Notatet er en af de mest almindelige måder at kommunikere med dine kolleger og overordnede på. At få dit punkt på en klar og præcis måde og bruge den korrekte tone er de vigtigste ting, der skal tages i betragtning, når du skriver et notat. Nogle gange vil tonen du bruger på inter-office-notater ændres afhængigt af den person, du skriver til, men notater til afdelingsledere skal altid holde en seriøs og respektfuld tone.
$config[code] not foundOpret din overskrift. Overskriften til et notat er en fire-linjers sektion, der indeholder en "til" -linje (skriv navnet på din afdelingsleder og hendes jobtitel), en "fra" linje (dit navn plus din titel), en "datolinje" og en "emne" linje. Alle notater bruger denne type overskrift.
Skriv åbningen til dit notat. Dette er et overblik over, hvad notatet handler om. Fortæl hvorfor du skriver notatet, en bestemt handling, som dit notat antyder, og sammenhængen med det, der førte dig til at skrive dit notat i første omgang.
Skriv kroppen af dit notat. Det er her, du beskriver på de oplysninger, du rørte ved i åbningen. Du vil gerne medtage oplysninger, der understøtter hovedformålet med dit notat.
Skriv en lukning. Et notat, der afsluttes kortfattet, opsummerer notatet samt drøfter muligheden for et opfølgningsmøde.
Tilføj eventuelle vedhæftede filer. På mailede notater kan du vedhæfte alle nødvendige materialer elektronisk. På papirnotater vil du fysisk vedhæfte ekstra materialer. Sørg for at nævne dine vedhæftede filer et eller andet sted i dit notat. Du kan medtage en vedhæftede sektion i slutningen af notatet, hvis du ønsker det.
Tip
Nogle notater kan være meget korte. Lad den specifikke situation diktere, hvor meget du skriver. Husk altid dit publikum, når du skriver notater. I dette tilfælde er publikum dit afdelingsleder. Skriv ikke noget, du ikke ville sige til en af dine overordnede.
