overvåge andre administrative medarbejdere og koordinere arbejdsstrømmen inden for en bestemt afdeling eller division.
Kommunikationsstrøm
Administrativ support specialister kan tjene som kommunikationsforbindelse for de ledere, de støtter. I denne rolle kan du være ansvarlig for åbning og sortering af post, screening af indgående opkald og e-mails og indstilling af aftaler med medarbejdere, kunder og leverandører. Du kan også være kontaktpunktet mellem de ledere, de rapporterer til og andre medarbejdere og afdelinger i virksomheden.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingDatastyring
I adminstøtten udfører du typisk en række datahåndteringsfunktioner, herunder styring af papir og elektronisk arkivering, opsætning og styring af regneark og databaser, fremstilling af rapporter, samling af oplysninger og undertiden analyse af resultater.
Tekstbehandling
Du kan udføre tekstbehandlingsfunktioner lige fra udarbejdelse af notater til at skrive og redigere rapporter, forslag og andre forretningsdokumenter. Du kan oprette nyhedsbrev og brochure layouter, samt opdatere indhold på firmaets hjemmesider og blogs. Ikke alene har du brug for at vide, hvordan du bruger tekstbehandlingsprogrammer og skriver hurtigt og præcist, administrative specialister skal have forretningsskrivning, redigering og korrekturlæsning.
Særlige projekter
Fagfolk, der arbejder som administrativ support specialister, er ofte tildelt til at udføre eller overvåge særlige projekter. Afhængigt af virksomhedens og afdelingsbehovet kan disse omfatte sourcingleverandører til et stort køb, revision af kundejournaler, analyse af tendenser i medarbejderfravær og evaluering af konkurrentprodukttilbud.
Mødeplanlægning
Dine opgaver kan indebære koordinering af mødetider, planlægning af konferencelokaler, booking af mødelokaler, udsendelse af invitationer, registrering af RSVP'er, oprettelse og distribution af dagsordenen og tilrettelæggelse af mad og drikkevarer. Du kan også tage minutter under møder og distribuere dem til deltagere bagefter.
Rejseplanlægning
Planlægning af rejse på vegne af virksomhedsledere er en vigtig del af mange administrative jobs. Du vælger ofte flyselskaber, hoteller og udlejningsbiludbydere, forhandler satser, bookreservationer og håndterer aflysninger efter behov. Du opretter og arkiverer udgiftsrapporter på vegne af virksomhedsledere, der bruger rejseindtægter eller afstemmer firmaets kreditkortopgørelser, der anvendes til forretningsrejser.
