En sekretær udfører grundlæggende administrative opgaver. Normalt for en indgangsniveau sekretær stilling du bare brug for et gymnasium diplom. Som sekretær skal en person vide, hvordan man opretholder et kontor. En person skal kunne udføre flere opgaver effektivt. De skal have gode skriftlige og verbale færdigheder. En sekretær skal have gode organisatoriske færdigheder, og de skal helt sikkert vide, hvordan man skriver og bruger en computer. Der er mange ting, en sekretær gør på kontoret.
$config[code] not foundHilsen Folk
En af de vigtigste ting en sekretær skal gøre er at kunne hilse folk på en behagelig måde. En sekretær er normalt ansvarlig for at hilse folk personligt på kontoret. De hilser også folk på telefon. En sekretær skal kunne give korrekte oplysninger, tage beskeder, når det er nødvendigt, og overføre opkald til de rigtige personer på kontoret.
Korrespondance
En sekretær skal beskæftige sig med alle former for korrespondance. Sekretærer komponerer og skriver mange typer kontorkorrespondance. En sekretær åbner og sorterer mail. De sender også mail.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingForbereder rapporter
En sekretær samler og analyserer data. De udarbejder oplysninger fra kilder, der er givet i en veldefineret rapport. Det betyder, at en sekretær arbejder på en computer meget af tiden. En sekretær skal normalt kende den mest opdaterede computerinformation for at kunne udføre jobbet godt.
Arkivering
En sekretær forbereder papirarbejde til arkivering. Nogle gange er en sekretær ansvarlig for at oprette et nyt arkiveringssystem. Sekretærer er altid ansvarlige for at tilføje nyt materiale. De er ansvarlige for at holde arkiveringssystemet organiseret.
Indkøb
Sekretæren på kontoret er som regel den person, der har ansvaret for at købe alle de kontormaterialer, der bruges på kontoret. De bliver nødt til at holde øje med, hvilke kontorartikler der bruges. Så skal de bestille nye kontorartikler, når de løber ud. En sekretær skal også bestille nye ting, når det er nødvendigt på kontoret.
Kopier og fax
En sekretær er som regel den vigtigste person, der bruger kopimaskinen. De er ansvarlige for at lave kopier af papirarbejde på kontoret. Sekretærerne er også normalt ansvarlige for faxmaskinen. De sender ud faxer og holder styr på faxer, der sendes til kontoret. Derefter distribuerer de faxerne til hvem faxerne blev sendt til. En god sekretær skal vide, hvordan man arbejder både kopi og faxmaskine.
