Hvad du skal vide om nye overtidsregler: 9 Point Checkliste

Den 18. maj meddelte US Department of Labor (DOL) endelige opdateringer til Fair Work Standards Act's "white collar" overtid fritagelser.

De nye overarbejde regler (den såkaldte "endelige regel") øger den løntærskel, der er nødvendig for at kvalificere sig til overarbejde fritagelse fra $ 455 pr. Uge ($ 23.660 pr. År) til $ 913 pr. Uge ($ 47.476 pr. År.) Og påvirker 4,2 millioner arbejdstagere.

Desuden vil det samlede årlige kompensationsbehov, der er nødvendigt for at imødekomme den højst kompenserede medarbejderfritagelse (HCE), stige fra $ 100.000 om året til $ 134.004.

$config[code] not found

Enhver virksomhed, der beskæftiger arbejdstagere med løn under den nye tærskel, skal overveje deres bedste handlingsplan eller overveje at betale tusinder i højere løn. De kunne også være genstand for retssager fra medarbejdere for manglende overholdelse af reglen. Ingen virksomhed er fritaget uanset størrelse.

Ud over ændringerne i løntærsklen vil de nye overarbejde regler:

Opdater automatisk løntærsklen hvert tredje år baseret på lønvækst over tid, øget forudsigelighed;

Styrkelse af overtidsbeskyttelse for lønmodtagere, der allerede har ret til overarbejde
Lønbasisprøven ændres for at give arbejdsgiverne mulighed for at anvende ikke-skønsmæssige bonusser og incitamentsudbetalinger (herunder provisioner) for at opfylde op til 10 procent af det nye standardlønniveau.
Giv større klarhed for arbejdstagere og arbejdsgivere.

Den endelige regel træder i kraft den 1. december 2016.

Med hensyn til ændringerne sagde Mike Trabold, direktør for overholdelse af Paychex, en HR-teknologitjenesteudbyder, i en telefoncentral med Small Business Trends, at:

"Historisk set var der en langvarig løntærskel på 23.660 USD om året for enkeltpersoner i bestemte jobkategorier (herunder ledende, administrative og professionelle). Hvis du havde en ansat i en af disse kategorier … der overstiger denne tærskel, behøvede du ikke at betale det individuelle overarbejde, hvis den pågældende var en fritaget medarbejder.

"Hvad der skete i årenes løb, var en stigende bekymring for mange af medarbejdernes advokatgrupper, at antallet af $ 23.660 var for lavt - og de praktiske konsekvenser af det var, at du havde folk, der måske havde været leder i en restaurant, der tjente $ 25.000 om året. Men fordi de var udpeget som fritaget, var de ikke berettiget til overarbejde. Så vi havde folk, der arbejder 50-60-70 timer om ugen og ikke berettiget til overarbejde. "

$config[code] not found

For at imødegå advokatgruppens bekymringer rejste Obama-administration lønttærsklen til 47 476 dollars om året, mere end det dobbelte af den eksisterende grænse, sagde Trabold.

Betalingsmuligheder for medarbejdere efter nye overgangsregler ændres

Arbejdsgiverne har nogle beslutninger at træffe når det gælder betalende medarbejdere under de nye overarbejde regler, ifølge Trabold.

"Den øvelse, som mange arbejdsgivere går igennem nu, er, at de har folk i den grænse mellem, hvad det for øjeblikket var og hvad det vil være nu," sagde han. "De bliver nødt til at træffe beslutning om, hvorvidt de skal øge lønnen for disse personer over kr. 47.476 tærsklen, så de ikke vil være berettiget til overarbejde, eller de bliver nødt til at udpege dem som timelønner og betale dem for overarbejde, hvis de arbejder over 40 timer om ugen. "

At begrænse medarbejdere til ikke mere end 40 timer om ugen kan være udfordrende og resultere i tab af produktivitet, sagde Trabold.

"Det har potentielt indflydelse på arbejdsgiveren, fordi mange mennesker, der for øjeblikket er fritaget fra et praktisk synspunkt, arbejder mere end 40 timer om ugen," sagde han. "Du kan have en arbejdsindsats, der for øjeblikket bliver færdig, at du bliver nødt til at finde ud af, hvordan man skal tage fat på, når de nye regler træder i kraft."

9 måder arbejdsgivere kan forberede sig på den endelige regel

Trabold leverede følgende tjekliste for at hjælpe arbejdsgiverne til at forberede sig, inden de nye overarbejde regler træder i kraft 1. december 2016.

1. Bestem den endelige regels indvirkning på din virksomhed

Arbejdsgiverne skal blive bekendt med reglerne for at bestemme deres overarbejde.

Trabold sagde, at nylige undersøgelser foretaget af Paychex fandt, at en ud af fem arbejdsgivere ikke var klar over den endelige regel, og 55 procent troede ikke, at det var tilfældet for dem.

2. Gennemføre en revision

Gennemføre en revision af de medarbejdere, som sandsynligvis vil blive påvirket. Trabold rådede med en grundvurdering af nuværende medarbejdere, fritaget status og kompensationsniveauer.

