Tid er en af de mest værdifulde aktiver for virksomhedsejere. Men med så mange tidsmæssige udslip af opgaver på din opgaveliste, skal du tage kontrol over dit arbejde, eller det vil tage kontrol over dig. Heldigvis kan teknologien hjælpe.
$config[code] not foundHer er 10 fælles tid spildende opgaver at automatisere for at frigøre tid:
Sortering af e-mails
Før du kommer rundt for at svare på e-mails, hjælper det med at organisere dem. En af de bedste effektivitetsbevægelser du kan gøre er at bruge etiketten, tag og / eller mappefunktioner i dit emailprogram. På den måde kan du tackle vigtige e-mails først og mindre vigtige senere (eller måske aldrig). Det hjælper dig også med at "batch" e-mails for effektivitet.
For eksempel kan nogle meddelelser kræve et øjeblikkeligt svar, mens andre kan vente. Eller måske vil du fokusere på e-mails relateret til et specifikt projekt ad gangen. Disse situationer er perfekte til mærkede mapper.
E-mail-platforme som Gmail kan automatisk sortere e-mails i mapper i henhold til regler, du udpeger. For eksempel kan ugentlige nyhedsbreve gå i en mappe. Emails fra klienter kan sendes til en prioriteret mappe eller mærkes som "vigtig".
Reagerer på e-mails
Når det er tid til at reagere på e-mails, er der sandsynligvis nogle svar, som vil være ens eller i det mindste ens. For eksempel kan du sende lignende svar til henvendelser fra potentielle kunder eller offentligheden.
I disse tilfælde kan du spare meget tid ved at bruge dåse-svar i Gmail eller e-mail-skabeloner i Outlook.
Udstationering til sociale medier
At engagere sig personligt i sociale medier er vigtigt - og du bør ikke springe over det. Det betyder ikke, at du skal gøre det samme manuelt.
Når du sender almindelige opdateringer, links eller lignende indhold, kan planlægningsprogrammer som Buffer og Hootsuite hjælpe dig med at spare tid ved at planlægge indlæg for at gå live hele ugen. I stedet for at gå frem og tilbage mellem websteder og apps, styrer du alt fra et dashboard.
Blogging platforme som WordPress og e-handelssites som Etsy tilbyder også muligheder for automatisk at sende nye links eller produkter til sociale medier.
Endelig, hvis du foretrækker at kurere indhold fra tredjepart til dine tilhængere, en tjeneste som $ 99 sociale kilder og indsender indhold til dine sociale konti, efter dine instruktioner. Det vil frigøre dig til at arbejde på social strategi, snarere end gennemførelsesoplysningerne.
Planlægning af aftaler
Har du nogensinde gået frem og tilbage til at planlægge aftaler med flere travle mennesker - kæmper for at finde en dato og tid, der virker på alles kalendere? Det kan være frustrerende.
Hvis du planlægger mange aftaler, kan du bruge timer hvert år på dette tidspunkt at spilde opgaver. I stedet hvorfor ikke implementere en online planlægning app som ScheduleOnce?
Du forbinder simpelthen din eksisterende kalender til appen. En god planlægningsapp vil integrere med populære kalendere som Outlook og Google-kalendere. Derefter opfordre tredjeparter til at gå online for at se, hvad der er tilgængeligt på din tidsplan, og vælg datoer og tidspunkter, der passer til dem.
Nogle smarte mennesker inkluderer endda et link til deres online kalender lige i deres e-mail signaturer - skære endnu et skridt ud af processen.
Du vil undgå at spilde tidfeltning og sammenligne e-mails. Planlægningsmøder var aldrig så let som med en planlægningsapp.
Afsendelse af tilbagevendende fakturaer
Hvis du regner kunder eller kunder for samme beløb hver måned, er det nemt at automatisere det. Nogle regnskabssoftware som Xero kan indstilles til at generere og maile regelmæssige tilbagevendende fakturaer. Nogle systemer sender også efterfølgende påmindelser, hvis fakturaen ikke betales rettidigt.
Eller måske har du kunder på tilbagevendende kreditkort faktureringsaftaler, som for abonnementer. I så fald skal du bruge noget som Freshbooks eller PayPal til at opkræve kundens kort hver måned.
Mange små virksomheder er desværre lax ved at sende ud og følge op på fakturaer. Automatisering sparer tid, selvfølgelig. Det gør det også mindre sandsynligt, at denne vigtige opgave vil falde gennem revnerne.
