For at være sekretær for en bestyrelse skal du vælges til stillingen eller udpeget af enten bestyrelsen eller det generelle medlemskab af organisationen. Sekretæren er en stilling, der sikrer, at alle regler og vedtægter for organisationen overholdes af bestyrelsen under møder og gennemførelse af bestyrelsesbeslutninger. Sekretæren er også ansvarlig for alle registre og dokumentation for organisationen.
$config[code] not foundProtokoller og optegnelser
Et af de vigtigste aspekter af en bestyrelsessekretærs holdning er at optage protokollen fra hvert bestyrelsesmøde. Sekretæren registrerer alt, der sker under mødet, herunder hvad der blev diskuteret, hvilke aktioner blev stemt om, og hvilke handlinger der bliver truffet som følge heraf. En bestyrelsessekretær holder også fuldstændige, detaljerede oversigter over alle forretningsforbindelser i virksomheden eller non-profit organisation. I løbet af året er sekretæren forpligtet til at distribuere dokumentation til bestyrelsen og medlemmerne samt udfylde eventuelle juridiske arkiver på vegne af organisationen til tiden. Sekretæren sørger også for, at alle optegnelser er ordentligt og sikkert gemt.
Administrative opgaver
En bestyrelsessekretær tager ofte administrative opgaver ud over at deltage i og optage bestyrelsesmøder. I den forbindelse fuldfører sekretæren korrespondance på vegne af bestyrelsen og organisationen, besvarer og returnerer telefonopkald og yder personlig administrativ støtte til bestyrelsesmedlemmer, når det er nødvendigt. Sekretæren kan også få tilladelse til at modtage juridiske meddelelser på vegne af organisationen. Sekretæren hos en ideel organisation kan forventes at acceptere velgørende donationer og udkast til skattefradragsbrev for bidragydere.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingStepping In
Sekretærens rolle i bestyrelsen er en afstemningsstilling. Sekretæren har samme stemmeevne som andre bestyrelsesmedlemmer, selvom hun er ansvarlig for koordinering af mødet og registrering. I tilfælde af, at hverken præsidenten eller næstformanden i bestyrelsen kan deltage i et bestyrelsesmøde, kan sekretæren midlertidigt træde ind i hans sted. Når dette sker, kan sekretæren ringe til mødet for at bestille og præsidere over funktionen, indtil et andet bestyrelsesmedlem midlertidigt er udpeget til stillingen.
Ansvarlighed
En anden del af sekretærens rolle er at opretholde ansvarlighed. Sekretæren sørger for, at bestyrelsens handlinger er i overensstemmelse med lovkrav og organisationens vedtægter. Sekretæren skal også holde sig ansvarlig for alle sine pligter. Hun kan blive forpligtet til at rapportere om hendes fremskridt med hensyn til ansvarlighed til bestyrelsen eller de medlemmer, der udpegede hende. I tilfælde af at nogle af sekretærens opgaver videreføres til et andet bestyrelsesmedlem, er sekretæren stadig ansvarlig for opgaverne.
