En af de mest stressende tider for de fleste små virksomhedsejere er, når pengestrømmen bliver stram, fordi betalinger ikke kommer ind fra kunderne. Ikke nødvendigvis, at din virksomhed ikke har bevæget sig glat, men fordi dine kunder ikke betaler i tide.
I denne vejledning til fakturering og ved at blive betalt ønsker vi at dele med dig nogle bedste metoder til fakturering af dine kunder. Derudover vil vi dele måder at sikre, at du bliver betalt i tide (eller så tæt som muligt), så du ikke behøver at bekymre dig om cash flow.
$config[code] not foundBrug fakturering software
Brug af fakturering software som Hiveage har flere fordele for din virksomhed. Til at begynde med viser det dine kunder, at din regnskabsproces er professionel og organiseret. De vil også vide, at de ikke vil kunne glide gennem revnerne og savne en betaling.
Når du er færdig, kan du nemt holde øje med særlige kampagner, der tilbydes bestemte kunder, hvor hurtigt eller langsomt kunderne har en tendens til at betale, hvilke fakturaer der skal forfalde, og meget mere.
Du kan også køre detaljerede rapporter, der kan hjælpe dig, når kunderne er interesserede i deres fakturering versus betalingshistorik. Du kan også køre disse rapporter, når kunder protesterer over mængden af produkter eller tjenester, de har modtaget i forhold til de beløb, de er blevet faktureret.
Diskuter fakturering detaljer ved Start
Når du begynder at arbejde med en ny kunde, er det godt at få fakturering detaljer bekræftet så tidligt som muligt. Nogle kunder vil standse på en faktura betaling simpelthen fordi en ting, som et købsordrenummer mangler. Her er hvad du skal etablere lige fra starten for at sikre en vellykket fremtid med fakturering.
Har din kunde brug for din W-9 i starten af arbejdet sammen? Har din kunde et bestemt projektnavn eller postnummer på hver faktura? Har din kunde flere forretningsadresser og har brug for en bestemt på fakturering for korrekt routing? Find disse ting, så de ikke har en legitim undskyldning for at forsinke betalinger.
De fleste kunder har det fint at blive faktureret online via email. Men nogle vil stadig have, at den pågældende kopi kommer i posten. Sørg for at sende din faktura i overensstemmelse hermed.
Forskellige kunder har forskellige regler for fakturering. Nogle fakturaer skal gå til firmaets ejer til godkendelse, og derefter vil nedslippe til regnskab. Andre skal gå til regnskab med en CC til projektleder du arbejder med, så de kan sende deres OK til regnskab.
Lejlighedsvis har du en kunde, hvor fakturaen skal sendes som PDF til en person til godkendelse. Derefter skal det sendes til en anden person til godkendelse. Endelig skal den sendes til en ekstern regnskabsafdeling elektronisk.
Find ud af, hvad processen er for din kunde og følg den i overensstemmelse hermed.
Angiv klart dine vilkår
Overraskende nok angiver nogle mennesker ikke betalingsbetingelser. De forlader bare standard ved modtagelse på fakturaen. Hvis dine betalingsbetingelser ikke skyldes ved modtagelse, skal du ændre dem på din faktura i overensstemmelse hermed. Ellers vil folk antage, at du ikke ændrede betalingsbetingelserne fra standardindstillingen og udarbejder deres egne betalingsbetingelser.
Tale af betalingsbetingelser, en måde at sikre, at du bliver betalt, før du gør arbejdet eller sende produktet, er at tilbyde en rabat for forudbetaling. Dine kunder vil elske chancen for at spare lidt, og du vil elske det faktum, at du ikke behøver at bekymre sig om at blive stivet.
Angiv klart, hvornår man kan forvente faktura
Lad dine kunder på forhånd vide, at du typisk fakturerer i slutningen af måneden, første i måneden, midten af måneden, ugentlig, hver uge eller når et projekt er færdigt. På den måde ved de, hvornår de kan forvente at modtage din faktura og forhåbentlig være på udkig efter det.
Tilbyder mere end en måde at betale
Bare fordi 90 procent af dine kunder bruger PayPal eller betaler online betyder ikke den anden 10 procent vilje. Ved at lade dine kunder betale med kreditkort eller checke, vil du være i stand til at fjerne de fleste betalingsbelastninger for de fleste af dine kunder.
For at sikre, at dine kunder kan betale den måde, de vil have, skal du inkludere din postadresse på fakturaen og aktivere yderligere betalingsmuligheder for at de kan betale online uden for PayPal.
Gode kreditkortbehandlingsalternativer til PayPal inkluderer Stripe, Braintree og Authorize. Alle tre har lignende priser på 2,9% + $ 0,30 pr. Transaktion. Yderligere gebyrer omfatter følgende.
- Braintree opkræver ikke transaktionsgebyrer på de første 50k, der behandles gennem dem. De opkræver yderligere 1% for internationale valutatransaktioner.
- Braintree og Stripe opkræve et gebyr på $ 15.
- Stripe opkræver yderligere 2% for internationale valutatransaktioner.
