Som ejer af små virksomheder holder du allerede nøje styr på dine virksomheds ressourcer, herunder kapital, medarbejdere og faciliteter. Men hvad med medarbejdernes tid? Tiden er vanskelig at kvantificere og spore, og som sådan behandler mange småfirmaere fejlagtigt tid som om det var en ubegrænset ressource. Dette kunne dog ikke være længere fra sandheden.
En nylig undersøgelse foretaget af McKinsey viste, at kun 9% af lederne var "meget tilfredse" med, hvordan medarbejdernes tid var tildelt. Hertil kommer, at næsten halvdelen af cheferne sagde, at deres nuværende tidsallokering ikke var i overensstemmelse med virksomhedens mål. Og den gennemsnitlige kontorarbejder kan fortælle dig, at alt for meget virksomhedstid bruges på trivielle opgaver, som f.eks. At reagere på e-mails og deltage i ikke-væsentlige møder.
$config[code] not foundEffektiv tidsstyring er afgørende for produktiviteten og rentabiliteten af din virksomhed. Så hvordan kan virksomheder forbedre tidsstyringen? Det er ikke så nemt som bare at fortælle medarbejdere at bruge deres tid mere effektivt. I stedet skal ledelsesteamet opbygge en virksomhedskultur, som aktivt understøtter effektiv tidsstyring på tværs af hele organisationen.
En kultur der understøtter effektiv styring af tiden
Medarbejderens privatliv
Multitasking er et vigtigt buzzword i erhvervslivet. Medarbejdere forventes at kunne effektivt jonglere flere opgaver på én gang. Så ledere udfylder deres arbejdstid med forskellige projekter, møder og virksomhedsaktiviteter.
Undersøgelser viser imidlertid i stigende grad, at multitasking er ineffektiv. Faktisk viste Stanford-forskere, at multitaskere har dårlige organisatoriske evner, er let distraheret og ofte mangler fokus.
Hvis multitasking ikke er nøglen til effektiv tidsstyring, så hvad er det?
Svaret er flow. Som defineret af forfatter og psykolog Mihaly Csikszentmihalyi, forekommer flow, når du indtaster en tilstand af intens og ubesværet koncentration på opgaven ved hånden. Det kaldes ofte "at være i zonen", og medarbejderne er langt mere produktive, mens de er i denne tilstand end på noget andet tidspunkt.
For at forbedre produktiviteten skal arbejdsgiverne gøre alt, hvad de kan for at holde medarbejderne i strømningsmodus. Dette betyder at fremme et corporate miljø af stilhed og privatliv. Når det er muligt, bør ledere undgå at byrde deres medarbejdere med flere opgaver eller distrahere dem med unødvendige e-mails og telefonopkald.
Mange medarbejdere har også fordel af at have private kontorer, i stedet for at arbejde i støjende kabinebrug.
Færre, mere effektive møder
Et af de største svøbe til effektiv tidsstyring er virksomhedens møde. Gennemsnitligt møde tager værdifuld tid op og afbryder medarbejderstrømningsmodus, samtidig med at der genereres meget lidt i vejen for meningsfulde resultater.
Ifølge en Microsoft-undersøgelse er ineffektive møder blandt de øverste tidskrankere i den gennemsnitlige arbejdsuge. Derudover bruger medarbejderne næsten seks timer hver uge i møder, og 69% af medarbejderne føler at disse møder er uproduktive.
For bedre at kunne styre virksomhedens tid, bør ledere kun planlægge møder, der er absolut nødvendige. Møder skal have et bestemt formål: At træffe en beslutning eller løse et problem. Der bør være en detaljeret dagsorden for spørgsmål, der skal drøftes, og i hvilken rækkefølge og hvor meget tid der er tildelt hver.
Hvis et møde kun er designet til at formidle information, skal du overveje at sende en e-mail i stedet. Mange møder kan også gøres valgfri, så hvis en medarbejder er i den kritiske strømningsmodus, kan han eller hun fravælge afbrydelsen.
Tidsporing
Hver leder ved, at for at et firma skal kunne gå videre, skal der være et klart defineret sæt mål og mål for fremtiden. Det er dog ikke nok at fastsætte disse mål. Alt for ofte bliver ledere og deres medarbejdere mired i daglige opgaver og aldrig finde tid til at fremme langsigtede mål. Det er her, hvor integreret elektronisk tidsporing kommer ind.
Effektive elektroniske tidssporingssystemer bør indsamle omkostninger såvel som den tid, der bruges til hver enkelt medarbejder og projekt, og derefter integrere disse informationer i et samlet overblik over virksomhedens tidsfordeling. På denne måde kan du afgøre, om din virksomheds nuværende tidsfordeling er i overensstemmelse med dine virksomhedsmål. Som med enhver ressource vil korrekt tildeling af tid reducere affald og lette virksomhedens vækst.
Peter Druckers, den legendariske managementkonsulent, sagde engang:
Tiden er den mindste ressource, og medmindre det lykkes, kan intet andet styres.
I erhvervslivet er tiden værdifuld. Det er i enhver arbejdsgivers interesse at fremme en virksomhedskultur, der måler, styrer og værdsætter det.
Unproductive Meeting Photo via Shutterstock
11 kommentarer ▼
