Sekretærfunktioner kan omfatte forskellige kontorlige opgaver som telefonsvarer, indtastning, arkivering, åbning af post og kaffe. En sekretær, der tjener som assistent til en leder, har lignende funktioner. Denne slags sekretær rapporterer dog direkte til lederen (i modsætning til alle andre i virksomheden) og hjælper lederen på forskellige måder til at gøre sit arbejde nemmere og holde kontoret organiseret.
$config[code] not foundKommunikationsfunktioner
Som lederens sekretær vil du ofte være den første kontaktperson for dem, der forsøger at nå din chef både indenfor og uden for virksomheden. I modsætning til en receptionist eller generalsekretær, der svarer telefonen til hele personalet, er du måske ansvarlig for at besvare indgående opkald til din leder. Du bliver nødt til at skærmopkald for at afgøre, om du kan hjælpe den, der ringer op, eller hvis din chef er tilgængelig for at tage opkaldet. Hjælp til lederen inkluderer hilsen besøgende, der kommer ind på din leder kontor og instruere dem i henhold til din leder instruktioner. Sekretærfunktioner til din leder kan også omfatte forbindelse med andre fagfolk på hendes vegne via skriftlig korrespondance, telefonopkald og afsendelse af e-mails.
Organisationsfunktioner
Ledere forventer, at deres sekretærer organiseres. Du er ansvarlig for at sikre, at kontorfiler holdes ordentligt, og eventuelle fortrolige dokumenter placeres i et sikkert område. Du skal muligvis sortere igennem indgående mail for at bestemme, hvad der er givet til din manager, arkiveret eller kasseret. Assisterende lederen inkluderer ofte at holde hans eller hendes tidsplan. Han forventer at holde styr på sine aftaler, planlægge møder og lave deres rejsearrangementer, når det er nødvendigt. Yderligere funktioner kan omfatte opstilling af konferenceopkald og deltagelse i møder samt tildeling af dagsordenen og afslutning af minutter.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingLedelsesfunktioner
Selv om du er lederens sekretær, kan nogle af dine opgaver omfatte ledelse. Assisterende lederen kan undertiden betyde at optræde som leder selv. Din chef kan give dig opgaven med at overvåge visse projekter som at administrere en database eller oprette og ajourføre rapporter. Hvis der er andre kontoransatte på kontoret, kan du være ansvarlig for at styre dem og tildele deres daglige opgaver. De kan rapportere direkte til dig i stedet for din leder, og du kan være deres nærmeste tilsynsførende. Du kan også blive opfordret til at uddanne andre medarbejdere og endda instruere din vejleder om spørgsmål som at lære dem at bruge kontormaskiner eller bruge softwarepakker.
