Som leder vil du have et produktivt team, så det giver kun mening at styrke aktualiteten og hjælpe holdmedlemmerne med at fjerne de dårlige arbejdsvaner som udskydelse.
Udryddelse spiser væk på produktiviteten hos den person, der udsætter. Mere end det tilføjer stress - stress til procrastinator såvel som til resten af holdet, som skal kæmpe for at løse sløret for ubesvarede deadlines.
$config[code] not foundDet fører også til negative følelser, der ødelægger teamwork. Prostituenten bærer en skyldig skyld for ikke at være rettidig, og andre på holdet føler sig utilfredse for at skulle gøre op for en anden, der taber bolden.
For ikke at nævne, det kan naturligvis skade din forretnings bundlinje. Udryddelse kan føre til ulykkelige kunder, straffe for forsinkelser og tabt fremtidige salg.
Software giver en nem løsning til at hjælpe dit hold med at bryde udfordringen. Her er 5 enkle måder at bruge software til at bryde væk fra udsættelse og gøre dig og dit team mere produktive.
Brug kalendre til deres største potentiale
Digitale kalendere er perfekte til at bryde cyklusen for udsættelse - hvis du bruger dem på den rigtige måde. Opmuntre dit team til at prøve disse kalenderteknikker (og brug dem selv til at lede med eksempel):
- Bloker ud en bestemt periode for at udføre et vigtigt projekt eller en opgave på din kalender. Hvis det er på din kalender med en time eller to afsat til at gøre det, er du et skridt tættere end blot at sætte opgaven på en opgaveliste.
- Når du indstiller kalendermeddelelsen, skal du tilføje links til eventuelle dokumenter, du har brug for til opgaven, lige i kalendermeddelelsen. På den måde spilder du ikke tid på at søge efter dokumenter for at komme i gang - eller blive distraheret.
- Brug delte kalendere i dine organisationer for at undgå at gå frem og tilbage for at kontrollere tilgængeligheden. Med delte kalendere kan du se, hvem der er gratis. Lær også funktionerne i dit kalenderprogram for at finde små hacks, der gør planlægningen nemmere. For eksempel har Outlook-kalendere noget, der hedder Planlægningsassistenten, der kan gøre mødeopsætningen hurtigere.
Skyl og gentag: Skabeloner, Skabeloner, Skabeloner
Intet fremmer udsættelse som at se på en blank skærm, hvor man undrer sig over, hvor man skal starte for det næste projekt. En skabelon får dig hurtigere ud af blokken på opgaver som at skrive en rapport, lave en præsentation eller oprette en mødeagenda.
Der er to slags skabeloner. Den ene er generiske skabeloner, som du kan finde online eller endog i Office-pakken, du bruger. Office 365 har for eksempel masser af gratis skabeloner i forskellige moduler som regneark og præsentationer.
En anden form for skabelon er dem, der er specielt skræddersyet til din virksomhed. Over tid vil du bygge skabeloner til salgspræsentationer, rapporter og mere. Nøglen sikrer, at alle kan finde dem, når de har brug for dem. Opret et centralt skabelonbibliotek og opmuntre alle til at bruge det. Med delte mapper og cloud fillagring er det super nemt at konfigurere dette.
Tick Tock: Brug Time Management Timers
Nogle gange er udsættelse støttet og hæmmet ved at bruge for meget tid på ubetydelige opgaver. Hjælp dit team til at forstå, hvordan man fordeler deres tid bedre, for at bruge det på de mest presserende og vigtigste opgaver.
Her er hvor noget så enkelt som en timer kan hjælpe. Hvis en person i dit team har tendens til at bruge for lang tid til at læse uvæsentlige e-mails, eller lader møder køre over, kan en timer hjælpe med at spare minutter, der svarer til timer i løbet af en uge.
Jeg har fundet at være mere bevidst om, at tiden har fantastiske effekter. Indtil jeg begyndte at spore, indså jeg ikke, hvor meget af min tid der blev spildt på opgaver af ringe betydning.
Windows 10 har en gratis timer-program indbygget. Du kan også finde timerapplikationer på internettet eller bare bruge timeren og alarmen på din smartphone.
Øjeblikkelige ændringer: Samarbejde over delte dokumenter
Antag, at du har en pressemeddelelse, du vil have noget af dit hold til at se på, før det går ud over internettet. Forsøger at få alle, der har brug for at give input til at gennemgå det og reagere, kan tage tid - især for procrastinators blandt dit team.
Her kommer skyen til redning i form af delte skydokumenter.
Vidste du, at du kan samarbejde på Word ved at bruge en funktion, der giver dig medforfatteren i realtid? Du kan holde styr på redigeringskarakteren efter tegn, når en anden arbejder på dokumentet. På den måde kan du få alle på et opkald sammen og samle alle input hurtigt i realtid - undgå tendensen for nogle at udskifte.
Microsoft Office 365 tilbyder også multi-party HD video og lydplatform Teams, så din gruppe kan diskutere tal, kampagner og projekter fra forskellige steder. Hvis du har en kunde, der ønsker at sy idéer til deres seneste kampagne sammen, sætter dette alle på samme online side.
Planner blev bygget specifikt til Office 365. Det virker på tværs af alle dine enheder. Du kan tilføje filer, opgaver og endda tale med holdet uanset hvor de er. E-mail-meddelelser gør det nemt at lade teammedlemmer vide, hvornår de har fået en ny opgave. Planner engagerer alle og holder dem opdateret om enhver udvikling.
Office 365 Video er en anden mulighed for at undgå udsættelse. Uploading og deling af videoindhold gennem din virksomhed sætter et ansigt og live handling til skriftlige noter og direktiver.
Brug en virtuel assistent som Cortana
Her er en yderligere procrastination-avoidance hack: Brug en virtuel assistent til at tage noter og gøre forskning til dit næste projekt. Du kan f.eks. Bruge Cortana til at diktere et par noter til den store rapport og gemme dem til OneNote. Nogle gange er det meget lettere at komme i gang, hvis du starter med baby trin, som dikterer et par noter af ting, der skal medtages i en rapport.
Du kan også bruge Cortana til konversationelt at lave web-forskning til et projekt. Det får det til at føle sig mindre som besværligt arbejde og mere som en simpel diskussion, hvis du bruger noget som Cortana til at se ting op.
Som disse eksempler har vist, er der mange måder at bruge teknologi til at komme i gang og undgå udsættelse. Så hvad venter du på? Kom godt i gang med at bruge nogle af disse værktøjer!
På tidspunktet for denne skrivelse deltager Anita Campbell i Microsoft Small Business Ambassador-programmet.
Mand på laptop-foto via shutterstock
Mere i: Microsoft, sponsoreret 1
