Ansættelse af en medarbejder er en af de vigtigste ting, som en lille virksomhedsejer vil gøre, men få har erfaring med at gøre det.
Nedenfor er en liste, der hjælper dig med konsekvent at opnå bedre resultater. Hvis du er ny til at ansætte medarbejdere, eller kun har haft familiemedlemmer, skal du starte her:
Hent et føderalt id-nummer
Før du ansætter en medarbejder, kan du bede en CPA eller en advokat om at registrere dig hos IRS for dig. Men gør det selv er ret lige fremad. IRS giver mulighed for en online ansøgning (klik her for online IRS ansøgning). Det er en af de nemmere ting, som IRS har setup. Du skal vide oplysningerne om dit firma, LLC eller partnerskab, herunder måneden og staten, den blev dannet.
$config[code] not foundDerudover skal mindst en person indtaste deres socialsikringsnummer som ansvarlig part.
Endelig skal du vide, hvordan din enhed er beskattet (fx S-Corp.). Hvis du ikke er sikker, skal du kontakte din skatteforhandler. Du modtager et EIN (Employer Identification Number) i brevform umiddelbart online efter ansøgningen er afsluttet. En papirapplikation er også tilgængelig, hvis du foretrækker (Form SS-4).
Overvej en separat kontrolkonto
Der er to hovedårsager til, at du vil gøre dette, før du ansætter en medarbejder. Den ene er svindelbeskyttelse. Dine medarbejdere vil altid få dette nummer, og begrænsning af det beløb, der er på kontoen, begrænser den potentielle skade. Bank svig, elektronisk og kontrollere svig, vokser. Omkostningerne ved en separat konto er billig forsikring.
Den anden grund er at adskille dine lønningsafgifter. At holde din lønningsliste nuværende er den første ting du kan gøre for at øge din chance for succes. IRS og staten spiller ikke godt, når de indsamler disse skatter. Deres sanktioner er konfiskerende, og de vil forsøge at indsamle dem fra dig personligt. Det er nemmest at adskille lønningsafgiften med hver lønningsliste i en separat konto.
Kend dine lister til arkivering af lønninger
Du kan se IRS-kravene i detaljer her, men de fleste virksomhedsejere falder ind i den månedlige løn, kvartalsvise filkategori. IRS indsamler også den federale arbejdsløshedsskat (FUTA), som normalt skyldes kvartalsvis, og rapporteres årligt.
Endelig skal W2-formularer gives til medarbejdere senest den 31. januar i det efterfølgende år og indleveres til Social Security Administration inden udgangen af februar. Det er en god idé at forene de oplysninger, du har sendt til IRS i løbet af året med de W2'er, du sender til SSA, fordi IRS vil. De går normalt ikke rundt i det i et år, så red dig selv den ubehagelige overraskelse.
Alle føderale betalinger skal foretages via EFTPS, og du skal registrere dig, så vent ikke, før betalingen skal ske. Stater har generelt deres egen indkomstskat, såvel som ledighedskat. Derudover samler nogle byer indkomstskat. Sørg for at kontrollere alle dine statslige og lokale krav. Her er et godt sted at starte.
Alt dette lyder lidt overvældende? Jeg er enig. Derfor outsourcer omkring 60 procent af små virksomhedsejere behandlingen af lønningslisten. Det er meget billigere end at betale for sent straffe.
Arbejder kompensation
Dette varierer efter stat, men det er sikkert at antage, om du har eksisterende medarbejdere (inklusive familiemedlemmer) eller skal ansætte en medarbejder, så har du brug for arbejdstagerens kompensation. Arbejdstilsynets kompensationssystemer er oprettet for at betale lægeudgifter og skader for arbejdstagere, der er skadet på arbejdspladsen. Igen varierer det med staten, men hvis du ikke bærer arbejdstagerens erstatning, er du bundet af staten, selvom ingen er blevet skadet. Her er en liste over hver stats hjemmeside for medarbejderens kompensation.
