Takket være moderne teknologi er mange kontorer nu næsten helt papirløse. Vigtige dokumenter oprettes, underskrives og sendes udelukkende online og opbevares for nem adgang fra alle parter. Selv om det er praktisk at have alle dine papirer i digital form, kan du måske ikke slippe af med din printer endnu. Vi stillede et panel af eksperter fra Young Entrepreneur Council følgende:
$config[code] not found"Masser af forretninger bliver gjort online nu, og mange dokumenter udskrives aldrig overhovedet. Alligevel er der nogle situationer, hvor en hard copy er nødvendig. Hvad er et dokument, du skal altid have en fysisk kopi af, og hvorfor? "
Erhvervsdokumenter, du skal altid udskrive
Her er hvad YEC-medlemmerne havde at sige:
1. Dine virksomhedsværdier
"At have genstande, der er trykt på papir, gør dem altid mere virkelige. Evnen til at røre og føle, kommentere eller endda smide væk gør dem alle mere virkelige. Jeg personligt gerne have dine værdier trykt og sidder på dit skrivebord eller hang på en væg for at tjene som en konstant påmindelse om hvad du er (og ikke er). "~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Kontrakter
"Den ene type dokument, som jeg tror, du altid skulle have udskrevet og gemt online, er en kontrakt. Dette er vigtige forhandlinger og juridiske dokumenter, og du ved aldrig, hvornår du skal gå tilbage og henvise til det. "~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licenser, tilladelser og "hævede forseglingsdokumenter"
"Du bør holde papirkopier af erhvervslicenser og tilladelser, fordi ofte regler kræver, at du gør det. Også fysiske dokumenter af alt med en original underskrift eller en hævet segl skal opbevares og placeres et sted sikkert. Reproduktionen af varer med sæler vises ikke korrekt i digital form og vil ikke blive betragtet som originale dokumenter af mange enheder. "~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Nødplaner
"Det er vigtigt at opretholde en fysisk kopi af alle oplysninger eller procedurer, der er nødvendige, hvis en nødsituation gør computertilgangen umulig. Dette kunne omfatte nødkontaktoplysninger, brandsikkerhedsprocedurer, kontorevakueringsprocedurer og forretningsplaner. "~ Roger Lee, Human Interest
5. Dine mål
"Jeg bruger ikke mere pen og papir. Alt er gemt på min computer eller min mobile enhed. Jeg tror også på at være grøn og skære tilbage på papir. Men hvis jeg skulle udskrive et stykke papir, ville det være mine mål. Jeg har en liste over kvartalsvise, årlige, treårige og 10-årige mål, som jeg gennemgår hver måned for at sikre, at jeg er på sporet. "~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Dit CV
"Det ene dokument, du skal altid have en fysisk kopi af, er dit CV. Det er altid godt at få dit CV med dig som reference i et interview. Det viser også, at du er forberedt og benytter lejligheden seriøst. "~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. adgangskoder
"Hold en fysisk kopi af alle relevante adgangskoder, du bruger hele dagen. Disse oplysninger skal sandsynligvis ikke opbevares overalt online, for at forhindre chancen for hacking eller identitetstyveri. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Aktiekertifikater
"Når du udsteder lager til forretningspartnere eller medarbejdere, er det vigtigt at holde en kopi og en digital kopi, hvis harddisken går tabt. Typisk vil medarbejderne få en kopi, når de har udnyttet deres mulighed for at købe aktierne. "~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Enhver fil, der er afgørende for dine operationer
"Der findes flere typer dokumenter, vi finder handy at holde på print. Disse omfatter underskrevne kundekontrakter, HR HR-filer og halvårlige anmeldelser, vores firmapolitiske håndbøger (en pr. Medarbejder), vores virksomheds kerneværdier (hængt med stolthed), visuelle dashboards til salg, vigtige kvartalsvise mål fremskridt og den krævede virksomhed, forsikring og statslige mandater. "~ Joe Beccalori, Interact Marketing
10. Betalingskvitteringer
"Mens digitale kvitteringer er gode, er det stadig godt at have mulighed for at udskrive kvitteringer, når det er nødvendigt af skattemæssige grunde eller for anden dokumentation." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Dit visitkort
"Jeg holder altid visitkort praktisk. Du ved aldrig, hvor eller hvornår du møder nogen, mens du er ude om, hvem der vil forbinde dig senere. Jeg holder 10 eller deromkring på forskellige steder, såsom min taske, jakke, bil, tegnebog, passholder, skrivebord og hjem. Sørg også for at dine kort er lige så mindeværdige som dig. Det er nemt at miste dem, så gør hvad du kan for at designe noget, der afspejler dit unikke. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
Foto via Shutterstock
4 kommentarer ▼
