Hvorfor lønning er en funktion, du bør outsource

"… et selskab havde en person, der udførte alle lønningsarbejdsfunktionerne. Virksomheden outsourcer nu funktionerne som et resultat af at tænke fremad. De valgte at outsource funktionerne for at reducere risikoen for, at lønsedlen ikke blev behandlet, for at styre væksten ved at forudse det øgede lønsumansvar, der vil blive krævet, da firmaet vokser og ansætter flere medarbejdere, og at holde trit med teknologien, såsom betalingskort og direkte depositum. "

Ideelt set opnår outsourcing tre hovedmål:

• Det frigør tid og ressourcer til at fokusere mere på din kerneforretning.
• Det giver dig adgang til mere teknologi og ekspertise til at udføre lønningen godt.
• Det reducerer omkostninger og risici.

Lad os undersøge hver af disse fordele mere detaljeret, og hvad de betyder.

1. Fokus bedre på din kerneforretning

Lønning er en af ​​de kritiske funktioner, der ikke direkte øger salget. Men udført dårligt, det kan sætte din virksomhed i en verden af ​​ondt.

Og mest af alt kan det sap intern tid og opmærksomhed væk fra kerneaktiviteter.

Virksomheder skal overholde en bred vifte af love, når det kommer til medarbejdere - fra føderale, til statslige og lokale. Det tager lang tid og opmærksomhed på detaljer at håndtere dem.

Der er de åbenlyse juridiske krav, såsom skatteregler og pengeoverførsel. Der er krav om tilbageholdelse af skat fra medarbejderens løn, og også beregning af arbejdsgiverens andel af skat. I nogle tilfælde er der elektroniske arkiveringskrav. Du skal også vide, hvornår filen skal sendes - på føderale, statslige og lokale niveauer.

Skatter er dog bare starten.

"Som arbejdsgiver skal du også forstå løn- og timelovgivningen. For eksempel skal du vide, hvornår du skal betale overarbejde, "sagde Andy Childs, vicepræsident for Paychex, i et nyligt interview med Small Business Trends. Paychex er en af ​​landets største lønningstjenester, der betjener næsten 600.000 små og mellemstore virksomheder. Løn- og timebestemmelserne, siger Childs, kan være meget tekniske.

Derefter kan der være nye ansættelseskrav til rapportering, og staten stiller krav om arbejdsløshedskompensation og arbejdstagere erstatning forsikring.

Childs understregede, at et endnu større problem er uventet tidsforpligtelser.

"Du har muligvis afsat en vis mængde tid hver uge for at køre lønningslisten. Så får du en uventet overraskelse i form af en meddelelse fra IRS. Men det er ikke kun, at IRS meddeler dig, at du skylder en bøde. Nu skal du gennemgå dine optegnelser og undersøge for at afgøre, om du faktisk begik overtrædelsen. Pludselig er du involveret i en tvistbilæggelse, "sagde Childs.

Og det sker aldrig på et passende tidspunkt for en lille virksomhedsejer, tilføjede han.

2. Få adgang til ekspertise og teknologi

En anden grund til at outsource er at få adgang til ekspertise og teknologi.

Arbejdsgivere skal beskæftige sig med næsten 10.000 føderale, statslige og lokale skatteområder i USA. Mens de fleste små virksomheder ikke skal overholde hver af disse jurisdiktioner, peger det stadig på lovens kompleksitet. Og hvert år vedtages hundredvis af nye love og bestemmelser.

For små virksomheder på den større side (50 fuldtidsansatte og ope) pålægger Affordable Care Act alene betydelige rapporterings- og overholdelseskrav. Når du blev bedt om et eksempel, pegede Childs på IRS Formular 1094-C og 1095-C. Disse formularer vil kræve, at arbejdsgiverne bekræfter, om de tilbød fuldtidsansatte mulighed for at tilmelde sig en forsikring, der giver et minimum af dækning.

"Disse vil ikke være enkle former for at fuldføre," tilføjede Childs. (Paychex har oprettet et online ressourcecenter for sundhedsreformforpligtelser på grund af lovens kompleksitet.)

Lige så vigtig som ekspertise er ny teknologi. Arbejdsgiverne er i dag afhængige af teknologi til at fungere mere effektivt. Som en virksomhed vokser, har arbejdsgiverne flere medarbejderposter til at holde og også brug for mere rapportering. Mangel på teknologi bliver en hindring for at scaling for vækst i virksomheden.

