Mindeværdige begivenheder sker ikke bare. Organisering og afholdelse af en begivenhed tager planlægning. Uanset om det er en konference, et seminar eller en kundeevalueringsdag, og om du har tre uger til planlægning eller et helt år, er dit arrangement succes i detaljerne. Vi har samlet 42 små forretningsplanlægningstips fra eksperterne, herunder nogle af arrangørerne af den årlige Small Business Influencer Awards.
$config[code] not foundSmall Business Event Planning: Hvad skal jeg gøre først
1. Beslut om din målgruppe før noget andet. Det første skridt - før du gør noget andet - bør være at definere klart, hvem din målgruppe er. Herfra vil alle de øvrige beslutninger falde på plads med hensyn til format, indhold, priser, placering osv. Denne strukturerede tilgang vil også hjælpe dig med at holde fokus på at nå specifikke mål og ikke lade omfanget blive for bredt eller vandet.
2. Lav en liste over detaljer - alt inklusive belysning og offentlig transport, til indhold og forfriskninger. Når du beslutter dig for at have en begivenhed, er alt vigtigt. Fra programindhold og belysning til transport og parkering - alt tæller. Og dit publikum vil tildele alt til dig og … dit mærke. At lave en liste sikrer, at du ikke overser tingene.
3. Har et klart forretningsformål for at holde arrangementet. Før du kan begynde at planlægge en vellykket begivenhed, vær klar over hvorfor du gør det i første omgang, for hver beslutning efter det skal understøtte dit hovedmål. Er det ledende generation? Er det at skabe bevidsthed om din virksomhed eller et bestemt produkt? Er der at udvikle kundeloyalitet? Eller vil du simpelthen gerne tjene penge (hvilket er okay også)? Og sørg for at holdet er opmærksom på formålet, så du ikke har "scope creep".
4. Pas på andre industribegivenheder, når du planlægger. Tjek kalenderen. Sørg for, at du ikke planlægger din begivenhed på eller for tæt på ferie eller populære ferie tider. Det er lige så vigtigt at tjekke for andre begivenheder, som dine måldeltagere måske vil.
5. Vær fleksibel med ændringer i størrelse, placering og andre detaljer. Når du kommer ind i arrangementplanlægningsprocessen, kan du opleve, at din begivenhed ændres i størrelse, placering og på mange andre måder, end du oprindeligt forudså. Dette er naturligt og helt fint, så længe du ikke mister synet af årsagen til, at du gør alt dette arbejde i første omgang. En vis fleksibilitet er nødvendig.
6. kend dine begrænsninger Vi ved alle, at målet er at kaste en god live-begivenhed. Til dette formål må vi også være opmærksomme på, hvad vi kan eller ikke kan realistisk gøre - hvad enten det er budgettet … eller tidvis. Hvis du beslutter dig for at kaste en live-begivenhed om en uges tid, skal du planlægge en mere intim affære. Hvis det er en stor begivenhed, forberede flere måneder fremad. Hvis budgettet er lille, skal du muligvis afveje kreativiteten og en masse gør-det-selv arbejde.
7. Opret SMART-mål. Start altid med strategi. Ligesom at bygge en forretning, begynder store begivenheder med en stærk, tankevækkende og målelig strategi. Levende arrangementer er en fantastisk måde at dele dit brand på, forbinde med dit målmarked, få feedback på dit produkt (og mere!), Men du skal vide, hvad du forsøger at opnå. Hold dig til SMART mål og skitsere, hvad du satser på. Så sørg for at du fortsætter i overensstemmelse med at nå disse mål.
$config[code] not found
Budget: Hvordan betaler du for din begivenhed
8. Udvikle en "finansieringsplan" for din begivenhed, og estimér tallene. Ved, hvordan du skal betale for arrangementet. De fleste begivenheder finansieres af sponsorater, billetsalg, interne marketingbudgetter - eller en kombination af alle tre. Når du opretter dit budget til arrangementet, skal du estimere, hvor mange penge du reelt kan hæve fra hvert område. Før du bestiller dit sted eller underskriver nogen kontrakter, er det en god idé at begynde at underskrive sponsorer først eller at sælge forhåndsbilletter for at sikre, at der er nok interesse for din ide at finansiere den.