Medarbejdere, der i øjeblikket er klassificeret som fritaget for overarbejde i Fair Labor Standards Act, skal opfylde opgaverne test for deres fritagelse samt løntærsklen.

"Arbejde med dine regnskabs- og HR-hold til at gennemgå din lønningsliste og identificere fritagne medarbejdere med nuværende lønninger under eller meget tæt på de nye foreslåede tærskler," sagde Trabold.

3. Spor fritaget ansattes tid

Arbejdsgivere skal begynde at spore deres fritagne medarbejderes timer - dem, der gør under tærsklen på 47 476 dollars. Det er kritisk, at arbejdsgiverne har nøjagtige timedata og et klart revisionsspor for, hvornår deres medarbejdere har arbejdet for nogle få grunde.

"Der vil være mange arbejdsgivere, der for at styre denne udgift vil bevæge folk, der for øjeblikket er fritaget for timeløn," sagde Trabold. "Det kan give meget mening med hensyn til at styre økonomien, men vil gøre det vigtigere, selvfølgelig, da de nu er timelønnede, for meget præcist at spore deres tid og de timer, de arbejder, så de betales korrekt. ”

Trabold sagde også, at arbejdsgiverne skal følge de fritagede medarbejdere til at arbejde hjemmefra efter timer, da det også ville være kompensabelt.

4. Bestem hvilke medarbejdere der skal overgå til ikke-fritaget status

Når arbejdsgiverne har identificeret de fritagne medarbejdere, som vil blive påvirket af reglen, skal de beslutte, om de skal forhøje deres lønniveau for at opretholde fritaget status eller overføre medarbejderen til ikke-fritaget status.

"Arbejdsgivere, der vælger at overføre medarbejdere til en ikke-fritaget status, skal fastsætte grundlaget for løn (timeløn eller løn) og sikre, at de opfylder minimumslønkravet for det antal timer, som medarbejderen forventes at arbejde," sagde Trabold. "De bør også overveje, hvorvidt overarbejde vil være nødvendigt og tilladt. Konsistens er afgørende for at mindske udsættelsen af diskriminationssager. "

5. Udvikle en plan

"Se på dine historiske overarbejde betalinger og afgøre, om dine omkostninger sandsynligvis vil stige som følge af arbejdstimer," sagde Trabold. "Udfør nogle scenarier planlægning med dine rådgivere og spørg følgende spørgsmål: Skal du øge dine budgetter for væsentlige medarbejdere? Skal du overveje at ansætte flere medarbejdere eller revidere din kompensationsmodel for bestemte medarbejdere? "

Når man ser på virkningerne af de nye regler på virksomhedens finansielle billede, vil arbejdsgiverne i en bedre position kunne tage den mest hensigtsmæssige form for handling, sagde han.

6. Opdater timeplanlægningspolitikker

Opdatering af krav til registrering og procedurer kan være kritisk for at sikre fuld overensstemmelse, ifølge Trabold.

"Gennemgå dine tidsporingsmetoder og vurder, om der er behov for mere automatisering," sagde han. "Skal den nye regel betydeligt påvirke antallet af medarbejdere, der har brug for at spore deres arbejdstimer, kan en alternativ metode til sporing, som f.eks. Tid og tilstedeværelsessoftware, bedre passe til dine behov."

Trabold viste, at det også var vigtigt at etablere klare, skriftlige medarbejderpolitikker til optagelse af arbejdstid og overarbejde.

7. Udvikle uddannelsesprocedurer

Arbejdsgivere skal uddanne medarbejdere på selskabets tidsmæssige og overtidsgodkendelsesprocedure efter opdatering af journaler og overarbejde.

8. Opret en kommunikationsplan

Den nye regel om overtidsbetaling forventes at påvirke et betydeligt antal virksomheder i år. For at bekæmpe de spørgsmål eller bekymringer, der opstår, rådede Trabold med at udvikle en kommunikationsplan for annoncering af ændringerne internt.

"Virksomheder bør tydeligt kommunikere ændringer i politikker og procedurer med medarbejderne, så sørg for, at der er meget gennemsigtighed om eventuelle ændringer og hvad der er nye forventninger til medarbejdere," sagde han.

9. Start forberedelsen nu

Arbejdsgivere med medarbejdere, der kan blive berørt, bør tage initiativ til at evaluere virksomhedens stående, se på, hvordan forskellige scenarier vil påvirke deres bundlinje og bestemme, hvordan de vil bevæge sig fremad, så man undgår lønskader og andre problemer.

"Arbejdsgiverne skal begynde at lave planer nu for at sikre, at de forstår, hvad de fastsatte regler indebærer, fordi gennemførelsesdatoen ikke er meget langt væk," sagde Trabold.

Han rådgav, at arbejdsgiverne overvejer at arbejde en professionel HR-konsulent eller kompensationspartner for bedre at forstå, at den potentielle virkning af reglen ændres og deres muligheder går videre.

Udskrive denne nye overtidsregler tjekliste for at holde de vigtigste overvejelser top-of-mind:

Hent det nu!