Er din virksomhed blødende penge? Sådan stopper du det

"Vi skal tale om projektbudgettet …"

Ingen sætning kan ramme frygt i hjertet af junior og senior management lige som en presserende email for at diskutere budgettet.

Hvis du er projektleder, ved du alt for godt, hvor svært det kan være at holde projekter på tid og på budget. Mellem ændring af projektets omfang, urealistiske klient krav og uventede tilbageslag, styring af et projekt kan ofte føles som herding katte.

Hvis du finder dit hold rutinemæssigt kørende over budget (selv om det oprindelige budget syntes helt inden for ballparken), kan problemet ikke ligge med dit team, din ledelse eller din klient, men med de værktøjer, du bruger. Ja, jeg taler om den dyre (og forvirrende) projektledelsesplatform, du bruger.

Valg af det forkerte værktøj til online projektstyring kan sætte din virksomhed op for en lang række problemer. Det er en af ​​de mest almindelige måder, som virksomheder kan ende med at spilde nogle alvorlige penge uden selv at indse det. Kæmper du med at vælge den rigtige projektstyringssoftware eller ikke sikker på, om din nuværende platform passer til dit teams behov?

Pas på følgende røde flag:

Rødt flag nr. 1

Projektplanlægning og ad hoc-arbejde bruger ikke den samme platform.

Projektledere bruger 90 procent af deres tid til at kommunikere. Skal ikke din projektstyringssoftware gøre denne proces nemmere?

Når du vælger et projektstyringssystem, skal du vælge en platform, der gør det nemt at spore alle aspekter af dine projekter fra et enkelt system. På denne måde, når ad hoc-opgaver dukker op, kan du tilføje disse opgaver til den samme projektplatform, hvilket gør det lettere at spore hvert gruppemedlems arbejdsbyrde og tilgængelighed.

Nemt identificere, hvilke medlemmer der har mere tid i deres tidsplan, og som er overforpligtede til problemfrit at skifte arbejdsbyrde som prioriteter og tilgængelighedskifte.

Rødt flag nr. 2

Der er ingen standardiseret ombordstigning.

Når du styrer et virtuelt team, er det første skridt for succes at standardisere onboard-processen.

Få alle på samme side fra starten med en grundlæggende vejledning til brug af den nye platform. Indstil forventninger til tilgængelighed med en kommunikationsvejledning og kontaktinformationsblad.

De bedste projektledelsesplatforme omfatter virtuelle chatværktøjer og interne messaging-programmer. Ved at bruge det samme chatværktøj, der er inkluderet i projektstyringssoftwaren, betyder det, at du øjeblikkeligt kan tilpasse opgaveopgaver, tilføje noter til forskellige job eller skifte deadlines uden at forlænge programmet.

Rødt flag nr. 3

Du bruger en tjeneste til projektstyring og en anden til cloud fildeling.

Ja, DropBox og Google Docs er gode, men jeg finder ud af, at når jeg styrer et større projekt, er det meget nemmere at holde alle filerne på samme sted som de to-do lister og screensharing / samarbejdsmøder.

Jeg har mit team med et versionsnummer i hvert filnavn og initialerne for den sidste person til at foretage ændringer i filen. På denne måde, hvis der er et spørgsmål om indholdet eller det, der blev ændret, ved jeg straks, hvem jeg skal kontakte. Dette hjælper med at holde filer fra at blive begravet i en e-mail-kæde og redigeringer fra at blive dupliceret.

Uanset hvilken filnavnetekonvention du vælger, skal du sætte et system på plads fra dag ét for at administrere og spore filer og holde dem alle på ét sted.

Rødt flag nr. 4

Der er ikke plads til samarbejdsdiskussioner eller virtuelle møder.

Der er mere at projektere management software end blot at spore opgaver og gemme filer.

Når du kører et virtuelt team, kan regelmæssige møder være en udfordring. Når det er sagt, uden klar kommunikation, kunne hele projektet falde fra hinanden. Vælg en dag og tid (som mandag kl. 10 og torsdag kl. 14) for at få en ugentlig projekt status check-in session.

Vær opmærksom på holdmedlemmer, der bor i forskellige tidszoner; middagsmøder er generelt lettere for alle at "deltage". Har en bestemt dag og tid konsekvent planlagt i forvejen holder alle på samme side og projektet går videre.

Rødt flag nr. 5

Masser af klokker og fløjter, men ikke nok kernefunktionalitet.

Når du vælger en projektstyringsplatform, er det fristende at vælge den med de mest fantasifulde funktioner.

Vær sikker på, at kernefunktionaliteten understøtter disse klokker og fløjter. Uanset om det er fuld integration med Gmail og DropBox, en-klik-transformation fra e-mail til projektopgave eller instant messaging inden for et delt arbejdsområde, skal du vælge de funktioner, der passer til dit virtuelle team.

Wrike, Zoho Projects og Clarizen er tre populære web-baserede muligheder for projektsamarbejde, der tilbyder lignende funktioner. Før du forpligter dig til en enkelt platform, skal du tage dem til et testdrev for at afgøre, hvilket er bedst egnet til dine behov.

Bundlinie

Afsluttede projekter opstår ikke gennem ren viljestyrke. Hvis du bruger for mange penge på dyre projektstyringsplatforme, der ikke får jobbet, ødelægger du ikke bare din virksomheds bundlinje, men reducerer også produktiviteten og trækker ud deadlines.

Kom godt i gang med en projektstyringsplatform, der sporer opgaver, oversigter, gemmer filer, tilbyder en fuld holdmedlemsoversigt og giver nemme virtuelle møder / instant messaging alle fra samme sted.

Bandaged Wound Photo via Shutterstock