En mødeplanlægger på en stor konferenceindlogningsejendom er ansvarlig for en klients begivenhed fra den første kontakt, indtil gruppen forlader hotellet. Planlæggeren håndterer alt fra booking møde og hotelværelser til opsætning af mad og udstyr. I en stor facilitet kan der være flere mødeplanlæggere, som alle har forskellige ekspertområder og arbejder sammen om gruppearrangementer. Eksempler på disse forskellige områder omfatter forbehold, mad og drikkevarer og PR.
$config[code] not foundPR og Marketing
I denne rolle tjener mødeplanlæggeren som repræsentant fra logi og konference facilitet til offentligheden. Planlæggerens opgave er at sikre, at anlægget har et positivt ry og at medvirke til at medbringe klientreservation. Mødeplanlæggere opretter brochurer, der beskriver facilitetens tjenester, besvarer e-mail eller telefon forespørgsler om arrangement planlægning tjenester og giver oplysninger om aktuelle mødefaciliteter og tjenester til brug på hotellets hjemmeside. I denne rolle skaber planlæggeren indhold til multimedieannoncer til facilitetens arrangementplanlægningsafdeling. Planlæggeren er også forpligtet til at nå ud til virksomheder og konventioner for at tilskynde til nye og fortsatte forretninger.
Reservationer og Registrering
Ved arbejde primært i reservationer og registrering hjælper mødeplanlæggeren kunder med at foretage hotel- og balsalreservationer for deltagere. Afhængigt af hvor stor gruppen er, og hvilke aktiviteter der skal afholdes på stedet, foreslår mødeplanlæggeren hvilke mødelokaler i konferencens center, der bedst opfylder kundens behov. Planlæggeren bøger også grupper af hotelværelser til klientens deltagere og hjælper med alle nødvendige overløbssteder. En del af denne rolle i mødeplanlæggeren inkluderer at forhandle en gruppesats og eventuelt hjælpe med rejsearrangementer. Mødeplanlæggere hjælper også med registrering på stedet for deltagere.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingMad og drikke
Hver konvention har brug for mad og drikkevarer. Heldigvis tager kunderne på stedet mødeplanlæggere let op om denne sag for dem. Mødeplanlæggeren hjælper klienten til at finde ud af, hvor meget mad der er nødvendigt for den forventede mængde deltagere. En del af dette hjælper med at bestemme, om måltider skal serveres ved en aftensmad eller buffetform, og hvilke drikkevarer bør tilbydes. Mødeplanlæggeren diskuterer menuen for hvert måltid hos kunden og hjælper med at udvikle et budget eller en pakkeaftale til kunden.
Tekniske Pligter
Der er mange forskellige tekniske aspekter af en mødeplanlæggers job i en stor konferenceindlogningsejendom. Et af de tekniske økonomiske aspekter af rollen er at hjælpe klienten med at udvikle et budget og bestemme, hvordan alle tjenester på faciliteten skal betales. Mødeplanlæggeren organiserer klientens hele arrangement, og sørger for, at klienten ved, hvilke konferencelokaler der er til rådighed på hvilket tidspunkt og udvikler en begivenhedsplan. Planlæggere er også ansvarlige for at lokalisere, leje og oprette audiovisuelt eller andet specialudstyr, som kunden har brug for. En mødeplanlægger kan også finde og arrangere underholdning på kundens anmodning.
