I en receptionistposition er en person ansvarlig for at køre receptionen smidigt og effektivt, mens han repræsenterer virksomheden. Den første person, du ser når du går ind i en virksomhed, er trods alt receptionisten. At være en effektiv receptionist, skal en person have en stærk forståelse af administrative og administrative færdigheder og interpersonel kommunikation.
Kend din vej rundt om en computer. For at køre en god reception har en person brug for evnen til at navigere en computer godt. Meget at være receptionist involverer besvarelse af e-mails, udskrivning af ugentlige dagsordener og distribution af meddelelser til medarbejdere. Nogle programmer, der er nyttige for receptionister at vide, omfatter Microsoft Word, Office, PowerPoint, Excel, QuickBooks og Access. At skrive hurtigt og med nøjagtighed er også et plus.
$config[code] not foundLøs problemer på hovedet. En stor del af at være en effektiv receptionist er at vide, hvordan man håndterer problemer effektivt og i tide. Hurtige kritiske tænkningskompetencer er et must-have, uanset om du skal håndtere en papirstop i printeren eller din chef er forsinket til et kritisk møde i en anden by.
Kommuniker effektivt med andre. Arbejds reception er en ideel position for folk, der besidder venlige, lyse personligheder og stærke interpersonelle færdigheder. Jobbet er bestemt ikke for det antisociale. For at være receptionist skal du være i stand til at kommunikere klart og konsekvent med andre mennesker. Det er også vigtigt at altid opretholde en sammensat, afslappet og professionel opførsel, uanset hvor hektisk eller overvældet du måske er.
Brug telefonen som en proff. I receptionen skal telefonen være din bedste ven. Modtagere bruger en stor del af dagen på telefonen, uanset om de tager imod beskeder til chefen, leder opkald til medarbejdernes individuelle linjer eller opretter konferenceopkald. For at arbejde telefonen korrekt skal receptionisten altid tale i en høflig tone, undgå at spise mens du snakker, afstå fra at bruge dårligt sprog og vis en ægte bekymring ved at hjælpe personen i den anden ende af linjen.
Vis en ivrig følelse af organisation. Organisatoriske færdigheder er afgørende for at betjene receptionen godt. At være receptionist handler om multi-tasking.Nogle gange kan du være ansvarlig for at håndtere et dusin ting ad gangen, fra at holde nogen i venteposition for at tale med nogen, der venter på en aftale, for at sende faxer og skrive fakturaer. Stillingen kan være kaotisk, men en dygtig receptionist skal have evnen til at håndtere det med lethed.
Tip
Vær fleksibel og imødekommende. For at skinne som receptionist skal du være villig til at påtage sig nye roller og gå ud over, selvom det ikke er en del af din jobbeskrivelse. Hvis praktikanten er ude for dagen, og et stort møde nærmer sig, så tøv ikke med at gå på en hurtig kaffekørsel til kontorets ledere.