Opret en ny lejepakke
Selv om du kun kan ansætte en eller to medarbejdere om året, vil du være sikker på at du ikke går glip af noget, når du har dokumenterne på ét sted.
For hver medarbejder skal du have en IRS-formular W-4 og en UCIS-formular I-9. Frivillige emner, der varierer efter arbejdsgiver, omfatter: Ansættelsesansøgning (se nedenfor), Tilbudsbrev (se nedenfor), Baggrundskontrolfrigivelse (se nedenfor), Doktestestudgivelse (se nedenfor), Medarbejderhåndbog Bekræftelse, Fordele Tilmeldingsformularer (f.eks. Forsikring, 401k), formular for direkte indbetaling, aftale om selskabsudstyr.
Har din virksomhed allerede medarbejdere? Så vil du tjekke disse nyttige tips:
Hvornår at leje
De fleste små virksomhedsejere, jeg har behandlet, ansætter ikke en medarbejder med en plan.
Ligesom du har en marketingplan eller en finansiel plan, skal en virksomhedsejer have mindst en grundlæggende ansættelses- eller personaleplan. Start med et grundlæggende organisationsdiagram for dit eksisterende team (selvom det kun er fire personer). Identificer, hvor du skal tilføje personer i løbet af de næste to år baseret på din overordnede forretningsplan, og tilføj disse til din organisationsoversigt som "ventende". Link disse ventende lejemål til en udløser, såsom antal kunder eller indtægts dollars. Dette gør beslutningen rationel i modsætning til bare reaktionære til midlertidige begivenheder.
Hvem at leje
Jeg er en stor fortaler for bogen "Who" af Geoff Smart og Randy Street. Før du overvejer at ansætte en medarbejder, skal du faktisk bestemme, hvem du har brug for.
Smart og Street foreslår at skrive et scorecard for stillingen, som beskriver medarbejderens mission, deres resultater og de færdigheder, der er nødvendige for at opnå. Dette er et kritisk trin, der ikke må springes over. Ansættelse af den forkerte person er værre end ikke at ansætte overhovedet. Smart og Street skitserer også en fantastisk interviewproces, der giver dig konsekvent bedre resultater.
Ansættelsesansøgning
Brug en ansøgning til alle. Det omfatter også nuværende medarbejdere, som også kan være gældende. Konsekvent dokumentation vil holde dig ude af problemer med diskriminationssager.
Ideelt set vil applikationen inkorporere udgivelser til at lave baggrundssøgninger, men tredjeparts baggrundskontrolfirmaer kræver ofte deres egne formularer. Der er nogle spørgsmål, du ikke kan spørge, så det er bedst at bruge en formular, der er blevet gennemgået af en person med HR-erfaring i din stat. Klik her for eksempelformularer. Hvis din industri eller situation er usædvanlig, kompliceret, eller hvis du ønsker ekstra sikkerhed, skal du kontakte en lokal advokat.
Baggrundskontrol
Små virksomheder foretager generelt ikke baggrundskontrol af deres ansatte, medmindre de skal, som et transportselskab. Baggrundskontrol er dog billig forsikring.
Vi havde en dømt felon ansøge og acceptere et job i afventning af baggrundskontrol. Hun stoppede før resultaterne kom tilbage. Jeg anede ikke, hvad der gik igennem hendes hoved, men det frelste os meget smerte.
Det er ikke en dårlig ide at gøre det til din politik at foretage baggrundskontrol med jævne mellemrum, som årligt for alle medarbejdere.
Referencer
Hvis du beder om dem på ansøgningen, når du ansætter en medarbejder, skal du kontrollere dem. Mange ejere antager, at en ansøger ikke ville lægge en dårlig reference, og generelt har de ret. Men nogle gange gør de det, og det giver dig mulighed for at bekræfte, om de har de færdigheder, du har identificeret i Scorecard-udviklingen.
