Optagelsen er en vigtig del af mange forretningstyper i dag. Uanset om du arbejder på et læge kontor, universitet, advokatfirma eller anden institution, er det ofte et heltidsjob i sig selv at administrere de former, der holder disse virksomheder i gang. Til tider kan mængden af papirarbejde, der genereres af organisationen, forekomme overvældende. Fælles problemer i forbindelse med rekordstyring kan lindres ved at have systemer til rådighed til at håndtere dem.
$config[code] not foundMistede Records
Tabte registreringer kan variere fra en mindre ulempe for virksomhederne til et enormt besvær, der tager måneder eller endog år at løse. For eksempel, hvis kunderne regelmæssigt anmoder om dokumenter fra firmaet, og du ikke kan levere dem rettidigt (eller slet ikke) risikerer du tabet af deres forretning i fremtiden. Hvis vigtige registreringer er nødvendige for en juridisk sag, som f.eks. At forsvare selskabet mod en retssag, kan det ikke koste store beløb, eller endda betyde opløsningen af virksomheden helt. En måde at undgå at miste optegnelser på er at have en detaljeret organisations- og oplagringsproces.
Optagelsesorganisation
Korrekt filorganisation er en af hjørnestenene i god rekordstyring. Virksomheder organiserer typisk filer kronologisk efter år og derefter alfabetisk efter kundens navn. Ud over hardcopier af firmaets arkiver er elektronisk lagring en levedygtig mulighed, der sparer både plads og tid, som din virksomhed kan sætte til andre anvendelser. Men selvom du vælger at gemme størstedelen af værdifulde filer på din organisations computere, har du fået plads i lagringsplads og organisation. Originaldokumenter, som dem med notariserede underskrifter, skal ofte opbevares i et vist antal år eller til tider ubestemt tid.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingOptag opbevaring
Afhængigt af den type virksomhed, som du opbevarer, samt hvor længe virksomheden har fungeret, kan du finde dig selv uden at have plads til alle arkivskaberne, der er værd at have formularer, du skal beholde. En potentiel løsning på dette problem er ikke at holde nogen fremmede optegnelser. Overvej hvor længe din virksomhed virkelig skal have disse formularer til rådighed. For føderale skatteformål kan hovedparten af dokumenterne bortskaffes efter en bestemt periode, som angivet af Internal Revenue Service (IRS), afhængigt af typen af returneret (se afsnittet Ressourcer). Forskellige virksomheder, såsom juridiske og medicinske kontorer, er forpligtet til at opbevare klientoplysninger i kun et bestemt antal år afhængigt af den tilstand, hvor de opererer. En anden løsning er at gemme optegnelser på et separat anlæg, som f.eks. En udlejningsenhed. På denne måde optager de ikke værdifuldt plads i din virksomheds lokaler, som du kan bruge til at drive organisationen. Husk dog, at sådanne enheder kan være dyre afhængigt af antallet af poster, du skal gemme.
