Kontorpersonale yder assistance til kontorarbejdere. De opretholder optegnelser og arkiveringssystemer og har ofte ansvaret for dataindtastning.De kan opretholde en database over kunder eller lager og producere korrespondance til mailing, og de læser og videresender mail til den korrekte afdeling. Det overordnede mål for enhver kontoradministrator er at gøre deres vejleders job lettere.
Database Management
En kontoradministrationspersonale forventes normalt ikke at opbygge en database, men det vil være nødvendigt at indtaste detaljer og være i stand til at oprette poster, der opfylder visse kriterier i et øjebliks varsel. De skal også udarbejde rapporter baseret på databaseoplysninger. Disse rapporter sendes normalt til ledende medarbejdere eller præsenteres i en konference.
Forbereder Korrespondance
Korrespondance kan være et individuelt brev eller et nyhedsbrev beregnet til alle kunder. Office administration personale skal udarbejde notater og meddelelser og sende dem til alle medarbejdere. Office administration personale forventes at beskæftige sig med e-mail henvendelser og enten svar videresende e-mail til den relevante afdeling.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingPlanlægning
Booking aftaler, planlægning af konferencer og informering af skemaets personale traditionelt betød at skrive alle aftaler i en central dagbog og sende ugentlige eller daglige opdateringer til personalet. Nu er de fleste planlægninger afsluttet elektronisk med datahåndteringsprogrammer som Outlook, iCal eller Eudora. Dette gør det muligt for en kontoradministrativ medarbejder at opdatere og offentliggøre flere kalendere elektronisk. Dette gør det muligt for andre medarbejdere at kontrollere kalendere samtidig og foretage justeringer efter behov.
Besvar telefoner
Kontoradministrationspersonale besvarer telefoner og enten håndtere kunder eller overføre dem til en afdeling, der er bedre egnet til at besvare deres forespørgsler. Det er også pligt for office administration personale at registrere detaljerede meddelelser sammen med eventuelle kontaktoplysninger af den, der ringer op.
