Der er et ansvar de fleste små virksomheder ejere ville sandsynligvis gerne glemme. Men det er absolut nødvendigt, at nogen kører noget større end en enebolig. Det er dit ansvar at holde optegnelser på dine medarbejdere. Selv om dette måske ikke er den mest spændende del af driften af en virksomhed, er det vigtigt.
Arbejdsoptagelseskrav
Føderale, statslige og lokale myndigheder har alle forskellige krav, når det gælder at holde nøjagtig dokumentation om ansættelsesforhold og andre HR-funktioner for at beskytte både medarbejdere og virksomheder. Som en virksomhed kan du ikke holde disse records ved hånden, så du kan åbne for uretmæssige opsigelsesdrag eller lignende konsekvenser uden papirarbejde for at forsvare dig selv. Her er nogle af de krav, din virksomhed måske skal opfylde, når det gælder at holde medarbejderposter.
$config[code] not foundHold ansættelsesrekord i et år
Når du ansætter en ny stilling, kræver føderale lovbestemmelser som amerikanerne med handicaploven og afsnit VII dig ikke-diskriminerende i din ansættelsesproces. Så du bør beholde alle ansøgninger, genoptagelser og anden dokumentation fra ansættelsesprocessen i mindst et år efter jobbet blev udfyldt, hvis nogen af de parter, der ikke modtog jobbet, beslutter at indgive en retssag.
Bevar lønningsposter i tre år
Lønningsposter er afgørende for at sikre, at medarbejderne er rimeligt kompenseret for de timer, de har arbejdet, og for at sikre, at din virksomhed overholder eventuelle overarbejde og minimumslønkrav. Loven kræver, at du opbevarer disse journaler for ikke-fritagne medarbejdere i tre år. Men medarbejderne kan også vælge at indgive retssager, hvis de føler, at de skylder tilbage, betaler for overarbejde. Så det kan være gavnligt for dig at holde dem hånden i op til fem år efter opsigelsen.
Hold I-9 formularer i et år efter opsigelsen
I-9 formularer er nødvendige for virksomheder at vise, at de kontrollerede en medarbejder er berettiget til arbejde i USA. Ved lov er du forpligtet til at holde disse formularer i tre år efter ansættelse af en medarbejder eller et år efter en ansattes opsigelse, hvilken dato der kommer senere. Du skal også gemme disse formularer adskilt fra andre personaldokumenter.
Opbevar separationspapirarbejde i fem år efter opsigelsen
At holde papirarbejde i forbindelse med opsigelse eller adskillelse er også vigtigt, hvis du står over for eventuelle fejlagtige opsigelsesproblemer. Opbevar opsigelsesbreve og afslut interviews papirarbejde ved hånden i tre år efter at medarbejderen forlader og adskiller papirarbejde i fem år.
Opbevar FMLA Leave Reports i tre år efter opsigelsen
Family Medical Leave Act er der for at sikre, at berettigede medarbejdere modtager ubestemt orlov, hvor deres job er beskyttet i tilfælde af en medicinsk eller familie problematik. Hvis en medarbejder sender en anmodning om FMLA-orlov, skal du opbevare oplysningerne i dine optegnelser i mindst tre år efter, at medarbejderen deler måder med din virksomhed, uanset om orloven blev givet eller ej.
Hold alderspensionerne i seks år
Hvis du yder pensionsydelser til medarbejdere, bør du opbevare oplysningerne i hånden i mindst seks år efter, at medarbejderen forlader eller opsiges pr. Desuden har domstole fastslået, at det er virksomhedens ansvar at bevise, at de gav tilstrækkelig dækning og fordele i tilfælde af at en medarbejder stævner, snarere end medarbejderens ansvar for at bevise dækningen var utilstrækkelig.
Hold lægemiddelprøveoptegnelser i fem år
I nogle tilfælde kan baggrundskontrol og lægemiddelprøveoplysninger falde ind under standarden for andre ansættelsesoplysninger. Men hvis jobbet er relateret til transport, er du forpligtet til at føre optegnelser over eventuelle lægemiddelprøver udført i fem år som en del af Transportafdelingens sikkerhedsbestemmelser.
Hold medarbejderskatteoplysninger i fire år
Når det drejer sig om skatter relateret til medarbejdere, anbefaler IRS at holde journaler til rådighed i fire år i tilfælde af revision. Dette bør omfatte alle lønninger, pensionsydelser, tipoplysninger, W-2 og W-4-formularer og andre relaterede oplysninger.
Hold medarbejderens sundheds- og sikkerhedsoplysninger i fem år
Arbejdsmiljøloven kræver, at du tager og registrerer eventuelle personskader og sygdomme, der er opnået på arbejdspladsen, med en kort beskrivelse og andre relevante oplysninger. Dette skal sikre medarbejderne et sikkert arbejdsmiljø, og at eventuelle problemer håndteres i overensstemmelse hermed.
Hold arbejdsløshedsforsikringsinformation i op til syv år
Arbejdsløshedsforsikringskravene varierer efter stat. I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at opbevare disse optegnelser i mellem fire og syv år. Specielt kræver Washington D.C. virksomheder at beholde disse registre i syv år.
Opbevar kontrakter i op til fem år
Hvis du arbejder med uafhængige entreprenører eller tredjeparter, skal du muligvis også opfylde nogle krav til registrering af statslige krav. I Virginia er virksomheder forpligtet til at holde kontrakter på hånden i fem år efter en aftale er indgået. Og nogle andre stater har også tilsvarende krav på mellem tre og fire år.
Foto via Shutterstock
2 kommentarer ▼