9. Opret et omkostningsbudget - og spar penge gennem sponsorerede donationer. Begivenheder har tendens til at koste mere end den gennemsnitlige lille virksomhedsejer mener - primært med hensyn til lokalet og mad og drikkevarer. Husk at prissætte alle tilladelser og licenser, du skal bruge. (Her kan en eventplanlægger hjælpe dig med at undgå hovedpine.) Lav en omfattende liste over alle udgifter og fremhæv områder, hvor du mener, at sponsorer kan spille en rolle for at tilbyde noget i naturen. Jo mere du arbejder med andre mærker og partnere til at være vært for dine begivenheder, jo mere kan du gemme.
10. Overvej crowdfunding som en ny mulighed for at rejse penge til en begivenhed. Hvis dette er din første gang løbende begivenheder, skal du bruge crowdfunding platforme for at lette risikoen. Ved at udgive dine begivenheder på disse platforme skal deltagere løfte om billetter til arrangementet. Hvis det krævede minimumsantal deltagere ikke er opfyldt, finder arrangementet ikke sted.
Marketing: At få folk til at deltage
11. Du skal bruge en detaljeret marketingplan. Opret en markedsføringsplan for arrangementet. Jo mere organiseret du er, jo mere professionelle din begivenhed bliver.
12. Vær utrættelig i din indsats, eller din begivenhed vil mislykkes. Hvis du ikke ønsker at være på din begivenhed alene … så marked, marked, marked, marked … og markedsføre noget mere.
13. Definer gode grunde til at folk kommer op. Hvad er træk for deltagere? Du skal definere, hvad du gør ved arrangementet, der vil bringe de målmødte i døren. For et forbrugerprodukt kan det være en fest med underholdning og produktdemoer og freebies. For en forretningsmængde kan det være pædagogisk indhold eller en spændende, kendt eksperthøjttaler. Uanset hvad det er, må du ikke miste forbindelsen med, hvorfor du vil have denne særlige publikum til at klamre for at komme ind.
14. Skriv skriftligt, hvorfor dit målmarked skal være til stede - ikke antage fordelene er indlysende. Når du fremmer en begivenhed, skal du fortælle dit målmarked, hvad de vil lære, hvem de vil mødes og hvorfor de skal være der. Antag ikke dine venner vil fortælle deres venner. Hvis du bruger højttalere, skal du give dem reklamekopier, så de kan promovere begivenheden til deres publikum.
15. Lær at tale med medierne. Journalister er meget travle og altid på deadline … de har ikke tid til at høre en salgsstigning. Lad dem vide, at oplysningerne findes, og - for fremtidige historier - at du er ekspert på dette område. Medtag disse oplysninger, når du kommer ud.
16. Brug Twitter hashtags. Twitter er fantastisk til at fremme begivenheder og skabe en følelse af online-fællesskab omkring en begivenhed. Opret en unik hashtag tidligt. Søg Twitter først for at sikre, at den ikke allerede er i brug. Sæt hashtag højre på begivenhedswebstedet, og hvis du bruger Tweet-knappen til deling på webstedet, skal du have hashtag'en lige ind i den premade verbiage. Når folk tweet, fremmer den begivenheden automatisk på Twitter.
$config[code] not found17. Brug online sociale præ-events til at fremme hovedbegivenheden. For at skabe interesse for din begivenhed, forsøger du at holde en Google Hangout eller en Twitter-chat et par uger før hovedbegivenheden. Inviter et par af dine højttalere til at deltage i online sociale arrangementet. Giv et eksempel på, hvad der kommer til hovedbegivenheden, ved at diskutere hvad højttalere skal dække eller fremhæve aktiviteterne. Det genererer forventning.
18. Køb annoncering på sociale medier netværk. Køb af reklamer på sociale netværk overses ofte af små begivenheder. Sociale reklameplatforme (Facebook, LinkedIn og Twitter frem for alt) tilbyder dybtliggende målretningsmuligheder, der kan betyde en væsentlig hjælp til at nå vores målgruppe i vores geografiske placering. Den gode nyhed er, at der ikke kræves store budgetter, og billetsalg kan nemt måles.
19. Brug YouTube til at promovere din begivenhed. YouTube er den anden søgemaskine over hele verden efter Google. Uploading af videoer fra vores tidligere arrangementer eller interviews med vores højttalere / kunstnere er en fantastisk måde at overbevise potentielle deltagere på at klikke på køb. Video giver betydelige visuelle signaler, hvilket har stor betydning for vores beslutningsproces. Med begivenheder føler vi altid risikoen for ikke at vide, hvad der vil ske, video letter denne spænding.