Automatisering af trafikmeldinger for websider
En af de bedste måder at lære at tiltrække mere trafik på webstedet er at forstå din eksisterende trafik bedre. Du skal vide, hvad der virker i dag - og hvad er det ikke. Med andre ord skal du have et godt håndtag på, hvad besøgende søger, hvordan de kommer til dit websted, og hvad de gør, når de kommer derhen. Det er vigtigt at gennemgå dette regelmæssigt for at måle om du gør fremskridt.
Men sigtning gennem massive mængder af Google Analytics-data tager tid. Og du kan udsætte dig.
I stedet tager tid - en gang - at oprette rapporter om vigtige statistikker. Derefter har de (e) rapporter sendt til dig og / eller andre på dit team en gang om ugen. Du kan få dem sendt som PDF eller som CSV-regneark.
Disse tilbagevendende Google Analytics-trafikrapporter gemmer enorm tid på lang sigt. I stedet for at besøge Google Analytics-dashboardet og sigtede data manuelt (når du husker at!), Får du en rapport hver uge, som du hurtigt kan se på eller dække i holdmøder.
Håndtering af kundesupport Kommunikation
Små virksomheder har en tendens til at nå et punkt, hvor håndtering af kundeproblemer via almindelig e-mail bliver uhåndterlig. Du ender med at kopiere og indsætte oplysninger fra e-mails til andre softwaresystemer, f.eks. Dit ordregistreringssystem eller kontaktdatabase.
Endnu værre, vigtige kommunikationer bliver begravet i en medarbejders indbakke. Andre i virksomheden har ingen synlighed, medmindre du husker at manuelt emaile kolleger for at holde dem i løkken.
Helpdesk software som Groove kan være en livredder. Helpdesk eller billetsystemer får kundekommunikation til et centralt sted, der automatisk giver besked til alle de rigtige holdmedlemmer.
Så gå en bedre - brug et værktøj som Zapier til at integrere kundesupport kommunikation med andre systemer, du bruger. Brug Zapier til at sende en meddelelse til din regnskabssoftware (for eksempel at opdatere kundekontaktoplysninger). Eller send det til dit projektstyringssystem (f.eks. Hvis der kræves særlig kontovedligeholdelse).
Ved at integrere med andre systemer, undgår du duplikat dataindtastning, eller værre, tidsspildende virkninger af forvirring og fejl.
Automatisering af follow-up marketing e-mails
Marketingautomatiseringsprogrammer som Infusionsoft kan hjælpe små hold med at få gearing. Du kan opsætte marketingkampagner med en række meddelelser for hvert trin.
F.eks. Lad os sige, at der kommer et prospekt på dit websted og udfylder en formular til at downloade din gratis hvidbog. Du kan sende en række opfølgende meddelelser for at opmuntre den ledning - uden at skulle manuelt indlede e-mails hver gang. Det er gearing!
Udfylde online formularer
Når du forsøger at tilmelde dig en ny online platform, service, nyhedsbrev eller andet, der kræver registrering, udfylder du sandsynligvis en formular.Udfylde en form her eller der er ikke en big deal. Men sammen tilføjer de op til en af de tidspunkter, der spilder opgaver i dit liv.
Softwareprogrammer som Roboform kan automatisk udfylde disse formularer. Du bliver ikke nødt til at indtaste de samme oplysninger igen og igen.
Sikkerhedskopiering af dine data
Dine data er en af de vigtigste aktiver, som din virksomhed har. Derfor er regelmæssige sikkerhedskopier så vigtige. Men folk glemmer eller simpelthen ikke tager sig tid til at gennemføre denne opgave regelmæssigt.
Cloud-baserede tjenester som Carbonite og Dropbox tilbyder løsninger, der automatisk sikkerhedskopierer dine filer til skyen.
Med Google Drive og Microsoft OneDrive kan du angive, at alle dine dokumenter er standard for at gemme automatisk til skyen. Og du kan også oprette automatiske sikkerhedskopier lokalt gennem Windows eller Apple Time Machine.
Automatiser disse 10 gange spildende opgaver, og find derefter 10 mere til at automatisere. Et par minutter frigjort her og der til sidst tilføje op til timer. Det er timer du kan bruge til at sparke og nyde livet.
Træt på Work Photo via Shutterstock
5 kommentarer ▼
