Projektledelsens hellige gral: Sparer både tid og penge og viser stadig et stort projekt af høj kvalitet. Det er et mål, som alle virksomheder ønsker at opnå, men mange undlader at gøre det af mange grunde. Uanset om det er mangel på ressourcer, manglende budget eller manglende viden, tillader virksomheder, at projekter helt kan spiral ude af kontrol i omfang, budget eller på en af mange andre måder, hvor projekter ofte går ud af skinnerne.
$config[code] not foundSå lige så ofte er problemet med out-of-control projekter, og endnu vigtigere, hvad er nøglen til at forhindre det?
Hvordan et projekt bliver en albatross
For nogle få år siden gennemførte den europæiske tjenestestrategienhed en undersøgelse for at fastslå, hvor mange projekter der gik over budgettet, og hvad det kostede virksomhederne på lang sigt. Deres resultater var mere ekstreme end forudsagt:
- Samlet værdi af kontrakter - 47,65 milliarder dollars.
- Omkostningsoverskridelser udgjorde $ 14,54 milliarder dollars.
- 57% af de samlede kontrakter (105) oplevede omkostningsoverskridelser.
- 33% af de samlede kontrakter (105) led store forsinkelser.
- 30% af de samlede kontrakter (105) blev opsagt.
En lignende undersøgelse udgivet af Harvard Business Review-analyserer i alt 1.471 it-projekter - viste, at gennemsnittet oversteg 27%. Selvom det alene er væsentligt, viste undersøgelsen, at en ud af seks projekter overstiger deres budget med i gennemsnit 200% og overstiger deres tidsplaner med næsten 70%.
Hvad var årsagen til disse problemer? HBR-undersøgelsen fandt en række faktorer, der skyldtes. Men mange af dem kom ned til dårlig planlægning og manglende information. Nogle virksomheder undervurderede stort set omkostningerne og den tid, der var involveret i et givet projekt. Andre købte i deres egen marketing hype, oversimplifying hvad der var involveret og overvurderer deres egne evner.
Finde det lykkelige medium
Det skal selvfølgelig sige, at korrekt projektering er et must. Men hvad betyder det egentlig?
Selvom høje mål kan lyde godt i forslagsfasen, kan de være ødelæggende i projektets levetid. Jo større og længere projektet, desto mere plads er der for alt for høje mål at blive savnet, og projektet overskrider sine budgetmæssige og tidsbegrænsninger.
Men selv med den bedste planlægning forekommer uforudsete ting. Dette kan være alt fra en klient-anmodet omdrejning af anvendelsesområdet til uforudsete ændringer på markedet, der kræver justering.
En af de bedste måder at skære ned på overskridelse af projektomkostninger og ringe budgetplanlægning kan være ved simpelthen at spore tid og udgifter på per projektbasis for de involverede medarbejdere. Dermed får projektledere et mere præcist estimat af projektets omfang og hvad der bliver brugt i forhold til projektets tid og de faktiske udgifter til projektet. Sporingstid kan også afsløre, hvilke medarbejdere der muligvis behøver en lille knast eller mere vejledning til præcist at afslutte projektet med dygtighed.
Oftere end ikke, overstiger et projekt sine mål tidligere end senere. Desværre følger mange projektledere blint det kurs, der er skitseret og gør meget lidt analyse for at sikre, at mellemliggende mål er forenelige med budget- og planlægningsmål. Hvis du har nået 10% af projektets mål, men har forbrugt 15% af budgettet, er der ingen grund til at tro på, at tendensen vil ændre sig uden at intercedere og foretage tilpasninger. Uden at foretage tilpasninger, kan du forvente, at projektet ved 20% af arbejdet vil have forbruget 30% af budgettet og så videre. I dette tempo vil det på det tidspunkt, hvor projektet er færdigt, koste 150% af det tildelte budget.
Nogle retningslinjer at overveje
Med hvert projekt er det afgørende at have etablerede milepæle på plads for at evaluere de fremskridt, der er gjort, og se, hvordan fremskridtene stemmer overens med projektets parametre og mål. Jo tidligere dette er gjort, desto hurtigere potentielle problemer vil blive opdaget, og der kan foretages justeringer for at holde projektet på mål.
Glem ikke at forblive i regelmæssig kommunikation med medarbejderne på projektet, hvis de også har brug for lidt præcisering i hele milepæle. Dette holder ikke kun projektet på rette spor, men tilføjer også samhørighed til gruppens indsats.
Med god planlægning og flittig følge igennem kan din virksomhed undgå at være en uheldig statistik og kan opnå målet om at spare tid og penge, mens du leverer et kvalitetsprodukt eller en service.
Mød foto via Shutterstock
2 kommentarer ▼