- Godkend gebyrer en $ 49 opsætningsgebyr, $ 25 månedlig gateway gebyr, 1,5% vurdering gebyr for internationale transaktioner og $ 25 tilbageførselsgebyr.
Så hvordan vælger du? Her er nogle spørgsmål at spørge om din virksomhed.
- Ønsker du at acceptere betalinger via telefon eller på din mobilenhed personligt?
- Vil du kun acceptere standard kreditkortbetalinger (Visa, Mastercard, Discover, AMEX osv.) Eller vil du også acceptere nyere betalingsmetoder som Apple Pay, Bitcoin eller Venmo?
- Har du brug for abonnementsfakturering? Split betalingsmuligheder?
- Har du kunder over hele verden og i lande, der ikke kan bruge PayPal?
Når du har svaret på disse spørgsmål, skal du være i stand til at matche betalingsprocessorernes funktioner med dine behov for at afgøre, hvilket er rigtigt for din virksomhed.
Bemærk også, at hvis du har kunder, der ikke betaler via PayPal, fordi de har noget imod PayPal, kan de måske ikke lide Braintree, heller ikke siden Braintree er erhvervet af PayPal.
Bekræft, at du sendte fakturaen
Du ved, at du kan stole på din faktureringssoftware. Så du gør ikke nødvendigvis dette, fordi du ikke tror på din software, men mere for at få den første påmindelse om at ja, du har sendt din faktura.
Når du har sendt en faktura til en førstegangskunde, skal du sende en e-mail til den person, der skal modtage fakturaen, og alle, der skal kopieres til den, som du netop har sendt i din faktura. Det kan medtages som en uformel omtale, der følger med dine projektopdateringer.
Det behøver du normalt kun at gøre med førstegangskunder eller kunder, der er rutinemæssigt forsinkede med betalinger. Med førstegangskunder kan du sikre dig, at faktureringsoplysningerne er korrekte.
Send Gentle Reminders
Ikke alle vil betale 100% til tiden. Nogle mennesker vil legitimt være så optaget, at de uforvarende glemmer din faktura. I starten ønsker du at antage, at din faktura er blevet glemt ved en fejltagelse, og rammen dine påmindelser i overensstemmelse hermed.
Når du sender en faktura tilbage, indeholder nogle gode måder at henvende sig til en faktura påmindelse til, herunder nogle ordlyd for særlige situationer.
- Jeg har bemærket, at du ikke har set min faktura endnu. Bare hvis det ikke kom korrekt, sender jeg det igen. Jeg vedlægger også en kopi via PDF i en separat email. Du ved aldrig med e-mail-spamfiltre i disse dage.
- Jeg ved, at du har været travlt med den nye projektlancering for nylig. Bare hvis det blev begravet i din indbakke, her er min faktura for sidste måneds arbejde.
- Jeg håber du har haft en god tur! Jeg ved, du har sikkert fået meget at indhente, så jeg ville sørge for at dette var øverst på listen, da det har været 30 dage.
- Dette er bare en venlig påmindelse om min faktura fra sidste måned. Tiden flyver, men da det har været 30 dage, troede jeg, jeg ville fortælle dig det.
For det meste bør dette løse problemet, og du skal få et svar - og betaling. Hvis du ikke får et svar fra en person, kan du altid sende en mild påmindelse til en anden. Lad denne person vide, at du ikke har hørt tilbage om din faktura, og at du vil sikre dig, at den gjorde det til dem.
Hvis du ikke har til personlige påmindelser, er det også fint. Du kan vælge at sende automatiske påmindelser i stedet!
Sæt din fod ned
Hvis ovenstående påmindelser går ubemærket, så skal du muligvis få lidt mere aggressiv. Dette er især vigtigt, hvis fakturaen er blevet alvorligt forfalden. Der er nogle ting at overveje, før du tager denne vej.
- Ønsker du, at dette firma skal forblive som kunde? Hvis du gør det, at være sympatisk med en langsom betaling, kan du tjene deres fremtidige loyalitet.
- Kan du stoppe levering eller tjenester på grund af manglende betaling? Igen kan dette valg komme ned på, om du vil have, at dette firma forbliver kunde.
Med disse svar i tankerne skal du handle i overensstemmelse hermed. Start med at videresende din faktura, både digitalt og via mail. Ring til din kunde og lad dem vide, at du forstår at ting kan være hårde, men du har gennemført de aftalte tjenester eller sendt produktleverancerne. Således er den nuværende betaling forfalden straks.
Ja, det kan være ubehageligt. Men det er også forretning. Du er sandsynligvis ikke den eneste leverandør, som din kunde er forsinket at betale til, så du vil ikke være den eneste, der håndhæver problemet. Men hvis du er den eneste der sætter pres på dem, vil du sandsynligvis blive betalt først. Eller i det mindste først efter væsentlige hjælpeprogrammer, leje og andre regninger betales.
At fortsætte på problemet kan være frustrerende for både dig og din kunde, men det kan være nøglen til at blive betalt. Nogle små virksomhedsejere har rapporteret at blive betalt så sent som to år efter, at en regning skyldtes. Mens sent er aldrig godt, er det bedre end aldrig.
Faktura billede via Shutterstock
Mere i: Populære artikler 9 Kommentarer ▼
