Hvordan små virksomheder bruger webapplikationer - og hvad man skal se efter

"For tyve år siden, da du etablerede en lille virksomhed, var du nødt til at gå og købe en personlig computer eller en lille server … og du skulle have en it-professionel, og du var nødt til at køre den internt.

Det rigtige for en lille virksomhed at gøre nu er at ikke have nogen computere undtagen de ting, der er på folks stationære computere og på deres smartphones … og gør alt i skyen. … Komponenterne ville være et e-mail-system, et kalender system, et salgsautomat automationssystem, og derefter de ting, der er lodrette for uanset deres forretning er. "

Disse bemærkninger fanger de grundlæggende ændringer, som små virksomheder går igennem, inden for det sidste årti. I stigende grad overgår vi små virksomheder vores computerbehov til en "cloud computing" -model. Selvom jeg ikke tror det er muligt for alle små virksomheder at fjerne lokale servere og bruge software, der er helt i skyen, som Schmidt foreslår, er det en ting klart: gradvis år for år er vi på vej i den retning.

I dag kan du ikke kun få email- og kalenderapplikationer "i skyen", men du kan finde et hvilket som helst antal andre forretningsapplikationer:

• oprettelse af dokumenter, regneark og præsentation
• HR og lønprogrammer
• lagerstyring
• regnskab
• fakturering og betalingsanmodninger
• e-mail marketing tjenester
• projektstyringsapps
• CRM-software
• helpdesk
• og meget mere

Faktisk lister Small Business Web på 26 forskellige kategorier af web-baserede softwareapplikationer i sin katalog med næsten 200 apps til små virksomheder.

Fordele ved Cloud Computing

Væksten i cloud computing er en konkret positiv for små virksomheder på grund af nøglebesparende fordele.

Normalt er der ingen større up-front udgift i form af en voldsom software licens. I stedet betaler du et meget mindre månedligt servicegebyr. Dette giver dig mulighed for at sprede dine omkostninger og lette dit pengestrømme.

Du er også lettet over kompleksiteten og omkostningerne ved at indlæse og vedligeholde software på dine egne computere. Alt du behøver er computere til slutbrugere at få adgang til applikationen med en internetforbindelse og en webbrowser. Og da du ikke behøver at vedligeholde softwaren internt, kan du komme videre med et mindre IT-personale (eller måske få uden intern IT).

Hvad skal man overveje, når du vælger en Cloud App

Men som mere software flytter til skyen, tager visse overvejelser større betydning. Her er 3 ting at overveje, når du vælger web-baserede software applikationer

(1) Integrerer softwareapplikationen med anden software eller apps vi har? - De fleste apps har tendens til at gøre et smalt sæt funktioner. Hvis du forsøger at automatisere hele din virksomhed eller automatisere en proces fra ende til ende, skal du sandsynligvis samle flere software apps fra forskellige udbydere. Hvis online-softwaretjenesterne ikke interopererer med hinanden, kan du og dine medarbejdere ende med at gøre manuelt arbejde for at flytte data fra et system til et andet via regneark eller ved at indtaste de samme oplysninger i flere systemer. Eller du bliver nødt til at gå gennem bekostning af at betale for softwareudvikling for at gøre forskellige pakker interopereret.

Small Business Web hjælper med noget af dette problem. I sin mappe angiver det, hvilken software apps integreres med andre software apps. Det angiver også, om der er en offentliggjort API - på den måde, hvis du skal kode nogle software for at flytte data fra en app til en anden eller lave to softwarepakker, bliver opgaven nemmere, billigere og hurtigere.

(2) Hvor sikre er vores data? - Med web-baserede softwaretjenester sidder dine data i applikationerne på en server et eller andet sted "i skyen". Med andre ord vil dine data være i hænderne på et andet firma. Spørg firmaet, hvad de gør for at holde dataene sikre og private.

Det er et vigtigt spørgsmål at spørge, men svært at få svar, du kan bekræfte. En måde at tilfredsstille dig selv på er at søge på Google for at se, om der har været offentlige rapporter om sikkerhedsbrud, der involverer virksomheden. Overvej også størrelsen af ​​softwareleverandøren. Store virksomheder har en tendens til at have revisions- og forsikringskrav, der tvinger dem til at vurdere deres processer og indføre sikkerhedsforanstaltninger mod overtrædelser af data. Små udbydere og startups kan have løsere (eller ikke-eksisterende) politikker og procedurer til håndtering af dine data.

(3) Vil sælgeren være i lang tid, og fortsætte med at støtte og forbedre appen? Dette er vigtigt at bede om software, men det tager ny mening, når et firma har dine fortrolige data. Du skal have en vis sikkerhed for kontinuiteten med softwaren, så du ikke oplever forstyrrelser i din virksomhed. Se på sælgerens track record. Hvor længe har sælgeren eksisteret? Hvis der er et produktforum eller kundefora, er der mange uløste klager? Er der tegn på løbende forbedringer? Undersøg, inden du forpligter dig, da det kan være sværere at skifte senere.