I erhvervslivet er rutinemæssige forretningsbrev en del af vigtig kommunikationspraksis blandt virksomheder, kunder og leverandører. Et forretningsbrev bruges som et middel til at give vigtig information til modtageren om eventuelle ændringer, opdateringer eller nyheder en organisation skal dele. Erhvervsbreve er formelle dokumenter og skal som sådan skrives i en professionel tone. Formateringsstandarder gælder også for at sikre, at forretningsbrevene har konsistens og et professionelt udseende.
$config[code] not foundÅbn dit skriftlige program på din computer. Rutinemæssige forretningsbrev skal skrives, ikke håndskrevet. Opret et tomt dokument og gem det til dine computerfiler.
Plads ned cirka seks mellemrum øverst på siden. Du ønsker at forlade plads øverst i dit brev til din virksomheds brevhoved, hvilket vil være, hvad brevet er trykt på. Indtast datoen langt til venstre på siden. Skriv datoen ud, f.eks. "16. september 2011", snarere end "9/16/11."
Flyt ned to mellemrum fra datoen. Indtast adressatens navn efterfulgt af hans faglige titel. For eksempel, hvis du adresserer brevet til administrerende direktør for et firma, ville du skrive "John Smith, CEO." Spring over en linje og skriv navnet på modtagerens organisation. Spring over en anden linje og medtage den komplette adresse, hvor brevet sendes til.
Indtast din hilsen to rum ned fra den indvendige adresse. Til et rutinemessigt forretningsbrev er en passende hilsen "Kære Mr. Smith" efterfulgt af et kolon.Du skal altid indeholde en personlig titel, som "Dr.", "Ms" og "Mr.", medmindre du ikke kender modtagerens køn. Hvis du er usikker på modtagerens køn, skal du holde den neutral ved at fjerne den personlige titel og bruge det fulde navn i hilsen, så det går "Kære Chris Smith."
Spring over en linje og start din krops brev. Formulér kroppen med en venstrejustering, blokeringsindstilling, så dine afsnit ser pæne ud. Skriv krop af dit brev på en kort og professionel måde. Dit hovedpunkt bør fremgå af starten. Du kan skrive, "Dette brev er som følge af fusionen mellem …" Undgå at tilføje fnug og fyldstoffer til kroppen af dit brev. Modtagere vil kun læse, hvad de behøver at vide.
Forlad en enkelt blanke linje mellem afsnit, hvis kropet af dit brev er længere end et afsnit.
Luk forretningsbrevet ved at sige "Tak", "Cordially" eller "Med venlig hilsen." Lukningen skal gå et mellemrum efter den sidste linje i din kropsafsnit. Spring over fire linjer og skriv dit navn. Det tomme mellemrum vil blive brugt til din våde signatur, når brevet er udskrevet.
Angiv eventuelle vedhæftede filer, som du vedhæfter. Spring en linje efter dit indtastede navn og skriv Vedlæg, efterfulgt af et kolon og derefter navnet på det dokument, du sender sammen med brevet.