Medarbejdere forventer også teknologi. Medarbejdere i dag ønsker muligheder som direkte indbetaling og selvbetjening adgang til deres lønoplysninger online. Arbejdsgivere, der ikke er i stand til at levere sådanne muligheder, kan have en konkurrencemæssig ulempe.

Dertil kommer, at eksplosionen af ​​mobilenergiforbruget indvarsler et nyt niveau af teknologiforventning. Mobil brug er stadig stigende, når det kommer til lønningslisten, men det vokser hurtigt i Paychex, siger Childs.

Arbejdsgivere bruger mobile enheder til at se på visse rapporter og søge oplysninger, f.eks. Hvor mange penge de skal have i banken på lønningsdatoer, bemærkede han. Medarbejdere begynder også at bruge mobile apps til at kontrollere deres egne poster.

Childs forventer at betale lønnet mobilbrug for at fortsætte med at vokse, fordi det frigør virksomhedsejere og ledere til at forlade kontoret.

"Med Paychexs mobile payroll apps kunne du gøre næsten alt fra stranden - hvis du ville," tilføjede Childs.

3. Reducere omkostninger og risici

Outsourcing lønningsliste kan også hjælpe med at reducere omkostninger og begrænse risici. I gennemsnit siger Childs, at virksomhederne betaler over 4% på grund af forskelle mellem medarbejderens tid og en præcis tidsregistrering.

"Bare at have en mere præcis tid og fremmøde recordkeeping løsning kan spare penge," tilføjede han. (Paychex har en omkostningsbesparende kalkulator her.)

Derefter har du mulige straffe for at krænke rapportering og andre krav. Ifølge IRS tal betaler 40 procent af de små virksomheder en gennemsnitlig straf på $ 845 pr. År for forsinkede eller ukorrekte indleveringer, konstaterede Childs.

I dag er der outsourcede løsninger til virksomheder, der er så små som en medarbejder, påpeger Childs. Løsninger er overkommelige, med mindre end $ 50 pr. Måned for små virksomheder afhængigt af behov.

En god lønudbyder tilbyder muligheder, der går ud over, hvad du selv kan gøre. Hvis du ikke har overvejet en outsourcet løsning før, lav dette år det år, du skifter. Det vil give ro i sind for dig som ejer og frigøre tid i din virksomhed.

Tips til at vælge en outsourced lønudbyder

Hvis du overvejer outsourcing lønningsliste, er det en forudsætning at du skal se på typiske tre punkter du vil se på, når du vælger enhver form for udbyder:

• pris
• service
• omdømme

Men når det kommer til lønningslisten, er der også andre punkter at overveje:

Sikkerhed og pålidelighed af leverandøren

Du giver din lønudbyder navnene, adresserne, de sociale sikkerhedsnumre og dine kontonumre på dine medarbejdere. Du giver en fuldmagt til at foretage arkiver på dine vegne.

Gå med en leverandør, der er økonomisk stærk med gode kontroller på plads.

Ellers kan du finde din virksomhed i et bind, ligesom nogle South Carolina-firmaer efter en lille familiedrevet lønudbyder blev pålagt at stjæle 11 millioner dollars fra kunder.

I 2014 var kunderne af Employee Services Net chokeret over at opdage, at lønmodtageren havde brugt deres penge til at finansiere overdådige personlige livsstil, i stedet for at overdrage dem til skattemyndighederne. Disse kunder - alle små virksomheder - befandt sig over for IRS-handling. Hvorfor? Fordi arbejdsgiveren i sidste ende er ansvarlig, selvom lønudbyderen stjæler fra dem. (IRS har tips til at beskytte din virksomhed, hvis du outsourcer lønningslisten.)

Spor optage servering virksomheder som din

Har lønudbyderen en stærk oversigt over at betjene virksomheder din størrelse? Er leverandøren oplevet i din branche?

Supplerende serviceydelser

Overvej de bredere tjenester, du måtte have brug for, når din virksomhed vokser, såsom ydelser og HR-tjenester. Skal lønselskabet kunne levere disse?

Regulatory Compliance Capabilities

Har lønmodtagerens udbydere ressourcer til at følge med de voksende love og bestemmelser om beskæftigelse, sundhedspleje og skatter?

Teknologi

Evaluer lønningsselskabets teknologi, herunder dets mobile beredskab. Er lønselskabet investeret i ny teknologi? Kan de holde fast i teknologien, da efterspørgslen efter det på arbejdsgiveren og medarbejdersiden vokser?

Revisor grænseflader

Kan din revisor få nem adgang til din lønning og relaterede poster med henblik på afstemninger og skatteansøgninger?

Lønning billede via Shutterstock