En af de største udfordringer, mange firmaer står over for, når de forsøger at overholde visse offentlige bestemmelser, er korrekt at implementere tidsporingssoftware. Med en overflod af muligheder, herunder både lavteknologiske og højteknologiske, kan det være en udfordring at bestemme den rigtige software, de rigtige metoder og de bedste metoder til at gennemføre hele virksomheden.
Her er et kig på nogle eksempler på bedste praksis, der indeholder nogle af de mest grundlæggende og vigtige fremgangsmåder for at finde den rigtige tidsporingssoftware til din organisation.
$config[code] not foundGennemfør tidssporing fra toppen, ned
Intet kan demoralisere medarbejdere mere end at føle, at der er en dobbelt standard, især når det kommer til at spore deres tid. Når chefen ikke kun fremmer tidssporing, men bruger den, hjælper det medarbejderne med at understrege betydningen af tidssporing for alle involverede.
Der er mange kreative måder at holde hele organisationen ansvarlig. Annoncebureauet Colle + McVoy implementerede ikke kun et timesheet-system, men en software-løsning, der giver mulighed for et åbent køleskab for hele købet hver fredag, forudsat at alle medarbejderbladene sendes til tiden.
Ifølge Adweek:
"Colle + McVoy har bygget en vidunderlig maskine kaldet TapServer - et" multi-keg-øl-implementeringssystem ", der bruger RFID og brugerdefineret software til at kontrollere, om du er ophørt med at være en doven git, færdiggjort dine tidsskrifter og tjent din gratis pint.”
Især med noget som potentielt upopulært som tidsporing, kende bossens værdier det nok til at gøre det selv og anvende de samme regler hele virksomheden kan være en stærk motivation for alle andre til at gøre deres del.
Tilby den nødvendige uddannelse
Kommunikation er alt. At sikre, at alle forstår, hvad der er involveret i nøjagtig tidssporing, kan ændre måden, som dine medarbejdere reagerer på i dine nye tidsregnskabspolitikker med sprang og grænser. På trods af en medarbejders gode hensigter, hvis de ikke forstår hvad der er involveret, kan det føre til fejl og manglende information på tidsskemaer.
Dette er især vigtigt for virksomheder, der arbejder med offentlige myndigheder, har enten timeløn eller lønmodtagertyper eller andre organisationer, der har strenge krav til tidsporing. Korrekt træning kan ofte betyde forskellen mellem de resterende overensstemmelser og tabe en værdifuld kontrakt helt og holdent.
Automatiser hele processen
DCAA News er en organisation, der giver information til entreprenører, der søger at blive DCAA-kompatible og sikre offentlige kontrakter. Da vedligeholdelse af DCAA-overholdelse kræver nøjagtig tidsovervågning, er det værd at bemærke en af henstillingerne, som DCAA News News producerer:
"… Spring over nogen form for manuel bogføring; gøre dit liv nemt med et automatiseret software system, der er DCAA-kompatibelt. Disse softwarepakker kan informere om, hvilke data der skal spores, kan automatisere godkendelser, tillade medarbejdere at klokke ind eller ud fra hvor som helst, oprette fakturaer, muliggøre overførsler til QuickBooks, spor forlader tid, kan skabe ekstremt detaljerede ad hoc-rapporter, giver adgangskode beskyttelse og så videre. Disse softwarepakker kan tillade ledere at ledere på mere konkrete opgaver, samtidig med at de kan se nøjagtige tidsplandata. "
Ikke alene vil automatiseringen af dine forretningsprocesser holde dig i overensstemmelse med regeringen, men det hjælper også massivt med at holde dine virksomhedsdata sikre. Ifølge en undersøgelse fra IBM involverer 95 procent af alle sikkerhedshændelser menneskelig fejl. Ja, det er det sindssygt højt.
Automatisering af dine processer reducerer ikke kun datarisken, men hjælper også med at holde dig kompatibel, og så længe du korrekt træner dine medarbejdere til at følge disse nye systemer, vil din organisation kunne udnytte dit tidsskrift system optimalt.
Flyt til timepersonale
Mens lønmodtagere kan lyde godt i teorien, fungerer arrangementet sjældent for arbejdsgiver eller medarbejder. Det er alt for nemt for en medarbejder at udnytte den ikke-resultatorienterede lønseddel, mens mange arbejdsgivere forsøger at få mere end deres penge værd fra medarbejderen. Resultatet er ofte en trækkrigskamp, hvor produktivitet er det ultimative ulykke.
April Dykman, der skriver for Get Rich, beskriver langsomt nogle af disse udfordringer:
"Ved et andet job blev jeg fortalt, at det var løn, at" hvis vi lukker kontoret tidligt, bliver du stadig betalt. "Men vi lukkede kontoret måske to eller tre eftermiddage ud af året, og der var mange, mange begivenheder, der krævede 8 + timers dage. Når jeg sætter en 22-timers dag til en særlig stor begivenhed. "
En langt bedre løsning er at flytte alle medarbejdere til timeløn, hvor hver part klart forstår, hvad der forventes, og der er langt mindre plads til at drage fordel af den anden.
Optag din tid dagligt
En af de største fejl, mange gør, er at optage tidskort i slutningen af ugen. Mange af os kan næppe huske hvad vi havde til morgenmad i går, endsige huske og genskabe hele arbejdsdage efter det faktum. For at opretholde gode optegnelser og bedste praksis skal du sørge for, at alle i virksomheden registrerer deres tidsskrift mindst en gang dagligt.
Omvendt for at hjælpe med at lette det, skal du sørge for, at processen med at optage et tidsskema ikke er så forfærdet, at det er en vigtig opgave at gøre det. Optagelse af et tidsskrift bør kun tage et par minutter hver dag.
Selvom det ikke er udtømmende, er disse tidsskrifter bedste praksis nogle af de vigtigste og desværre overset.
Hvis din organisation kan implementere disse, mens tidsskriftet implementeres, og kan fortsætte med at kommunikere klart og effektivt med dine medarbejdere - vil din virksomhed fungere bedre for det.
Stopur Foto via Shutterstock
7 kommentarer ▼
