Møder er en grundpille i erhvervslivet - de springer beslutninger og handlinger. De mest produktive møder styrer handlinger uden at tage tid væk fra andre vigtige dagsordenemner. Hvis handlinger ikke forvaltes korrekt, kan værdifuld tid spildes, og diskutere opgaver, der ikke bliver færdige, undlader at opfylde de påtænkte målsætninger eller giver ingen værdi til organisationen. Effektiv styring af handlingsposter igennem til lukning begynder med præcis at opfange dem i mødeminuterne.
$config[code] not foundDefinition
Definer opgaver klart, hvilket ikke giver plads til fejlfortolkning. Gentag handlingen, da den dokumenteres for at sikre, at mødedeltagere er enige om og forstå, hvad der forventes. Tildel aktionen til en, der er til stede i mødet, og få den person til at mundtligt anerkende ansvaret. Et dårligt angivet aktionselement tildelt til en person, der ikke var til stede, da problemet blev rejst kunne forblive åbent på ubestemt tid.
Indspilning
Brug et standardformat til optagelse af møder, med en sektion, der er angivet specifikt til en handlingsliste. At holde formatet ensartet hjælper med at sikre, at problemer bliver taget korrekt for at muliggøre effektiv opfølgning. Optag hvad der skal gøres, hvem er ansvarlig for at sikre sig, at det sker, datoen spørgsmålet blev rejst eller handlingen blev tildelt, og den dato, handlingen forventes udført. For hver opgave har en primær ejer og en sikkerhedskopieret tildelt - backupen kan fungere som en samarbejdspartner for den primære ejer og understøtte opgaven, hvis den bliver indkaldt.
Video af dagen
Bragt til dig ved Sapling Bragt til dig ved SaplingDistribution
Vent ikke for længe til at distribuere møde minutter. Hvis nogen tager elektroniske noter under mødet, kan protokollen være klar til distribution, så snart mødet lukker eller kort tid derefter. Langvarige forsinkelser kan få deltagere til at miste følelsen af umiddelbarhed. Nyere handlingsopgaver kan så tage større prioritet end dem, der blev udstedt under dit møde.
Sporing
Brug listen over handlinger til at spore opgaver baseret på de angivne datoer. Hvis mødet var en del af en regelmæssigt planlagt serie, skal du starte det næste møde med en gennemgang af åbne handlinger. Informere deltagerne på forhånd, så de kan udarbejde alle nødvendige præsentationsmaterialer til rapportering af fremskridt. Hvis mødet var en unik eller selvstændig session, fokuserede opfølgningen med aktionærerne enkeltvis eller i et nyt møde udelukkende på sporingshandlinger til lukning.
Sigtbarhed
Hvis forfaldsdatoer er gået glip eller rapporterede handlinger ikke opfylder forventningerne, gør disse fakta synlige for holdmedlemmer. Omfordele listen over handlinger, herunder skriftlige kommentarer, der tydeligt forklarer, hvad der forårsagede forsinkelsen, hvorfor handlingen blev betragtet som utilstrækkelig, og hvad der skal gøres for at komme tilbage på sporet. Hvis ledelsesbistand er nødvendig for at fjerne vejspærringer, planlægge tid med de relevante medlemmer af ledelsen for at give et kortfattet resumé af både problemet og holdets anbefalede løsning.
Lukning
Når en handling er gennemført, skal du opdatere listen over handlinger ved at identificere den dato, problemet blev lukket. Omfordele listen til holdmedlemmer, så de kan se, hvilke handlinger der blev lukket, og hvornår. Når alle har set de lukkede elementer, skal du fjerne dem fra listen. Lukkede varer kan arkiveres eller slettes, afhængigt af holdets behov eller forventningerne til ledelsen.
