Sidste måned talte vi om vigtigheden af at tage proaktive skridt til at evaluere din virksomheds niveau af katastrofeberedskab. Udvikling af din katastrofeberedskabsplan er et kritisk første skridt, idet det at tage proaktive skridt før katastrofeangreb vil bidrage til at mindske de økonomiske konsekvenser af en katastrofe ved at hjælpe din virksomhed igen igen.
Men hvad gør du når katastrofe faktisk rammer? Hvordan kommunikerer du internt og eksternt under og efter en katastrofe?
$config[code] not foundKommunikation er nøgle
Virksomhedsejere, der beskæftiger sig med en krise, overser ofte denne kritiske del af forretnings kontinuitet. Den måde din virksomhed kommunikerer både under og efter en katastrofe vil direkte påvirke, hvor godt din virksomhed genopretter.
Her er nogle top tips til at huske på, da din virksomhed udvikler en krise kommunikationsplan:
- Udvikle og opretholde en beredskabsliste. Dette bør omfatte hjemmetelefonnumre, alternative mobilnumre, personlige e-mailadresser og kontaktoplysninger til familien. Når du bygger din liste, skal du overveje dine forskellige målgrupper, herunder kunder, medarbejdere, leverandører og dit lokalsamfund.
- Etablering af et telefonoptagelsessystem, så alle er opmærksomme på, hvem de har brug for at komme i kontakt med i kølvandet på en katastrofe. I en verden, der er så afhængig af digital kommunikation og elektronik, kan et traditionelt telefon- og tildelingssystem, der er tydeligt skitseret på let tilgængelige hardcopier, være yderst hjælpsom under en krise.
- Etablere en formel evakueringsplan og praktiser det regelmæssigt med dine medarbejdere.
- Evaluer tekst- eller email-alarmsystemer, der kan skubbe meddelelser til både medarbejdere og kunder. Hvis du finder en, der fungerer godt for din virksomhed, skal du sørge for at teste systemet regelmæssigt for at sikre, at det fungerer korrekt.
Kommunikerende klart
Katastrofeberedskabstipsene ovenfor er gode, når det kommer til, hvordan man kommunikerer, men de meddelelser, som din virksomhed kommunikerer, er lige så vigtige. Vildledende oplysninger, selv fra eksterne kilder, kan drive spekulationer om en virksomhed. Det er helt afgørende at fokusere på præcis og effektiv kommunikation til både offentligheden og dit interne publikum både under og efter en katastrofe.
Her er to bedste metoder til at overveje:
- Så godt du kan, overvåge, hvad der er sagt og skrevet om din virksomhed under og efter en katastrofe. Dette gør det muligt for dig ikke kun at overvåge men at deltage i samtalen, og det kan også give dig indsigt i styrken og svaghederne i din virksomhedsstrategi som helhed.
- Udvikle en plan for at arbejde med de lokale medier, når det er relevant. Med ordentlig planlægning kan medierne betjene din virksomhed i en støtterolle, da det virker at genopbygge efter en katastrofe. For at gøre dette lykkedes, vil din virksomhed have brug for en udpeget talsmand, der har nogle grundlæggende medietræning under hans eller hendes bælte. Alle medarbejdere skal modtage træningsmaterialer, der noterer, hvilke medarbejdere der er medieuddannet og fremhæver vigtige meddelelsespunkter, så alle - medier uddannet eller ej - ved, hvordan man kommunikerer med en konsekvent stemme og besked under en katastrofe.
Proaktiv planlægning og organiseret krisekommunikation kan gå langt for at hjælpe dig med at komme tilbage til erhvervslivet som normalt efter en katastrofe. Og selvfølgelig er det altid en god ide at gennemføre en formel debrief efter en hændelse for at evaluere de erfaringer, der er gjort, og bruge dem til at forbedre din kriseforhandlingsplan fremad.
Tornado Aftermath Photo via Shutterstock
4 kommentarer ▼
