Arbejdspladskommunikation rettet til "fil" skal overholde processen og strukturen for stillingsfortegnelser samt basisformat for virksomhedskorrespondance. Filememoer er beregnet til at dokumentere sådanne handlinger som personaleændringer eller ansættelsesbeslutninger. De bevarer også fakta og omstændigheder i forbindelse med menneskelige ressourcer og undersøgelser på arbejdspladsen.
Adressaten
Selv om dit notat er beregnet til at dokumentere filen, kan der stadig være adressater, som direkte modtager en kopi af meddelelsen. Hvis du for eksempel dokumenterer en medarbejders fil om hendes overvejelse for en forfremmelse, kan du måske medtage den nuværende vejledende og den tilsynsførende, som hun vil rapportere i den nye rolle. Desuden skal medarbejderen få en kopi af notatet.
$config[code] not foundFølsomme oplysninger
Arbejdspladsens notater om følsomme oplysninger bør kun adresseres til dem, der har behov for at vide, og notaterne skal være tydeligt mærket "fortrolige", hvis de indeholder oplysninger, der ikke må diskuteres blandt HR og medarbejderens vejleder. I nogle tilfælde bør noterne til fil om følsomme forhold ikke placeres i en medarbejders fil overhovedet. I tilfælde af undersøgelser på arbejdspladsen, som f.eks. Seksuel chikane, går et notat til fil ind i undersøgelsesfilen og ikke medarbejderens personaledatabase.Notater til fil til undersøgelsesformål forbliver fortrolige og kun tilgængelige for personale med et behov for at vide, såsom HR-personale, virksomhedsledere og ejere eller juridiske rådgivere.
Memo Indhold
Medmindre dette notat er en del af den løbende korrespondance, skal du muligvis beskrive omstændighederne eller forklare årsagen til din dokumentation. Hvis det er et personaleforhold - bortset fra en undersøgelse - skal du starte notatet med medarbejderens navn, afdeling, stilling og ansættelseslængde. Hvis du f.eks. Opsummerer en medarbejders anmodning om overførsel, skal dit første afsnit indeholde relevante oplysninger, som f.eks. Medarbejderens stilling og den stilling eller afdeling, som hun anmodede om overførsel til. Notatet vil også indeholde detaljer om, hvorvidt hendes overførselsanmodning blev indrømmet, betragtet eller afvist.
Distribution og arkiver
Hvis du skriver til en medarbejders fil, skal en kopi af notatet gå ind i HR general correspondence file som en del af distributionslisten. Derudover modtager medarbejderen en kopi, og det gør også andre parter, der måtte være omfattet af medarbejderoplysninger, medmindre notatet er en del af en fortrolig arbejdspladsundersøgelse. I så fald bør kun HR og det personale, der arbejder med undersøgelsen, have adgang til notatet. Når filen, der indeholder notatet, sendes til dine arkiver, bevarer HR-afdelingen en kopi af notatet, der findes i afdelings generelle korrespondancefil.
