Når en klient går ind på et kontor, er receptionisten den første person, han vil møde. Receptionister er forbindelsen mellem offentligheden og de virksomheder, de arbejder for, og derfor bør de være vidende om alle kontorpolitikker og -procedurer. De kan muligvis ikke svare på alle spørgsmål, som en klient har, men de skal altid kunne henvise klienten til nogen, der kan.
Greet Visitors
Receptionistens primære pligt er at hilse på besøgende og rette dem til de relevante kontorer eller administratorer. Receptionisten er offentligt ansigt af ethvert firma, og bør være venlig, hjælpsom og vidende om alle kontorprocedurer og politikker. Disse kan variere fra kontor til kontor. For eksempel skal en medicinsk receptionist vide, hvordan man henter forsikringsoplysninger fra hver patient, og hvordan man indsamler co-betaler, hvis det er nødvendigt. Selvom de ikke behøver at svare på medicinske spørgsmål, bør de vide, hvem der skal lede patienter til, hvis de har et problem. En receptionist i et advokatkontor bør ikke tilbyde juridisk rådgivning, men hun skal vide, hvem der på deres kontor har ekspertisen til at arbejde sammen med en klient og straks henvise ham til den pågældende person.
$config[code] not foundHåndhæv kontorpolitikker
I nogle tilfælde er receptionister ansvarlige for at håndhæve kontorpolitikker og -procedurer. Specifikke kontorpolitikker varierer fra kontor til kontor, men de er normalt designet til at beskytte medarbejdernes og kundernes sikkerhed og trivsel på kontoret. Kontorpolitikker kan omfatte forbud mod at ryge, drikke alkoholholdige drikkevarer og engagere sig i seksuel eller verbal chikanering på kontoret eller modtagelsesområdet. Mange kontorer har også en grundlæggende dress code, og kræver, at alle kommer ind på kontoret for at bære sko og passende tøj. Andre grundlæggende kontorpolitikker dækker driftstimer, fakturering og hvordan man informerer kunder om eventuelle ændringer i ydelser eller gebyrer. Som alle medarbejdere skal receptionisten være opmærksom på kontorpolitikker og have en medarbejderhåndbog til enhver tid tilgængelig.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingBeskyttelse af personlige oplysninger og fortrolighed
I mange kontorer er receptionister ansvarlige for at indlevere store mængder information. Disse kan omfatte klienters ansættelseskort, juridiske eller medicinske historier, adresse og kontaktoplysninger eller finansiel information. Selvom en receptionists arbejdsgiver kan have fuldstændig adgang til disse oplysninger, skal receptionisten ikke dele det med nogen uden for kontoret eller med uautoriseret personale på kontoret eller på arbejdspladsen. Kontorpolitikker giver strenge regler om kundernes ret til privatlivets fred og indeholder ofte sanktioner for at frigive uautoriseret information. Fordi receptionister er overdraget meget personlige oplysninger, skal de være opmærksomme på disse politikker og overholde dem til enhver tid. Modtagere skal også kunne informere kunderne om deres privatlivets rettigheder og besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have vedrørende disse problemer.