20. Lav en fantastisk reklamevideo med lav budget. En lille kreativitet med nogle plakatkort, et royalty-fri musikklip og et godt smartphone-videokamera skaber en sjov video, der hjælper med at offentliggøre, hvad der kommer. Her er et godt eksempel på video, det gjorde det bare på et skønt budget for at fremme en lille forretningshændelse.
21. Få lokale bloggere involveret. Vær smart med bloggere. Inddragelse af lokale bloggere til at deltage i arrangementet er som regel en god strategi for at få publikum før, under og efter arrangementet. Bloggere regner normalt med en bred rækkevidde og følger normalt ikke traditionelle medieregler.
22. Udnyt begivenhedsregistreringsplatforme som Meetup. Brug eksisterende platforme. Hvis dette er dit første forsøg på at køre en begivenhed, og du mangler færdigheder til at promovere det, skal du kigge på Meetup.com. Udover at tilbyde en pakke til at styre begivenheder online, er Meetup en stor referencer for relevante målgrupper i dit område. Det har også registrerings- og RSVP-styringsfunktioner, der er særligt praktiske, hvis du er uerfarne.
23. Brug online registrering. Den lettere måde at skræmme folk væk er ved at have analog registrering (fax, bankudkast eller kun ved døren). Tilby online registrering for at sikre så mange deltagere så hurtigt som muligt, der vil hjælpe med at prognose tal og frigive budget snart.
24. Få listen på websteder, der catering til din gruppe. Når du ved hvem du vil deltage, er det næste skridt at sætte dig selv foran dem. Der er websteder, der specialiserer sig i at notere begivenheder nationalt (f.eks. Meetup, Lanyrd) og lokalt, så start der og forskning, der er mest hensigtsmæssige til at blive noteret på.
25. Tilby lokale partnere incitamenter til at fremme dig. Pressemeddelelser sendt til de relevante medier vil hjælpe med at generere nyhedsbrummer, og du kan se på at få medier (online og offline) involveret som partnere. De får eksponering på din begivenhed til gengæld for at offentliggøre det. Hvis de ikke ønsker at blive involveret på det niveau, henvende dem dem til tanken om at køre en konkurrence for deres læsere for at vinde billetter.
26. Gør det nemt for dine højttalere at offentliggøre deres tilhængere. Hvis du har eksperter / højttalere til stede, opfordre dem til at offentliggøre deres deltagelse i deres sociale medier tilhængere / e-mail-abonnenter.
27. Giv tidlige fugleincitamenter. Early Bird billetter til en billigere pris er en fantastisk måde at få tidlige tilmeldinger ved at give folk et incitament til at handle nu i stedet for at vente og glemme.
Team: Hvem skal hjælpe?
28. Delegeret ansvar. Uanset størrelsen af din virksomhed, prøv altid at delegere ansvar. At have en person med ansvar for hver detalje fungerer normalt ikke godt. Når det er muligt, lad folk tage kontrol over de områder, de mest nyder. Lad f.eks. Foodie i din virksomhed håndtere cateringoplysningerne. Jo mere nogen nyder deres ansvar, jo mere sandsynligt vil de udføre dem med succes.
29. Opfølgning - og følg op igen. Check ind tidligt og ofte. Selv om ingen ønsker at være micromanaged, skal du sørge for, at medarbejdere og leverandører er på rette spor med deres hændelsesopgaver. Så længe folk ved, at du forventer opdateringer fra tid til anden, er de mindre tilbøjelige til at blive frustrerede, når du ringer eller e-mailer til en.
30. Sponsorer er royalty - sørg for, at de har lyst til det. Hvis du har sponsorer - behandle dem som konger. De finansierer dit arrangement og gør det muligt for dig at gøre det (hvis det er din forretningsmodel). Vær meget klar før arrangementet, hvad de får som sponsorer.
31. Undervurder altid valgdeltagelse for sponsorer. Hvis du tror at du kan få 100 deltagere, skal du basere din sponsorestigning på et lavere skøn - især hvis dette er din første begivenhed. Det er bedre at give sponsorer en behagelig overraskelse end en skuffende.
