Et memorandum eller et notat er et dokument, der bruges til at kommunikere i en organisation. Denne type dokument kommunikerer normalt problemer eller meddelelser til organisationsmedlemmer, overtaler andre til at gribe ind eller beder om tilbagemelding. Notater er nødvendigvis korte og koncise og følger et bestemt format. Næsten alle fagområder bruger memoer til at kommunikere; at lære at skrive en er ofte vigtigt for professionel succes.
$config[code] not foundSkyd den generelle ide om dit notat og din målgruppe, før du skriver det faktiske dokument. Målgruppe overvejelse er meget vigtigt, når du skriver notater. For eksempel, hvis et problem kun indebærer en lille gruppe mennesker, skal du ikke henvise notatet til hele organisationen. Overvej det sprog, der passer til publikum som helhed. Du ønsker måske at kommunikere en besked anderledes end overordnede end underordnede.
Udfyld dit overskriftsafsnit. Alle notater skal have de samme afsnit. For det første vil "Til" sektionen indeholde modtagerens navn. For eksempel vil "Til: John Smith" eller "Til: Smith Co. Staff" arbejde i en "Til:" linje. Under linjen "Til:" skal du udfylde en "Fra:" linje med dit navn i den. Lige under linjen "Fra:" indgår en "Dato:" sektion med den dato, hvor notatet er skrevet. Måneder forkortes ofte; Februar bliver "Feb." Til sidst skal du indeholde en "Subject:" linje med en bestemt titel, der angiver, hvad notatet handler om.
Skriv din besked næste; mål ikke mere end en side. Din første sætning skal tydeligt angive formålet med og sammenhængen i notatet. Herefter skal du forklare baggrunden for begivenheden, situationen eller omstændighederne for emnet i notatet kort. Følg, forklar præcis, hvad du vil eller forventer af dem, der modtager notatet. Hvis dit notat er nødvendigvis længere end en side, skal du muligvis medtage et kort sammenfattende afsnit i slutningen af beskeden for klarhedens formål.
Luk med en høflig slutning. Sørg for at takke modtagerne for deres tid ved at læse notatet og invitere diskussion eller kommentarer om indholdet af notatet selv.
Medtag en "Vedhæftet:" linje efter lukningen, hvis du skal vedhæfte yderligere dokumenter med notatet. Beskriv kort titlen på vedhæftede filer i denne linje, f.eks. "Vedhæftet: Genoptag".
Gennemgå dit notat for at skære alle oplysninger, der er overflødige og forenkle ordrige sætninger. Formålet med notatet er briefness.
Tjek dit memo for stave- og grammatikproblemer. Notater anses normalt for at være faglige dokumenter. Careless fejl og uopmærksomhed til grammatik kunne afspejle dårligt på forfatteren.
