Jeg skrev i min sidste kolonne om den nye Amazon Kindle eBook Reader og sagde:
$config[code] not found"Vi har alle været ivrige efter at vente på prognosticationerne for papirløse kontorer for at blive til virkelighed, men dette løfte ser ud til at være en vildfarelse, der er mere undvigende end nogensinde."
Men måske er det papirløse kontor i syne. Ja, jeg har lyttet til dem, der fortsætter med at sige, at det papirløse kontor stadig er en drøm. Men jeg tror, at nøglen her er at tilstræbe og arbejde hen imod fremskridt med at rive dig selv om papir, ikke perfektion for at nå det ultimative mål. Det rigtige datastyringssystem kan kombinere papirets anvendelighed med hastigheden af ny information og teknologi.
Som iværksættere og småfirmaer vil vi fjerne mængden af papir, vi bruger, fordi det blot kræver for meget tid (og penge) at producere, organisere og genvinde. Hvis du gør det, kan du bare spare din virksomhed mange penge og hjælpe dig med at tjene flere penge.
Med den nuværende spredning af oplysninger, vi er nødt til at stille oplysninger til rådighed for os selv og andre i hastigheden i dagens verden.
Se på, hvordan papir og filer håndteres i din virksomhed.
Hvis du er som mig, ville jeg være så fed som at foreslå, at hvad du finder ikke vil gøre dig glad.
Du har måske det mest organiserede kontor i verden, men den tid det tager at systematisere din registrering og opretholde denne organisationsmetode omsætter til rigtige dollars - timer, der kan bruges til forskning og udvikling og markedsføring.
Anvender du et "stablingssystem" med arkivering, holder tingene i pæne høje, så du ved præcis, hvor alt er? Tænk på den fysiske rod, dette medfører, samt den skyld, du føler, fordi du altid føler dig nødt til at "gå igennem" disse bunker - for at sikre, i det mindste, at du ikke har glemt noget.
Hvis papirfiler begraver dit kontor, kan "gå papirløs" være en god mulighed. Men hvad betyder netop papirløs for din virksomhed? Det indebærer at træffe beslutningen om at gøre det og ikke vende tilbage. Det betyder at få alle disse filer scannet ind i computeren, og uddannelse personale til at bruge de digitale filer.
Nu er de papirer, der plejede at blive sendt fra en associeret til en anden eller fra din virksomhed til en klient eller perspektivklient, kan ses, hvor de er nødvendige. Din virksomhed kan spare mange timer og endeløse dollars alene i produktivitet og effektivitet.
Virkeligheden er, at dit kontor altid bruger papir. Betegnelsen 'papirløs' er for høj af en standard for at nå frem til. Nogle mennesker har brug for at udskrive ting for at læse dem. Du vil udskrive ting til at bære med dig og vise til andre mennesker. Ikke alle præsentationer kan skræddersys til PowerPoint. Du vil ikke slippe af med disse printere.
Men du vil slippe af med arkivskaberne eller i det mindste nogle af dem, når du scanner filer til din computer og opretter nye filer på computeren, og behovet for konstant at organisere disse filer.
Her er 4 ting at overveje, når du går papirløs:
1. Ved scanning af filer er en dedikeret dokumentskanner afgørende.
2. Når du gemmer filer, er den bedste og mest universelt accepterede måde i PDF-format eller bærbart dokumentformat. Dette er et stabilt format, der holder filen nøjagtig, som den så på papir. Den kan læses online eller udskrives, tager lidt plads og er let at skabe med software, der er tilgængelig fra Adobe.
3. Hvis du digitaliserer dine filer, skal du have en harddisk dedikeret til at holde dit nye "arkivskab" og et godt databasystem. Tekniske fagfolk foreslår at have to bærbare harddiske. Du går tilbage til hinanden hver uge og tager backupen til en offsite-placering, som f.eks. Et bankboks.
4. Hvis du ikke har dine computere på et lokalnetværk (LAN), skal de være tilsluttet, så alle kan få adgang til filerne. Opsætning af et trådløst netværk koster omkring $ 25-50 pr. Computer plus $ 75-100 dollars for "hub" eller centralrouter til fire computere.
De fleste mennesker har ingen problemer med at se digitale filer og vedligeholde dem. Hvad du og dine medarbejdere har problemer med, bliver vant til det nye system til registrering og informationsstyring. Få alle om bord i form af filprotokollerne. Hvordan skal mapperne mærkes? Hvordan skal filer navngives? Det er vigtigt, at alle bruger de samme standarder. Bestem hvad de vil være, og udskrive kopier til alle. Gør en kopi tilgængelig på virksomhedens netværk.
At gå papirløs er et valg: det er en bevidst livsstil og en arbejdsstilbeslutning. Det er en, der, når du er helt forpligtet til, kan øge din produktivitet, effektivitet og effektivitet samt reducere mængden af affald, som vi alle producerer.
Har du truffet beslutningen om at gå papirløs?
* * * * *
