Omkostninger til godtgørelse svindel kan være meget dyrt for små virksomheder. En nylig undersøgelse af Chrome River Technologies rapporter har potentiale til at koste amerikanske virksomheder op til 1,9 milliarder dollar hvert år i alt.
Det er cirka $ 35.000 pr. Virksomhed. Small Business Trends talte med Anne Becknell, senior vicepræsident for kundesucces hos Chrome River Technologies om, hvad lille virksomhed skal vide.
$config[code] not foundSom navnet antyder, er svindel om godtgørelse af udgifter en forbrydelse, der opstår, når en medarbejder indgiver et krav om at blive betalt for falske forretningsomkostninger.
Sådan undgår du udgifter til godtgørelse af svig
Brug opdateret teknologi
Administrations- og revisionsomkostningsrapportering skal bruge moderne teknologi til at være effektiv. Ved hjælp af manuelle udgiftsrapporter var nummer et problem fra undersøgelsen.
"Det er fantastisk, hvor mange små og mellemstore virksomheder der stadig bruger candlelight og crayon metode," siger Becknell. "De gør det stadig ved papir eller med Excel-regneark og sender det til firmaet."
Problemet med disse forældede systemer er manglende evne til at spore og se tendenser, der skal slukke alarmer. Teknologi, der indeholder værktøjer som automatiseret analyse, hjælper dig med at få øje på hotspots som den samme kvittering, der er indsendt flere gange.
Becknell siger, at automatiseringsnedskæringer koster refusion svindel i halvdelen.
Forstå mænd snyde mere
Omkostninger til godtgørelse af svig er ikke et område, hvor der er ligestilling mellem kønnene. Faktisk siger rapporten, at mænd var mere end dobbelt så sandsynligt at begå kriminaliteten end deres kvindelige kolleger. Ikke kun det, de var over fire gange mere tilbøjelige til at tilføje mindst $ 1000 til deres udgifter.
Kend yngre medarbejdere begå flere af disse forbrydelser
Faktisk var næsten 83% af udgifterne til refusion af svig begået af ansatte mellem 25 og 44 år.
Gennemfør en formel skriftlig politik
Ikke alene er en skriftlig politik vigtig, små virksomheder bør have en procedure til at gå igennem, der fortæller ledelsen medarbejdere har behandlet, hvad de behøver at vide. Becknell foreslår at få medarbejdere til at underskrive dokumentet hjælper dem med at tage ejerskab af politikken.
"Når du skriver noget, er der en følelsesmæssig tilknytning," siger hun.
Indarbejde højniveau regler
Politikken behøver ikke at være alt for detaljeret, men det er nødvendigt at fastsætte grænserne for udgiftsudgifter. For eksempel, mens det ikke behøver at nøjes med det nøjagtige beløb, du kan bruge på en cab ride, bør det fortælle dine medarbejdere, om forretnings-eller træner klasse er acceptabelt.
Enkelhed bør være en af de benchmarks, du bruger her.
Komplicere ikke processen
Revisorer ser ofte mulighed for at bore dybt ind i virksomhedens omkostninger, når de automatiserer processen. Resultatet er en udgiftsrapport, der er kompliceret og har tendens til at blive gummi-stemplet uden at blive grundigt undersøgt.
Derfor er det vigtigt at tage et kig på, hvor mange gange og hvorfor udgiftsrapporterne passerer fra person til person. Små virksomheder bør se på at strømline den del af processen.
Vær opmærksom på personlige udgifter
Et af de største udgiftssvigt krav er at erstatte personlige udgifter til erhvervslivet. En af giveaways her er krav på weekend måltider, når medarbejderen ikke er planlagt til at rejse.
Pas på ekstraordinære udgifter
Over en tredjedel af dem, der indrømmede at snyde i Chrome River Technology, rapporterede at tilføje beløb fra $ 100 til $ 499. Beløb, der ser ud ændret, er røde flag, du skal søge. For eksempel er en kvittering, der ligner den brugt to forskellige typer blæk, normalt en død giveaway.
Godkend godkendelserne
"Du vil gerne godkende disse kvitteringer meningsfuldt og træne godkendelserne," siger Becknell. Hun tilføjer det er vigtigt, at de forstår, hvad de skal kigge efter, og at de holdes ansvarlige for at fange eventuelle bedrageriske krav.
Brug firma kreditkort som proaktivt trin
Hvor det er muligt, bruger virksomheds kreditkort modvirker svigagtige krav. Disse er en glimrende måde at låse i vigtige oplysninger som datoen og mængden af enhver transaktion.
Foto via Shutterstock
