Små virksomheder skal være opmærksomme på den faste og variable rate (FAVR), fordi den er designet til at refundere medarbejdere, som kører deres køretøjer til erhvervslivet. De fleste virksomheder bruger den mere kendte IRS-forretningsmængdestandardstandard, men FAVR præsenterer endnu en mere præcis mulighed.
Small Business Trends kontaktede Craig Powell, Motus CEO, at grave dybere ind i, hvordan denne sats kan gavne små virksomheder. Han startede ved at give os et højt overblik over, hvad FAVR er, og hvad det gør.
$config[code] not foundHvad er FAVR og hvorfor er det vigtigt
"Fast og variabel hastighed (FAVR) er en IRS indtægtsprocedure (2010-51) Det var designet til at refundere medarbejdere skattefri for både de faste (forsikrings-, licens- og registreringsgebyrer) og variable (brændstof, vedligeholdelses) omkostninger forbundet med at køre for erhvervslivet, "skrev Powell.
"Der er generel mangel på bevidsthed omkring FAVR, da de fleste virksomheder refunderer deres arbejdstagere ved hjælp af den mere almindeligt kendte IRS-forretningsmængdestandardstandard, som bruges til at beregne fradrag for drift af et personligt køretøj til erhvervsmæssige formål."
Hvordan adskiller FAVR fra IRS Mileage Standards
Powell fortsatte med at beskrive, hvordan FAVR erkender, at kørsel af din egen bil til erhvervslivet giver et andet sæt omkostninger end at køre et firmakøretøj.
Han beskriver, hvordan denne sats bryder ned alle beregninger for refusion i faste og variable kategorier. Det er mere specifikt og tager også hensyn til udsving i konjunkturcykluser.
Hvorfor er FAVR mere nøjagtig
"FAVR er den mest nøjagtige refusionsløsning, fordi den giver en tilpasset refusion til hver mobil medarbejder baseret på deres lokale omkostninger og forretningsmængde, som kan variere fra måned til måned."
Hvad er nogle andre fordele
En anden fordel ved at bruge FAVR er, at IRS forretningsmiljøstandardstandarden kan lave fejl, når man refunderer medarbejdere, fordi omkostningerne rent faktisk kan svinge på en given dag. Den eksisterende forretningsmiljøstandardstandard løber risikoen for over / under godtgørelse af medarbejdere.
Et af problemerne med IRS-standarden er, at det ikke bruger data i realtid, men i gennemsnit fra tidligere numre. Powell forklarer:
Hvad er problemerne med IRS Mileage Standards
"IRS-standarden er et point-in-time gennemsnit af omkostninger, som er bestemt ved hjælp af data fra tidligere år, ikke en reel refusionsrate. Medarbejdere kan bruge mere på rejser, end de bliver refunderet til - eller på flipsiden kan det blive overbetalt, hvis gaspriserne er faldet. "
Et af de store problemer her er i det faktum, at der ikke er foretaget nogen tilpasninger til refusion, fordi dataene bliver brugt er fra det foregående år.
Hvad er konsekvenserne for unøjagtig refusion
"FAVR på den anden side giver virksomhederne mulighed for at tegne sig for hele omkostningerne til kørsel til arbejde, så arbejdsgivere kan skræddersy refusioner specifikt til hver enkelt medarbejder," skriver Powell.
På et andet niveau er der nogle andre konsekvenser for unøjagtigt godtgørelse af arbejdstagere. Små virksomheder kan miste tusindvis af dollars årligt i henhold til Powell, og der er endda faren for klageprocedurer.
Hvilke slags små virksomheder vil gavne
"Staterne har ofte strenge regler om beskyttelse af arbejdstagere, der beskriver specifikke krav til omkostningsgodtgørelser eller fradrag (f.eks New Hampshire, Montana og California Labour Code Section 2802)," han skriver.
Disse love har dannet grundlaget for adskillige klagehandlinger og flere millioner dollar bosættelser af arbejdstagere for ulige refusionspraksis (se RadioShack, Starbucks, og Uber som eksempler). "
Det lyder godt, men hvilken slags små virksomheder får mest ud af at bruge disse fleksible priser?
Hvad er de specifikke krav
FAVR har nogle specifikke krav, som små virksomheder vil gerne være opmærksomme på. Det er nemlig et firma, der har mobile medarbejdere, der kører mere end 5000 miles for erhvervslivet på årsbasis.
Det kunne omfatte en række salgsledere, der har brug for at køre til deres kunder for farmaceutiske virksomheder. Små forretningskonsulenter samt hjemmeplejefirmaer og selv sygeplejersker, der foretager patientbesøg, er alle andre eksempler.
Hvordan kan FAVR hjælpe med stigende efterspørgsel
Kort sagt, det er en fantastisk måde at få mere specifikke om disse omkostninger, og Powell tilføjer nogle andre industrier til blandingen.
"FAVR er og bør være et effektivt værktøj til restauranter og madfranchisetagere, der står over for en stigende efterspørgsel efter hurtigere leveringstjeneste."
Sådan fremskynder processen
Endelig peger Powell på, at mens IRS fastsætter rammerne for indsamling af data under FAVR, er der nogle få enkle tips til at fremskynde processen og gøre det mere brugervenligt.
"Virksomheder kan nu udnytte GPS-aktiverede smarte enheder, avanceret software og omfattende løsninger til styring af køretøjer til at spore, indsamle og opbevare alle deres medarbejders forretningsrejseroplysninger, som derefter kan rapporteres til IRS uden at skabe bøger af papirarbejde. ”
Det er meget mere effektivt for små virksomheder at bruge mobile apps til at spore kilometertal og gøre forskelle mellem business miles, pendling og personlige trips end at forsøge at holde papirlogger.
Foto via Shutterstock
Kommentar ▼