32. Spørg folk, hvad de synes, og vær klar til feedback godt eller dårligt. Bed om kritik. Hvis du har gjort et halvt anstændigt job, får du masser af kudos. Sig tak, men så spørg efter CRITIQUE og vær klar til det.
33. Har et dygtig socialmedias hold dække dit arrangement. Glem ikke et socialmediehold. Selvom det ikke er afgørende for enhver begivenhed eller industri, er flere og flere arrangementer fokuseret på at udnytte deres publikums virale magt. Hvis dit publikum tweeting, Facebooking og tager billeder på Instagram - du skal gøre det samme, og du skal bruge et trænet hold til at udføre.
34. Søg efter leverandører, der betjener din niche og er villige til at blive involveret. De bedste leverandører, du kan arbejde med, er dem, der er fortrolige med små virksomheder. Kig efter leverandører, der ofte arbejder med små virksomheder eller hvem vil blive involveret på et større niveau end deres rolle.
Hændelsesdag: Træk den af
35. Indstil forventningerne omhyggeligt - lever derefter. Sørg for, at publikum har en stor (ikke god) oplevelse; og at du giver dem det, de forventer af at deltage.
36. Holdningen er smitsom. Dine gæster vil i stor udstrækning afspille din holdning og dynamik under arrangementet. Leder eksempel og har det godt.
37. Lad folkemængden være din barometer. Læs publikum under arrangementet. Spørg folk hvordan de laver. Hvis tingene går godt, og hvis de ikke er det, ved du det.
38. Spørg dig altid: Hvordan er dette relevant for deltagerne? Sørg for, at du tilbyder indhold, der er relevant for over 80% af publikum. Publikum skal gå væk med håndgribelig taktik for at forbedre deres forretning og karriere … og de skal føle højttalerens energi. Taler om din virksomhed og hvad du gør - uden at tilbyde publikum, hvad de har brug for - er spild af tid og penge for alle.
39. Som ceremoniemester eller en højttaler - praksis. Du kender din virksomhed, men antager ikke, at du ved, hvordan man kan præsentere en præsentation. Øvelse af din præsentation, besvarelse af spørgsmål og håndtering af vanskelige og konfronterende medlemmer af publikum. Jo mere forberedt du er, desto bedre.
$config[code] not found40. Se dit bedste. Se delen … være komfortabel men mode fremad. Selvom du er revisor eller advokat, skal du vælge din mest karakteristiske kulør eller slips. Folk husker hvor godt du er i din egen hud.
Beredskabsplan: Hvad skal man gøre, når ting går galt
41. Forestil dig begivenheden, trin for trin, og lav en liste med 2 kolonner: Hvad kan gå galt i en kolonne og din beredskabsplan i det andet. Vær forberedt på det uventede. Måske lyder systemet ikke. Måske beder din keynote-præsentator. Kan du klare og fortsætte?
42. Vær klar til at låne en hånd for at udfylde huller. Selvom planlægning fremad er en god formel til succes, er det aldrig nok. Noget uventet kommer altid op. Således betaler det sig at lægge en lille ekstra albuefedt til formildende omstændigheder. Dette gælder catering arrangementer, trykning krav, gæsteboliger, vejrudsigter, underholdning og meget mere.
En stor tak til eksperterne, der bidrager til ovennævnte små forretningsplanlægningstips:
- Matt Telfer, Marketing Manager for Heart Internet og blogger hos Marketing Nerd Tips 1, 24, 25, 26, 27
- Beth Silver, administrerende direktør, Doubet Consulting Tips 2, 11, 14, 15, 38, 39, 40
- Laura Leites, Event Planner og Ejer, L2 Event Production Tips 3, 4, 5, 8, 13, 31
- Joy Go, Internet Marketing og Affiliate Program Manager, Dag 2 Dag Udskrivning Tip 6, 28, 29, 36, 42
- Liz King, CEO, Chief Event Specialist, Liz King Events Tips 7, 9, 33, 34
- Julius Solaris, event industry speaker og redaktør af Event Manager Blog Tips 10, 18, 19, 21, 22, 23
- Ramon Ray, teknologisk evangelist og redaktør for Small Biz Technology Tips 12, 30, 32, 35, 37, 41
- Anita Campbell, grundlægger og CEO for Small Business Trends Tips 16, 17, 20
Shutterstock: Plan, Budget, Tom, Banket, Team, Flau
109 Kommentarer ▼
