En teamassistent hjælper med at bære arbejdsbyrden ved at udføre administrative opgaver for at frigøre medlemmerne af kontorholdet til andre opgaver. De træder lige ind for at hjælpe med aktuelle projekter, så flere erfarne medlemmer kan fokusere på måder at forbedre projektet på, fejle problemer eller adressere kundekrav. Den ekstra administrative hjælp er afgørende for at opfylde deadlines og fuldføre projekter til tiden. Assistenter arbejder under ledelse af teamledere.
$config[code] not foundAdministrative Pligter
Teamassistenter hjælper med administrative opgaver, der kræver lidt tilsyn. De planlægger aftaler med kunderne og sørg for, at kunder modtager dokumenter og tilgodehavender til tiden. De organiserer interne holdmøder og forbereder rejseplaner for at sikre, at alle medarbejdere er på samme side. Andre opgaver omfatter: sortering af e-mails af betydning, varsling af holdmedlemmer til kommende frister, kopiering, løber ærinder, forberedelse af dokumenter og organisering af elektroniske filer. Promptness, effektive kommunikationsevner og opmærksomhed på detaljer er de bedste jobkrav.
Data og leverancer
Arbejdshold har ofte brug for ekstra administrativ støtte til at hjælpe med registrering, datahåndtering og projektleverancer. Teamassistenter tager notater under møder og sammensætter disse noter i projektnotater. De indsamler og indtaster data i elektroniske filer, så gruppemedlemmerne har optegnelser til at bakke deres analyser og projektresultater. Assistenter forbereder projektleverancer ved at tilføje side numre, attraktive covers, lister over vilkår og indholdsfortegnelse for skriftlige rapporter. Computer færdigheder, data entry færdigheder og korrekturlæsning styrker hjælper ansøgere skiller sig ud som kvalificerede job kandidater.
Måltider og rejsearrangementer
Projektassistenter koordinerer kontorets frokoster og middage med holdmedlemmer. De bestiller og afhenter måltider til medarbejdere, der arbejder lange timer for at møde deadlines. De laver rejsearrangementer, herunder fly, logi og udlejningsbiler. Ved at undersøge konferenceplanlægninger og informere teammedlemmer om seminardetaljer, frigør de mere tid for erfarne medlemmer at fokusere på omfattende og tidskrævende projekter.
Finansielle Anliggender
At sikre holdet forbliver inden for sit budget er et afgørende jobansvar. Teamassistenter holder styr på projektudgifter og købskvitteringer, og de logger disse numre i regnskabsprogrammer og regneark. De træffer ikke afgørende købsbeslutninger, men de underretter teamledere, når budgetter ser ud som om de måske går i rødt. Assistenter bestiller forsyninger og produkter, når varebeholdningerne bliver lave. Budgettering og en grundlæggende forståelse af regnskabsassistentprojektassistenter opretholder foreslåede finansielle mål.
