Ledere og ledere kan kræve assistance, når de udfører deres arbejdsopgaver, såsom etablering af salgsmøder. En højtstående eksekutiv assistent tilbyder administrativ støtte til disse fagfolk. Ifølge Diploma Guide kan uddannelseskravene til denne stilling omfatte en associerings grad. Yderligere krav kan indebære forskning evner, computer software færdigheder og interpersonelle færdigheder.
$config[code] not foundAdministrative Pligter
Executive-assistenter på højt niveau udfører rutinemæssige kontoropgaver, når de arbejder i mindre kontorer. Disse omfatter at foretage telefonopkald, undersøge gaveideer og acceptere leveringspakker. På et større kontor kan højtstående eksekutivassistenter overvåge arbejdstagere, der udfører disse opgaver, såsom receptionister.
Financial Records Management
Økonomisk regnskabsadministration omfatter opdatering af udgiftskonti, kontrol af virksomhedskredittkonti og behandling af betalingsanmodninger. Assistenten er ansvarlig for at holde disse finansielle dokumenter på et sikkert sted. Ved at udføre dette arbejde har eksekutivassistenter adgang til følsomme personlige oplysninger, som f.eks. Socialsikringsnumre, og de ser personlige oplysninger, når de arbejder med regnskaber. Diskretion er et must.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingRepræsentation på møder
Når chefer, direktører eller afdelingskonsulenter ikke kan deltage i et møde, kan den højtstående eksekutivassistent repræsentere udøvende. Disse møder kan indebære handel med leverandører, leverandører eller andre ledere. Den udøvende assistent skal repræsentere virksomheden på en professionel måde. Nogle assistenter skal løse tvister og informere udøvende, når et problem ikke løses hurtigt.
Rejse arrangementer
En assistent stiller rejsearrangementer til ledere og ledere. Dette inkluderer opkald af hotelreservationsskranke og håndtering af biludlejningsserveringer. Nogle ledere har særlige ønsker, såsom kostbehov, og assistenten skal holde styr på dem. Den højtstående eksekutiv assistent bekræfter rejseplaner og informerer direktøren.
Dokument kontrol
Kontorpapirarbejde kræver gennemgang, opdatering og arkivering. Dokumentationsoprettelse kan omfatte notater, formularer og firmafakturaer. Nogle af disse dokumenter kræver ledelsesbetegnelser, før assistenten kan arkivere dem. Executive-assistenter på højt niveau modtager træning om, hvordan forskellige dokumenter håndteres. Dokumenter opbevares i kabinetter eller overføres til en computer.