Referencer kan også afsløre ting, der ikke er optaget i kandidatintervjuet.
Drug Testing
Mange ejere har afprøvningspolitik for ansøgere og nuværende medarbejdere af sikkerhedsmæssige årsager. Men det er ikke en dårlig politik at have, generelt.
Igen er nøglen at konsekvent anvende politikken. Generelt er det bedst at medtage alle for at undgå diskriminationskrav. Selvom det kan synes indlysende, skal du holde fast ved din politik. Ingen undtagelser!
Nogle virksomhedsejere kan ikke lide at have politikker, der siger, at "dette er en lille virksomhed, og politikkerne er ikke nødvendige." Til sidst vil du sætte dig selv i en dårlig situation. At have en politik gør beslutningen enkel.
Færdighedstestning
Du har identificeret de nødvendige færdigheder gennem scorecardet. Du har interviewet kandidaten og deres referencer. Det ser ud til, at ansøgeren har de rigtige ting.
Tag gættet ud af ligningen: test de færdigheder, du kan. Der er mange online kilder til billigt at vurdere en kandidaters færdigheder, fra software til telefonkundskaber og kundeservice. Hvis det er en teknisk færdighed, overveje en tredjepartscertificering. Mange organisationer tilbyder sine medlemmer certificeringer (bogholderi, administrativ assistent) eller tjekke med din lokale erhvervsskole.
Hvis du er sat på en kandidat, men de mangler certificeringen, skal du ansætte dem i en prøvetid for at give dem tid til at få det.
Tilbudsbrev
Normalt er det en simpel ting, men kan redde hovedpine ned ad vejen. Et ordentligt tilbud skal referere til eller indeholde jobbeskrivelse, startdato, lønrate, ydelser og deres beskæftigelsesstatus. Inkluder, hvis en medarbejder betragtes "ved vilje", hvis disse love gælder i din stat.
Det er ikke nødvendigt at opregne alle medarbejderfordelene, snarere henvise til medarbejderhåndbogen (og sørg for, at de underskriver en separat bekræftelse, som de har modtaget og læst). Generelt har de fleste små virksomhedsejere "vilje" medarbejdere og har ikke en garanteret ansættelsesperiode.
Kræv medarbejderen om at underskrive tilbudsbrevet positivt at acceptere vilkårene i brevet. Endelig, hvis du er i tvivl om alt, hvad du vil medtage i tilbudsbrevet, skal du kontakte en lokal advokat, der har erfaring inden for beskæftigelsesspørgsmål.
Kultur
Ofte overset af små virksomhedsejere er, om en kandidat passer til din virksomheds kultur.
Jeg har set mange medarbejdere, der matchede alle de nødvendige færdigheder og erfaringer på et scorecard, der ikke fungerede, fordi de ikke kunne arbejde med det eksisterende team. Et af de bedste værktøjer jeg har fundet er Kolbe-indekset. Dette måler en persons Conative Thinking (dvs. din tarmreaktion).
Personligt har jeg fundet det uvurderligt at afgøre, om nogen er egnet til en stilling, og at hjælpe alle med at kommunikere og samarbejde bedre. Tag evalueringen selv, og se om den ikke afslører noget interessant.
New Hire Reporting
Alle arbejdsgivere skal anmelde nye lejemål til deres stat senest 20 dage efter at have ansat en medarbejder.
Valgfri rapportering omfatter Social Security Number Validering med Social Security Administration. Generelt, hvis SSA ikke kan matche socialsikringsnummeret til navnet, vil de sende dig et brev, der beder dig om at bekræfte. Der er ingen straf for arbejdsgiveren for dette. Det er bare et besvær.
Et andet valgfrit program er at verificere de oplysninger, der indsamles på blanket I-9 elektronisk med amerikanske kunder og indvandring. Dette program, kaldet e-Verify, er frivilligt fra og med 2015.
Leje Foto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
