Seniorsekretærer er typisk ansat i kontorer og udfører vigtige administrative opgaver for at sikre, at de daglige forretningsprocesser løber effektivt. En højtstående sekretær kan arbejde under en eller flere ledere og forventes at holde nøjagtige registreringer af al hovedkorrespondance inden for en virksomhed. Seniorsekretærer er ansat i en bred vifte af virksomheder inden for den offentlige og private sektor.
Support rolle
Den øverste sekretærs primære rolle er at frigøre tid for sine tilsynsførende ved at udføre vigtige administrative opgaver. Seniorsekretærer spiller en central rolle i at sikre, at kommunikation leveres til de krævede parter på en korrekt og rettidigt måde. En højtstående sekretær dikterer typisk notater fra ledelsen, skriver noterne i brev eller rapportformat og distribuerer oplysningerne til de påtænkte modtagere, som angivet på Champaign County hjemmeside. En højtstående sekretær bør derfor have et godt greb om grammatiske regler og tegnsætning og være dygtig i at bruge grundlæggende office software applikationer til at gøre statistiske data eller udnytte bogstav skabeloner. En højtstående sekretær forventes også at holde en præcis tidsplan for hendes tilsynsførende og bekræfte arrangementer for forretningsmøder med alle forventede deltagere. Hun kan også have til opgave at lave rejsearrangementer og bestille indkvartering ordninger for off-site konferencer.
Kommunikationsrolle
En højtstående sekretær vil undertiden blive bedt om at koordinere og overvåge nøglearbejdsopgaver, der gives til kontoransatte, for at sikre, at de gennemføres effektivt og på tidsplan. Seniorsekretærerne forventes også at uddanne nyt personale og omskole eksisterende medarbejdere, når ændringer i normal forretningspraksis tilpasses. En højtstående sekretær kan også indgive telefonopkald fra interne og eksterne kilder, relæbeskeder mellem afdelinger og skærmopkald taget af ledere for at sikre, at alle relevante oplysninger noteres. Hun kan også få til opgave at udfylde forespørgsler fra besøgende på receptionen, som beskrevet på webstedet Total Jobs.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingYderligere pligter
En højtstående sekretær kan også tage minutter på møder og er typisk forpligtet til korrekt indlevering af korrespondance fra interne og eksterne kilder. En højtstående sekretær har også ansvaret for at overvåge nøglekontorforsyninger og foretage nye ordrer til at genopbygge dem. Han kan også hjælpe med at forberede og behandle budgetoverslag og salgsfakturaer og ofte bistå med lønadministration. Seniorsekretærer foretager ofte forskning og genererer rapporter om forretningsresultater, salgstal og indkøbsomkostninger, som beskrevet på Monterey Countys hjemmeside.
