Sådan vælges den rigtige tidsporingsapp til din virksomhed

Sporing af betalbare timer er omtrent lige så spændende som planlægning af en rodkanal.

Tidsporing er et nødvendigt ondskab for at dokumentere arbejde og retfærdiggøre betaling, men det er også tidskrævende og, når det gøres manuelt, udsat for fejl.

Uanset om du er en freelancer, en lille virksomhedsejer eller virksomhedsledere, kan tidsporingsprogrammer strømline timesporing, forbedre nøjagtigheden og tage hovedpine ud af at administrere betalbare timer.

$config[code] not found

Fordelene ved den rigtige tidstracker app er enorme.

Data fra en skybaseret app kan importeres til dit tidsskriftprogram, øge faktureringseffektiviteten og minimere risikoen for menneskelige fejl i forbindelse med manuel tidslægning. Tidsporingsapps kan reducere lønomkostninger for behandling, hurtig fakturering og tilgodehavender og automatisere rejseudgifter.

Kort sagt, den rigtige tidsporappapp kan hjælpe dig med at bestemme, hvor præcis, hvor rentabelt dine forretningsprojekter er, såvel som din virksomhed.

Men med så mange forskellige tidsporingsapp muligheder, hvordan bestemmer du, hvad der passer til din virksomhed? Husk følgende fire must:

1. Brugervenlighed

Pas på "demo bedrag". Den enkleste grænseflade betyder ikke altid, at denne app er den nemmeste at bruge, eller at det passer til din virksomheds behov. Hver gang-tracker app kommer med en indledende læringskurve.

Jo større din organisation er, og jo mere kompleks dine teams og projekter er, desto mere indledende indsats skal du investere i en lancering i hele verden. Kompatibilitet med din virksomheds eksisterende faktureringssoftware, som QuickBooks eller Oracle, er afgørende.

Alt tidsporingssoftware vil tage lidt tid at rulle ud over forskellige afdelinger. Så lad dig ikke narre af den enkleste grænseflade. Se efter apps, der er intuitive og har alle de funktioner, du har brug for.

2. Fleksibilitet

Den rigtige tidsporingsapp vil være fleksibel nok til at opfylde dine specifikke behov. For eksempel kan en designer gerne se, hvilke af de opgaver, der er tildelt hans kolleger, er komplette. Visuelle signaler, som en bar, der vender sig til rødt fra grønt, samt forfaldsdatoer for forskellige opgaver, der udgør et komplet projekt, kan drastisk fremskynde dine arbejdere.

De fleste mennesker behandler visuel information hurtigere. Overvej et tidsskema, der viser fremskridtene i hver opgave. Dette giver dig mulighed for at spore og styre alt fra en enkelt stationær eller mobil enhed uden at skulle hoppe rundt.

For at hjælpe fleksibilitet omfatter WorkflowMax seks tidssporingsmuligheder:

1. Evne til at indtaste start- og sluttid manuelt.
2. Evne til at indtaste det nøjagtige antal arbejdstimer.
3. En simpel start og stop timer, der registrerer de faktiske arbejdstimer.
4. En målrettet Adobe-widget, der gør det muligt for annoncører at spore tid inden for Adobe-produkter som Indesign, Illustrator, Photoshop, After Effects, InCopy, Premiere Pro og Prelude.
5. Mobil venlig timer giver dig mulighed for at indtaste tid på farten.
6. Flere desktop-widgets fra tredjeparter, der integrerer med WorkflowMax og giver forbedret funktionalitet og fleksibilitet, herunder en visuel påmindelse om både aktuelle og kommende opgaver.

Som chef kan du også redigere tidsplaner dagligt eller ugentligt afhængigt af projektets varighed. Der er andre tidsporingsværktøjer som Due, der kommer med lignende funktioner, herunder levering af problemfri fakturering og fakturering.

3. Fuld Tilpasning

Mens fleksibilitet er vigtig, er det helt sikkert endnu mere vigtigt at tilpasse tilpasningsmuligheder. Appen skal arbejde med de systemer, processer og software, du allerede har på plads. For eksempel, hvis tingene skal tweaked, kan disse ændringer nemt foretages af selve appen?

Når man ser på tilpasningsmuligheder, er det særlig vigtigt at tjekke tredjepartsintegrationer. Sørg for, at din tidsporrer understøtter de apps, din virksomhed allerede bruger, f.eks. Forecast, Trello, Google Apps, Basecamp, Stripe og PayPal for at nævne nogle få.

På den måde kan din nye app nemt komme ind i dit nuværende app-økosystem. Hvis det vælges korrekt, fungerer alle dine apps problemfrit sammen, og skubber data fra den ene til den anden uden behov for dobbelt indtastning.

Tag f.eks. IT-firmaet Conquest Solutions. Conquest Solutions har allerede brugt Xero som deres regnskabsplatform samt FreshDesk til at yde it-support til deres kunder. På grund af dette valgte de en tidsporingsapp, der er integreret med deres eksisterende "app ecosystem."

Support-billetter blev automatisk skubbet fra FreshDesk-anmodninger til deres tidspor, hvilket tillod dem at oprette fakturaer og regningskunder. Umiddelbart efter implementeringen begyndte Conquest Solutions at se fordelene med en 66% reduktion i citeringstid, 24 procent stigning i dagsprisen og (takket være den gennemsigtighed, som deres app økosystem tilbyder) aldrig har nogen tvist over en faktura.

4. Intuitivt Design

De bedste apps har både en visuelt tiltalende grænseflade og en kraftig backend-funktionalitet. Vi har talt lidt om, hvorfor den kraftige backend-funktionalitet (herunder evnen til fuldt ud at tilpasse appen til dine specifikke forretningsbehov) er så vigtig.

Men hvorfor er det visuelle design så kritisk?

Design kan påvirke vores følelser væsentligt. Og vores følelser, specifikt om dine medarbejdere "ligesom" følelsen af ​​din tidsporingsapp, bestemmer, om de faktisk bruger den eller ikke.

Smashing Magazine for nylig udforsket denne dybe forbindelse i "Tænk din app er smuk? Ikke uden brugeroplevelsesdesign. "Estetik behøver ikke være uforenelig med brugervenlighed.

I betragtning af valget mellem et brugbart grimt produkt og en brugbar attraktiv en, hvorfor ikke sidstnævnte? Med andre ord, smukt design handler ikke egentlig om skønhed selv.

Det handler om, hvorvidt dine medarbejdere finder din tidstracker let at navigere og vil naturligvis bruge den til deres daglige behov.

Tager din tidsporingsapp til et testdrev

Husk, at medmindre du er en solo freelancer, vælger en tidsporingsapp lige så meget om din egen erfaring som din medarbejders oplevelse. Når du vælger den rigtige app, overvej at have en udvalgt gruppe af dine medarbejdere, tjek dine sidste en eller to valg i en uge.

Hvor nemt er vedtagelsesperioden?

Kunne de navigere i appen og integrere det i deres workflow?

Eller blev det mere besværligt at bruge appen end manuelt sporingstimer?

Billede: WorkflowMax

7 kommentarer ▼