Arkiveringssystemer etablerer kontorprocedurer, der organiserer information i overensstemmelse med ensartede regler, der gør det nemt at finde oplysninger. Arkiveringssystemer organiserer dokumenter, som andre personer og organisationer sender til virksomheden, fortegnelser over virksomhedens interne aktiviteter og optegnelser over oplysninger, som virksomheden sender til andre virksomheder og enkeltpersoner.
Indbakke og Udbakke
Udbakken indeholder udgående dokumenter, inden de distribueres. Udgående dokumenter omfatter udgående mail, faxer eller dokumenter til at scanne og sende e-mail til enheder uden for organisationen. Indbakken indeholder indgående dokumenter, inden de indleveres eller distribueres internt. Disse dokumenter indeholder notater; dokumenter, der beskriver et nyt projekt, initiativ eller klient og dokumenter, der kommer i posten. Nogle indbakke har to sektioner. Én sektion indeholder dokumenter, der har eksisterende filer, og et andet afsnit indeholder dokumenter, der har brug for en ny fil.
$config[code] not foundFiler og kategorier
Filer er mapper, der indeholder oplysninger, der hører sammen i henhold til navn, dato, emne, placering, projekt eller andre data. Flere filer er grupperet efter kategorier. Ofte er disse kategorier tildelt en farve og farvekodede mapper eller klistermærker bruges til nem henvisning til disse kategorier. Arkiveringssystemer etablerer den logiske placering af individuelle filer inden for en kategori. For eksempel kan en læge kontor have farvekodede kategorier, der svarer til hver bogstav i alfabetet for patientens efternavne. Andre arkiveringssystemer arrangerer filer efter emne, numeriske, geografiske og kronologiske kategorier og stillinger.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingKorrespondance
Indgående mail gemmes i filer, der vedrører oplysningerne på dokumenterne. Virksomheder sætter kopier af svar på indgående mail i samme fil som de oprindelige indkomne dokumenter. Nogle virksomheder stempler fotokopier af færdige svar for at skelne dem fra svar, der endnu ikke er leveret. På samme måde gemmes fotokopier af udgående dokumenter i filer, der vedrører oplysninger om dokumenterne, og gemmes i samme fil som ethvert svar, som virksomheden modtager til disse dokumenter.
Intern distribution
Indbakken indeholder dokumenter, der distribueres i en organisation, herunder mail til individuelle medarbejdere, notater og andre fysiske dokumenter, som de enkelte medarbejdere modtager. Interne indbakke dokumenter distribueres til medarbejdere ved at placere dokumenterne i medarbejdernes drop-boxes og undertiden ved at scanne eller faxe dokumentet til eksterne medarbejdere.
Filing Key
Hvis der ikke findes en eksisterende fil, der logisk svarer til et nyt dokument, oprettes der en ny fil for at gemme den. Ligeledes oprettes en ny kategori til et nyt dokument, hvis der ikke findes nogen eksisterende kategori, der passer til dokumentet. Filnøgler giver et indeks for et arkiveringssystem. Filnøgler lister og kodificerer alle kategorierne i et arkiveringssystem, og angiver, hvordan oplysninger er organiseret inden for hver kategori. Når en ny kategori oprettes, opdateres filnøglen og distribueres til resten af personalet eller vises på et centralt referencepunkt.
